Vì sao khoảng cách làm thay đổi công việc
Sở hữu từ xa thường đồng nghĩa với thời gian phản hồi chậm hơn và mức độ quan sát kém hơn về những gì đang diễn ra tại bất động sản từng ngày. Một bồn rửa bị rò rỉ, lỗi khóa hoặc vấn đề thời tiết xấu có thể trở nên tốn kém khi không có ai ở địa phương có thể xử lý nhanh.
Với nhiều chủ nhà cho thuê ở ngoài tiểu bang và ở nước ngoài, phần khó không chỉ là trao đổi với khách. Đó là phối hợp thợ vệ sinh, bổ sung vật tư, kiểm tra hư hỏng, xử lý các lần thăm hiện trường khẩn cấp và cập nhật các quy định về giấy phép cũng như quy định của tòa nhà tại địa phương. Những quy định này khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy chủ nhà nên luôn xác nhận yêu cầu tại địa phương.
Khoảng cách cũng khiến việc giám sát trở nên khó hơn. Bạn có thể xem trước đặt chỗ và khoản chi trả trực tuyến, nhưng không biết liệu căn nhà có được kiểm tra giữa các lượt lưu trú hay liệu chi phí bảo trì có được báo giá công bằng hay không, hoặc liệu chiến lược lịch có phù hợp với mục tiêu của bạn.
Vì vậy, các chủ nhà sở hữu từ xa thường tìm một quản lý có vận hành địa phương mạnh, không chỉ hỗ trợ đăng tin. Nếu bạn muốn so sánh theo loại hình chủ nhà, hãy xem chủ sở hữu một căn và chủ sở hữu nhiều căn.
Quản lý địa phương thường làm gì cho chủ nhà ở xa
Một quản lý cho thuê kỳ nghỉ tại địa phương thường đảm nhận các phần của công việc kinh doanh cần người ở gần. Gói dịch vụ cụ thể có thể khác nhau, nhưng đa số các quản lý dịch vụ đầy đủ sẽ bao gồm trao đổi với khách, phối hợp vệ sinh, điều phối bảo trì và xử lý sự cố tại địa phương.
Các công việc phổ biến gồm:
- Thiết lập đăng tin hoặc làm mới đăng tin trên Airbnb và VRBO
- Quản lý lịch và cập nhật giá
- Nhắn tin cho khách trước, trong và sau thời gian lưu trú
- Lên lịch cho thợ vệ sinh và kiểm tra chất lượng
- Phối hợp bổ sung đồ vải, vật dụng tiêu hao và hàng tồn
- Bảo trì cơ bản và điều phối đơn vị/nhà cung cấp xử lý sự cố khẩn cấp
- Báo cáo hư hỏng và tài liệu hóa bằng ảnh
- Báo cáo hàng tháng cho chủ nhà và tóm tắt hiệu suất
Một số quản lý cũng hỗ trợ kiểm tra lúc nhận phòng, xử lý khiếu nại về tiếng ồn, các vấn đề về chìa khóa hoặc khóa thông minh, trao đổi với HOA, và giám sát nhà cung cấp. Những người khác cung cấp hỗ trợ nhẹ hơn và để các phần như định giá, báo cáo cho chủ nhà hoặc phản hồi ngoài giờ như các dịch vụ cộng thêm.
Với chủ nhà ở xa, câu hỏi quan trọng nhất thường rất đơn giản: khi có chuyện gì đó xảy ra sai, ai là người thực sự đến bất động sản? Hãy hỏi xem họ có nhân sự địa phương, nhà cung cấp địa phương, hay chỉ có trung tâm cuộc gọi.
Khoảng phí thường gặp và mức dịch vụ cần so sánh
Hầu hết các quản lý cho thuê kỳ nghỉ tại Mỹ đều tính phí theo một trong ba cách: tỷ lệ phần trăm doanh thu từ đặt phòng, một khoản cố định theo tháng hoặc cấu trúc kết hợp. Một khoảng tham khảo minh họa phổ biến cho quản lý dịch vụ đầy đủ là khoảng 15% đến 35% doanh thu từ đặt phòng, tùy theo thị trường, loại hình bất động sản và mức dịch vụ. Một số chương trình cao cấp hoặc “chạm nhiều” có thể cao hơn, trong khi đồng quản lý nhẹ hơn hoặc chỉ hỗ trợ cho khách có thể thấp hơn.
Bạn cũng có thể thấy các khoản phí riêng cho thiết lập, chụp ảnh, kiểm kê sâu (deep inventory counts), điều phối bảo trì hoặc phản hồi khẩn cấp ngoài giờ. Chi phí vệ sinh thường do khách trả hoặc được lập hóa đơn riêng, nhưng cấu trúc cụ thể tùy thuộc vào từng nơi. Với chủ nhà ở nước ngoài, hãy hỏi về cách xử lý thanh toán quốc tế, thời điểm quy đổi tiền tệ và độ rõ ràng của báo cáo.
