Bạn sở hữu nhiều bất động sản cho thuê kỳ nghỉ? So sánh các quản lý địa phương

Vì sao chủ sở hữu nhiều bất động sản tìm kiếm quản lý theo cách khác

Một chủ sở hữu chỉ có 1 chỗ ở thường có thể đánh giá người quản lý dựa trên dịch vụ cơ bản. Còn chủ sở hữu có 2, 5 hoặc 20 chỗ ở thường cần nhiều hơn: vận hành đội ngũ hiệu quả hơn, báo cáo tốt hơn, xử lý sự cố nhanh hơn và có cách rõ ràng để đo lường từng bất động sản.

Với nhiều chỗ ở, các vấn đề nhỏ sẽ nhân lên. Việc bỏ sót một lần dọn dẹp, phản hồi bảo trì chậm hoặc thiết lập giá yếu ở một danh sách có thể ảnh hưởng đến đánh giá, luồng đặt lịch và thời gian của chủ sở hữu trên toàn bộ danh mục.

Vì vậy, chủ sở hữu nhiều bất động sản thường so sánh quản lý dựa trên hệ thống, không chỉ dựa vào tính cách. Những câu hỏi chính rất đơn giản: công ty này có thể hỗ trợ đúng số lượng nhà của tôi, đưa ra cho tôi những con số rõ ràng, và quản lý vận hành tại địa phương mà không tạo thêm việc cho tôi hay không?

Nếu tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn, việc so sánh các quản lý giao tiếp rõ ràng và nhất quán cũng sẽ hữu ích. Bạn cũng có thể xem các trang hỗ trợ dành cho chủ sở hữu cho thuê kỳ nghỉ nói tiếng Tây Ban Nha hoặc chủ sở hữu cho thuê kỳ nghỉ nói tiếng Trung.

Điều gì thay đổi khi bạn chuyển từ 1 chỗ ở lên 2, 5 hoặc 20

Với 2 chỗ ở, bạn bắt đầu cần sự nhất quán. Với 5 chỗ ở, bạn thường cần quy trình. Với 20 chỗ ở, bạn cần giám sát danh mục thực sự, các tiêu chuẩn được lập thành tài liệu và một công ty có khả năng mở rộng mà không làm dịch vụ bị “vỡ vụn”.

Nhu cầu điển hình sẽ thay đổi theo quy mô:

1. 2 chỗ ở: báo cáo chia sẻ, một đầu mối liên hệ, lịch dọn dẹp rõ ràng hơn và phối hợp bảo trì cơ bản.
2. 5 chỗ ở: rà soát định giá ở cấp danh mục, báo cáo cho chủ sở hữu mạnh hơn, kiểm soát chất lượng bàn giao, và các quy tắc rõ ràng cho sự cố của khách.
3. 20 chỗ ở: cơ cấu đội ngũ, nhân sự dự phòng, quy trình kiểm tra định kỳ, lộ trình xử lý leo thang và phần mềm tách kết quả theo từng bất động sản.

Điều này không có nghĩa là công ty càng lớn thì lúc nào cũng tốt hơn. Một số quản lý địa phương làm tốt với 3 đến 15 chỗ ở nhưng gặp khó khi vượt quá. Những công ty khác được xây dựng cho danh mục lớn, nhưng có thể không phù hợp với các chủ sở hữu nhỏ hơn nếu bạn muốn giao tiếp trực tiếp nhiều hơn.

Việc so sánh phù hợp tốt cần xét theo quy mô, khu vực lân cận (neighborhood) và loại chỗ ở. Một danh mục căn hộ sát biển có thể cần hỗ trợ khác so với các ngôi nhà rải rác trong khu dân cư hoặc các cabin hạng sang.

Các tác vụ quản lý điển hình theo quy mô danh mục

Cốt lõi công việc tương tự ở mọi quy mô: giao tiếp với khách, quản lý lịch, phối hợp dọn dẹp, xử lý bảo trì và báo cáo cho chủ sở hữu. Điều thay đổi là mức độ kiểm soát, tài liệu và việc cần rà soát khi danh mục ngày càng lớn.

Với danh mục nhỏ, nhiều chủ sở hữu muốn người quản lý đảm nhiệm vận hành hằng ngày trong khi chủ sở hữu vẫn theo dõi sát các danh sách. Với danh mục tầm trung, chủ sở hữu thường muốn giảm các quyết định thủ công và có khả năng nắm bắt tốt hơn theo tháng. Với danh mục lớn hơn, chủ sở hữu thường cần kỷ luật vận hành.

