So sánh phí quản lý theo từng dòng
Đề xuất quản lý có thể trông có vẻ đơn giản ban đầu nhưng vẫn có thể tạo ra mức chênh lệch rất lớn về chi phí khi cộng thêm các yếu tố như phối hợp dọn dẹp, liên lạc với khách, phụ phí khi bảo trì, và điều khoản hợp đồng. Danh sách này được thiết kế để giúp bạn so sánh cấu trúc tổng thể, không chỉ nhìn vào mức phí nổi bật.
Ví dụ, một công ty có thể đưa ra mức tiền cố định theo tháng thấp hơn nhưng lại thu thêm phí cho báo cáo cho chủ nhà, cuộc gọi khẩn cấp, bổ sung hàng hoá dự trữ, hoặc hỗ trợ ngoài giờ. Một công ty khác có thể tính phí theo mức cố định theo tháng cao hơn và bao gồm nhiều dịch vụ hơn. Bảng tính sẽ cho bạn một nơi duy nhất để ghi lại các chi tiết đó, nhờ vậy bạn có thể so sánh các lựa chọn tại địa phương một cách công bằng.
Nếu bạn vẫn đang xây dựng danh sách rút gọn, bạn cũng có thể được ghép đôi, miễn phí với các quản lý địa phương đã được thẩm định và sử dụng danh sách kiểm tra trong các cuộc trò chuyện đó.
Có gì trong danh sách kiểm tra
Bảng tính được thiết kế cho những chủ nhà muốn đặt câu hỏi rõ ràng và tránh bất ngờ về sau. Nó đặc biệt hữu ích nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn và bạn muốn một mẫu đơn giản để làm theo.
Bên trong, bạn sẽ tìm thấy:
- bảng so sánh đặt cạnh nhau cho nhiều quản lý địa phương
- chỗ để ghi phí cố định theo tháng, phí thiết lập, phí gia hạn và điều khoản hủy
- các dòng để ghi phí theo % nếu quản lý áp dụng mô hình này
- một mục cho các khoản phí phát sinh như phối hợp bảo trì, chương trình ga/gối khăn, kiểm tra/kiểm định và chụp ảnh
- các ô chọn mức dịch vụ cho nhắn tin với khách, cập nhật giá, báo cáo cho chủ nhà và hỗ trợ tại địa phương
- chỗ để ghi thời hạn hợp đồng, thời gian báo trước và bất kỳ khoản phí tối thiểu nào
Bạn có thể sử dụng cùng với các công cụ hỗ trợ chủ nhà khác của chúng tôi, bao gồm bộ câu hỏi phỏng vấn quản lý và danh sách kiểm tra tuân thủ cho thuê ngắn hạn.
Cách sử dụng với các quản lý địa phương
Hãy sử dụng danh sách kiểm tra trong các cuộc gọi, họp video hoặc trao đổi qua email với từng quản lý mà bạn đang cân nhắc. Hỏi mọi công ty những câu hỏi giống nhau theo đúng cùng thứ tự. Như vậy, bạn sẽ dễ thấy sự khác biệt hơn.
Quy trình đơn giản có thể là:
- liệt kê 3 đến 5 quản lý địa phương
- điền chính xác cấu trúc phí của họ theo đúng những gì đã nêu
- đánh dấu dịch vụ nào được bao gồm và dịch vụ nào tính thêm phí
- ghi lại bất kỳ câu trả lời nào nghe có vẻ chưa rõ hoặc thiếu sót
- yêu cầu cung cấp thỏa thuận quản lý để xác nhận các con số bằng văn bản
Đừng chỉ dựa vào bản tóm tắt bằng lời. Một công ty có thể mô tả giá theo cách nghe có vẻ dễ hiểu, nhưng chính thỏa thuận mới quyết định chi phí thực tế. Nếu bạn muốn thêm các mẫu dành cho chủ nhà, hãy xem thư viện đầy đủ tools library.
Các câu hỏi về khoản phí phát sinh thêm
Các khoản phí phát sinh thêm thường là nơi mà chủ nhà thấy sự khác biệt lớn nhất giữa các đề xuất. Phí cơ bản quan trọng, nhưng những khoản phí nhỏ lặp lại mỗi tháng hoặc xuất hiện trong mỗi lần lưu trú của khách cũng quan trọng không kém.
Hãy hỏi thẳng như:
- Liên lạc với khách có được bao gồm 7 ngày/tuần không?
- Giá động (dynamic pricing) có được bao gồm hay tính phí riêng?
- Có tính phụ trội khi làm việc với đơn vị bảo trì hoặc linh kiện không?
- Các lần kiểm tra/kiểm định có được bao gồm, giới hạn hay tính phí mỗi lần không?
- Ai thanh toán chi phí tiêu hao, bổ sung dự trữ và thay thế khăn/ga trải giường?
- Phí onboarding, thiết lập đăng tin hoặc chụp ảnh chuyên nghiệp có phải tính thêm không?
- Việc chủ nhà lưu trú hoặc thay đổi lịch có chịu phí không?
Khi có thể, hãy yêu cầu quản lý cung cấp một mẫu báo cáo cho chủ nhà để bạn thấy các khoản phí hiển thị trong thực tế như thế nào. Điều này giúp bạn đối chiếu báo cáo thực tế, không chỉ dựa vào ngôn ngữ bán hàng.