Khi so sánh các đề xuất, hãy nhìn vào mức dịch vụ chứ không chỉ giá được nêu nổi bật:
- Phí cơ bản bao gồm những gì?
- Điều gì sẽ kích hoạt các khoản phí phát sinh?
- Ai là người phê duyệt việc sửa chữa vượt quá một mức tiền nhất định?
- Bạn nhận báo cáo và ảnh tần suất như thế nào?
- Điều khoản hủy áp dụng trong trường hợp nào?
Các con số như tỷ lệ lấp đầy (occupancy), ADR và RevPAR nên được xem là khoảng tham khảo minh họa mang tính điển hình, không phải lời hứa. Hiệu suất phụ thuộc vào thị trường, tình trạng căn nhà, mùa vụ, mức độ cạnh tranh và chiến lược giá. Nếu bạn muốn được giới thiệu các quản lý phù hợp với ngân sách và phong cách sở hữu của mình, bạn có thể được ghép đôi, miễn phí.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê từ một tiểu bang hoặc quốc gia khác
Chủ nhà ở xa cần nhiều hơn một cuộc gọi bán hàng. Bạn cần biết quản lý hoạt động ra sao khi bạn đang ngủ ở múi giờ khác hoặc không thể đến thăm trong nhiều tháng.
Hãy hỏi các câu hỏi thực tế như:
- Bạn quản lý bao nhiêu căn nhà ở thành phố và khu vực này?
- Bạn có đội ngũ địa phương riêng hay bạn dùng nhà cung cấp bên thứ ba cho mọi việc?
- Quy trình phản hồi trung bình của bạn cho các tình huống khẩn cấp của khách là gì?
- Bạn tài liệu hóa hư hỏng, bảo trì và phê duyệt từ chủ nhà như thế nào?
- Tôi có thể xem một bản mẫu báo cáo cho chủ nhà và báo cáo hàng tháng không?
- Bạn xử lý vật tư, chìa khóa, khóa thông minh và việc kiểm tra ra sao?
- Nhân sự của bạn có thể hỗ trợ những ngôn ngữ nào?
Cũng rất hữu ích nếu bạn xin ví dụ về cách họ xử lý một vấn đề vận hành thực tế, chẳng hạn như sự cố vệ sinh trong cùng ngày, hỏng điều hòa, hoặc khách bị kẹt ngoài do không mở được khóa. Bạn không cần câu trả lời hoàn hảo. Bạn đang tìm một hệ thống rõ ràng.
Nếu bạn sở hữu nhiều hơn một căn hoặc dự kiến sẽ thêm nhiều căn nữa, hãy hỏi về báo cáo danh mục, quy trình chuẩn hóa và liệu một quản lý tài khoản có thể bao quát toàn bộ các căn hay không. Chủ sở hữu có thiết lập phức tạp hơn có thể muốn xem thêm các lựa chọn rộng hơn trên trang khu vực của chúng tôi.
Ghép đôi đa ngôn ngữ giúp người không phải tiếng Anh bản xứ
Nhiều chủ nhà thấy thoải mái khi mua bất động sản tại Mỹ nhưng ít thoải mái khi so sánh hợp đồng quản lý hoặc trao đổi về các vấn đề dịch vụ bằng tiếng Anh. Điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm về phí, trách nhiệm, phê duyệt sửa chữa và báo cáo.
Ghép đôi đa ngôn ngữ giúp bằng cách làm cho bước đầu tiên dễ hơn. Host Returns giúp chủ nhà diễn đạt rõ nhu cầu bằng ngôn ngữ đơn giản và được giới thiệu tới các quản lý địa phương có thể phù hợp hơn với phong cách giao tiếp của bạn. Chủ nhà vẫn là người quyết định có nói chuyện trực tiếp với quản lý nào hay không và có thuê ai hay không.
Điều này quan trọng vì những hiểu lầm nhỏ có thể trở nên tốn kém khi bạn ở xa. Ví dụ như:
- Không hiểu những hạng mục sửa chữa nào cần phê duyệt trước
- Nhầm lẫn giữa hạng mục do khách trả và hạng mục do chủ nhà trả
- Không rõ thời điểm cho báo cáo hoặc khoản chi trả
- Kỳ vọng khác nhau về việc kiểm tra và thăm bất động sản
Một cuộc ghép đôi rõ ràng không chỉ là vấn đề ngôn ngữ. Đó còn là kinh nghiệm về sở hữu từ xa, kỷ luật trong việc báo cáo và sự sẵn sàng giải thích các con số theo cách mà một chủ nhà mới tại Mỹ có thể hành động được.
Rủi ro thường gặp đối với chủ nhà ở xa và cách giảm thiểu
Rủi ro lớn nhất đối với chủ nhà ở xa thường không phải những sự cố quá kịch tính. Đó là các vấn đề nhỏ lặp đi lặp lại: bỏ sót các lần kiểm tra, theo dõi bảo trì chậm, kiểm soát chất lượng thợ vệ sinh kém, tài liệu hóa yếu và các khoản phí phát sinh bất ngờ. Theo thời gian, những vấn đề này làm giảm trải nghiệm của khách và khiến việc quản lý bất động sản trở nên khó hơn.