Tập trung tác vụ điển hình theo quy mô:

• 1 đến 2 chỗ ở: thiết lập danh sách, nhắn tin cho khách, bàn giao lượt dọn đến lượt, bổ sung vật tư cơ bản và báo cáo theo tháng
• 3 đến 7 chỗ ở: rà soát giá, danh sách kiểm tra kiểm tra, phối hợp với nhà cung cấp bảo trì, phản hồi đánh giá và xử lý ngoại lệ
• 8+ chỗ ở: lên lịch đội ngũ, quy trình vận hành tiêu chuẩn, báo cáo danh mục, bảng điều khiển cho chủ sở hữu, theo dõi CapEx định kỳ và kiểm soát chất lượng chặt chẽ hơn

Nếu vấn đề định giá là mối quan ngại lớn, hãy hỏi công ty xử lý tính mùa vụ, sự kiện địa phương và thời gian lưu trú tối thiểu như thế nào. Bạn có thể tìm hiểu thêm về định giá linh hoạt trước khi so sánh các lựa chọn tại địa phương.

Nên so sánh những gì giữa các công ty quản lý địa phương

Hãy bắt đầu với những hạng mục thực tế mà bạn có thể xác minh. Hỏi họ quản lý bao nhiêu chỗ ở trong khu vực của bạn, họ am hiểu nhất về loại bất động sản nào và ai là người xử lý các vấn đề với khách, dọn dẹp và bảo trì ngoài giờ. Lựa chọn phù hợp nhất thường là một công ty hiểu thị trường địa phương của bạn và có quy trình mà bạn có thể nắm được.

Với chủ sở hữu nhiều bất động sản, các điểm so sánh này quan trọng nhất:

• Báo cáo: sao kê cho chủ sở hữu hằng tháng, chi tiết đặt chỗ, theo dõi chi phí và các góc nhìn hiệu suất theo từng bất động sản
• Vận hành: tiêu chuẩn dọn dẹp, quy trình kiểm tra, thời gian phản hồi bảo trì và phạm vi nhà cung cấp dự phòng
• Giao tiếp: một đầu mối chính hoặc hộp thư của đội ngũ, kỳ vọng về thời gian phản hồi và hỗ trợ ngôn ngữ nếu cần
• Công nghệ: cổng thông tin cho chủ sở hữu, khả năng xem lịch, công cụ định giá và quản lý kênh cho Airbnb và VRBO
• Năng lực: liệu họ đã sẵn sàng cho quy mô danh mục hiện tại của bạn và khả năng tăng trưởng trong tương lai

Chỉ yêu cầu các khoảng hiệu suất điển hình như một thông tin tham khảo, không phải lời hứa. Ví dụ, người quản lý có thể mô tả một khoảng minh họa điển hình cho tỷ lệ kín phòng (occupancy), ADR hoặc RevPAR tại thị trường của bạn, nhưng kết quả thực tế còn phụ thuộc vào tình trạng bất động sản, vị trí, cạnh tranh và mùa vụ.

Nếu bạn muốn so sánh nhiều lựa chọn địa phương mà không phải bắt đầu từ con số 0, bạn có thể được ghép nối, miễn phí.

Các cấu trúc phí phổ biến, phí bổ sung và mức tối thiểu

Chủ sở hữu nhiều bất động sản nên đọc kỹ bảng phí. Các công ty quản lý thường tính phí theo những cách khác nhau, và con số “phí hiển thị” rẻ nhất không phải lúc nào cũng là tổng chi phí thấp nhất.

Các cấu trúc phổ biến bao gồm:

• phí quản lý hằng tháng cho mỗi bất động sản
• phí quản lý tính theo tỷ lệ (%) do bên quản lý địa phương thu
• phí thiết lập hoặc phí onboarding
• phí cho giai đoạn cho thuê (lease-up) hoặc phí tạo danh sách
• phí phối hợp dọn dẹp, phụ phí bảo trì (maintenance markups), phí kiểm tra hoặc phí dịch vụ ngoài giờ
• mức thanh toán tối thiểu hằng tháng, thời hạn hợp đồng tối thiểu hoặc số lượng đơn vị tối thiểu

Phần quan trọng là hỏi về toàn bộ “chuỗi phí” (full stack of charges). Một công ty địa phương có thể trông có vẻ cạnh tranh cho đến khi bạn cộng thêm các khoản như onboarding, chụp ảnh, phối hợp bảo trì, chương trình ga trải giường/khăn (linen programs), phí phần mềm và yêu cầu tiền dự phòng (reserve requirements).