Điều khoản hợp đồng làm thay đổi chi phí thực tế của bạn
Hai quản lý có thể cung cấp dịch vụ tương tự nhưng vẫn tạo ra chi phí khác nhau cho chủ nhà vì điều khoản hợp đồng. Bảng phí nên luôn được xem xét cùng với thỏa thuận.
Hãy đặc biệt chú ý:
- thời hạn hợp đồng và gia hạn tự động
- thời gian báo trước bắt buộc để kết thúc dịch vụ
- phí chấm dứt hợp đồng sớm
- phí tối thiểu theo tháng trong mùa thấp điểm
- yêu cầu về tài khoản ký quỹ/quỹ dự phòng
- thời điểm thanh toán và thời điểm xuất báo cáo
- ai kiểm soát nội dung đăng tin, ảnh và đánh giá của khách
Ngoài ra, hãy kiểm tra các quy định về giấy phép và vận hành tại địa phương trước khi bạn ký. Yêu cầu về giấy phép và quy định cho thuê ngắn hạn khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận tại địa phương thay vì giả định rằng một hợp đồng phù hợp cho mọi thị trường.
Mức dịch vụ cần so sánh ngoài yếu tố giá
Phí thấp hơn không phải lúc nào cũng là lựa chọn mang lại giá trị tốt hơn nếu thời gian phản hồi chậm, việc cập nhật giá hiếm khi được thực hiện hoặc ngôi nhà không được kiểm tra đủ thường xuyên. Danh sách kiểm tra này có các hạng mục dịch vụ vì chủ nhà cần so sánh xem “thứ thực sự được cung cấp” là gì.
Các hạng mục hữu ích để so sánh bao gồm quản lý đặt phòng, quy trình sàng lọc khách, phối hợp bảo trì, quyền truy cập cổng thông tin cho chủ nhà, báo cáo hàng tháng, kiểm soát chất lượng vệ sinh và hỗ trợ cho các tin đăng trên Airbnb và VRBO. Bạn cũng nên hỏi tần suất rà soát giá, ai xử lý vấn đề của khách vào đêm muộn và liệu cùng một đội ngũ tại địa phương có hỗ trợ ngôi nhà của bạn một cách nhất quán hay không.
Chủ nhà giữ quyền sở hữu danh xưng, quyền kiểm soát và quyền quyết định cuối cùng về việc thuê ai. Mục tiêu của bảng tính là giúp bạn đưa ra lựa chọn đó với thông tin rõ ràng hơn.
Khi nào một mức phí cố định cao hơn vẫn có thể đáng giá
Phí cố định theo tháng cao hơn vẫn có thể hợp lý nếu nó bao gồm các dịch vụ mà nếu không sẽ bị tính riêng. Với một số chủ nhà, chi phí dự đoán được sẽ dễ lên ngân sách hơn so với danh sách dài các khoản phí biến đổi.
Ví dụ, nếu một quản lý tính mức phí cố định theo tháng minh hoạ điển hình khoảng $300 đến $900 mỗi tháng tuỳ theo thị trường, quy mô tài sản và mức độ dịch vụ, thì có thể so sánh tốt với một mức phí cơ bản thấp hơn nhưng có thêm các khoản phí tách riêng cho nhắn tin với khách, cập nhật giá, kiểm tra/kiểm định và phối hợp bảo trì. Những con số này chỉ là ví dụ tham khảo thông thường, không phải báo giá hay lời hứa.
Lựa chọn tốt nhất thường là quản lý có cách định giá rõ ràng, phạm vi phủ địa phương mạnh và điều khoản hợp đồng phù hợp với mục tiêu của bạn. Danh sách kiểm tra này giúp bạn nhận ra sự khác biệt đó trước khi bạn ký.
Dùng danh sách kiểm tra này để so sánh phí của từng quản lý, các khoản phí phát sinh thêm và điều khoản hợp đồng trong một trang đơn giản trước khi bạn quyết định thuê ai.
Câu hỏi của chủ nhà
Tôi có nên chọn quản lý có phí thấp nhất không?
Không tự động. Phí thấp hơn vẫn có thể khiến tổng chi phí cao hơn nếu các dịch vụ quan trọng bị tính riêng hoặc hợp đồng có thêm phí, mức tối thiểu hoặc điều khoản rút lui khó khăn.
Phí cố định theo tháng có tốt hơn phí theo % không?
Tuỳ thuộc vào bất động sản của bạn, thị trường và các dịch vụ được bao gồm. Phí cố định có thể giúp dễ lên ngân sách hơn, trong khi mô hình theo % có thể tăng giảm theo hoạt động đặt phòng, vì vậy hãy so sánh toàn bộ cấu trúc phí theo từng dòng.
Danh sách kiểm tra này có thể cho tôi biết tài sản của tôi sẽ tạo ra bao nhiêu thu nhập không?
Không. Bảng tính này dùng để so sánh chi phí quản lý và mức dịch vụ, không phải dự đoán tỷ lệ lấp đầy (occupancy), ADR, RevPAR, số lượng đặt chỗ hoặc thu nhập từ cho thuê—những yếu tố đó phụ thuộc vào thị trường, bất động sản và mùa vụ.
Tôi vẫn cần kiểm tra quy định về giấy phép hoặc quy tắc cấp phép tại địa phương không?
Có. Quy định về cho thuê ngắn hạn khác nhau theo từng thành phố và tiểu bang, vì vậy hãy xác nhận các yêu cầu về giấy phép, thuế và điều kiện vận hành tại địa phương trước khi bạn ký hợp đồng với bất kỳ quản lý nào.