Do quy định và điều khoản hợp đồng khác nhau, hãy đọc kỹ từng dòng trong thỏa thuận và tự xác nhận các yêu cầu tại địa phương. Quy định về giấy phép, cấp phép và thuế có thể khác nhau theo bang và thành phố, vì vậy chủ sở hữu nên kiểm tra chi tiết đó tại địa phương thay vì cho rằng mọi thị trường đều có chung một câu trả lời.

Việc ghép nối hoạt động thế nào khi bạn có nhiều chỗ ở

Khi bạn sở hữu nhiều bất động sản cho thuê, việc ghép nối nên bắt đầu từ các dữ kiện: số lượng bất động sản, thành phố hoặc khu vực lân cận (neighborhood), loại chỗ ở, cấu hình hiện tại và mức độ hỗ trợ bạn muốn. Một số chủ sở hữu cần quản lý vận hành địa phương toàn diện. Những người khác chủ yếu cần quản lý tốt hơn cho dọn dẹp, bảo trì và hỗ trợ khách.

Tại Host Returns, chủ sở hữu vẫn giữ quyền kiểm soát. Bạn giữ quyền sở hữu các chỗ ở của mình, chọn có nói chuyện với bất kỳ công ty quản lý địa phương nào hay không và quyết định thuê ai. Việc ghép nối miễn phí cho chủ sở hữu, và các quản lý tham gia sẽ trả một khoản phí cố định để được giới thiệu.

Để ghép nối phù hợp hơn, bạn hãy sẵn sàng chia sẻ:

1. bạn đang sở hữu bao nhiêu chỗ ở
2. các chỗ ở nằm trong một thị trường hay được phân t tán
3. loại bất động sản và số lượng phòng ngủ
4. các chỗ ở hiện đang hoạt động, tự quản lý, đang trống, hay hiện do một quản lý khác xử lý
5. những mối quan ngại chính của bạn như báo cáo, bảo trì, định giá hoặc giao tiếp với khách

Bạn có thể bắt đầu từ được ghép nối, miễn phí hoặc xem các tài nguyên cho chủ sở hữu khác trong areas.

Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê cho danh mục lớn hơn

Trước khi ký hợp đồng, hãy hỏi những câu hỏi cho thấy công ty thực sự vận hành như thế nào. Bạn đang tìm sự rõ ràng, không phải một bài chào bán. Một người quản lý giỏi phải có thể giải thích ai làm việc gì, cách các vấn đề được ghi nhận và bạn sẽ thấy gì mỗi tháng.

Các câu hỏi hữu ích gồm:

• Công ty quản lý bao nhiêu chỗ ở ở khu vực của tôi, và mỗi thành viên trong đội ngũ phụ trách bao nhiêu?
• Ai là người xử lý các vấn đề của khách sau giờ?
• Bạn kiểm tra các chỗ ở sau khi dọn dẹp và sau khi thực hiện bảo trì như thế nào?
• Mỗi tháng tôi nhận được báo cáo cho chủ sở hữu gì?
• Bạn theo dõi chi phí theo từng bất động sản như thế nào?
• Các mức tối thiểu trong hợp đồng, điều khoản thông báo trước và quy trình thoát khỏi hợp đồng là gì?
• Những khoản phí phát sinh nào thường gặp ngoài khoản phí cơ bản?

Ngoài ra, hãy hỏi cách họ xử lý các danh mục không đồng đều. Một công ty có thể mạnh về căn hộ (condos) nhưng yếu với nhà ở một gia đình quy mô lớn, hoặc mạnh ở một khu vực lân cận nhưng mỏng ở khu khác. Điều này quan trọng khi bạn sở hữu nhiều chỗ ở với các nhu cầu khác nhau.

Người phù hợp nhất thường là công ty có thể giải thích quy trình của mình một cách đơn giản, chứng minh kinh nghiệm tại địa phương và đưa cho bạn bức tranh chi phí thực tế mà không hứa hẹn kết quả.