Bạn có thể giảm rủi ro bằng một vài kiểm soát đơn giản:
- Đặt mức giới hạn phê duyệt sửa chữa bằng văn bản.
- Yêu cầu tài liệu hóa bằng ảnh cho hư hỏng và phần việc đã hoàn thành.
- Yêu cầu lịch thời điểm báo cáo và định dạng báo cáo theo định kỳ.
- Xác nhận ai là người thực hiện kiểm tra và tần suất như thế nào.
- Xem lại điều khoản chấm dứt trước khi ký.
Ngoài ra, hãy tự xác nhận việc tuân thủ tại địa phương. Quy định về giấy phép, thuế, HOA và quy hoạch (zoning) khác nhau theo thành phố và tiểu bang, và chúng có thể thay đổi. Quản lý có thể giúp bạn hiểu thông lệ tại địa phương, nhưng chủ sở hữu nên tự xác minh quy định với cơ quan có thẩm quyền đúng tại địa phương hoặc một cố vấn đủ năng lực.
Cuối cùng, khi phù hợp với cách sắp xếp quản lý, hãy giữ sẵn quyền truy cập dự phòng vào các hệ thống bất động sản của riêng bạn, chẳng hạn như khóa thông minh, tài khoản điện nước, hoặc tài khoản đăng nhập đăng tin nếu phù hợp. Quản lý tốt phải giúp tăng quyền kiểm soát chứ không phải loại bỏ quyền đó.
Quy trình ghép đôi diễn ra như thế nào
Host Returns không phải là công ty quản lý bất động sản và cũng không phải là môi giới. Chúng tôi là dịch vụ ghép đôi miễn phí cho chủ sở hữu. Chủ sở hữu cho chúng tôi biết về bất động sản, vị trí và họ cần loại hỗ trợ nào. Sau đó, chúng tôi giới thiệu tới các quản lý địa phương tham gia, những người có thể phù hợp.
Việc ghép đôi miễn phí cho chủ sở hữu. Các quản lý tham gia trả cho Host Returns một khoản phí cố định để được giới thiệu. Host Returns không lấy hoa hồng, không lấy tỷ lệ phần trăm và cũng không chia sẻ bất kỳ phần nào trong thu nhập cho thuê của chủ nhà.
Quy trình rất đơn giản:
- Bạn chia sẻ thông tin về bất động sản và mục tiêu của mình.
- Chúng tôi xem xét vị trí, nhu cầu dịch vụ và sở thích của chủ sở hữu.
- Chúng tôi gửi phần giới thiệu tới các quản lý có thể phù hợp.
- Bạn quyết định ai bạn muốn trao đổi và có thuê hay không.
Bạn giữ quyền sở hữu (title) với bất động sản, quyền kiểm soát các quyết định và quyền lựa chọn người sẽ thuê. Để bắt đầu, hãy dùng được ghép đôi, miễn phí.
Nếu bạn sống xa căn cho thuê tại Mỹ, một quản lý địa phương tốt có thể xử lý các vấn đề tại chỗ, và Host Returns có thể giúp bạn so sánh các quản lý miễn phí trong khi bạn vẫn giữ quyền kiểm soát.
Câu hỏi của chủ nhà
Tôi có thể tự quản lý căn cho thuê kỳ nghỉ tại Mỹ nếu tôi sống ở nước ngoài không?
Có. Một số chủ nhà làm như vậy, nhưng khoảng cách khiến việc xử lý sự cố khẩn cấp, kiểm tra và phối hợp với nhà cung cấp trở nên khó hơn. Nhiều chủ nhà ở nước ngoài dùng quản lý địa phương để xử lý vận hành tại chỗ trong khi vẫn giữ quyền sở hữu và quyền kiểm soát cuối cùng.
Quản lý cho thuê kỳ nghỉ tại địa phương thường tính phí bao nhiêu?
Một khoảng tham khảo minh họa phổ biến cho quản lý dịch vụ đầy đủ là khoảng 15% đến 35% doanh thu từ đặt phòng, tùy thuộc vào thị trường, bất động sản và mức dịch vụ. Một số công ty cũng tính thêm phí thiết lập, điều phối bảo trì hoặc các khoản phí cộng thêm khác.
Thuê quản lý có làm tăng tỷ lệ lấp đầy hoặc thu nhập của tôi không?
Có thể giúp cải thiện vận hành và việc thực thi chiến lược giá, nhưng không ai có thể nói thật rằng sẽ hứa đảm bảo tỷ lệ lấp đầy, số lượt đặt phòng hoặc thu nhập. Kết quả phụ thuộc vào thị trường, căn nhà, mùa vụ và chất lượng dịch vụ thực tế của quản lý.
Tôi có mất quyền kiểm soát đối với bất động sản nếu thuê quản lý không?
Không. Bạn giữ quyền sở hữu với bất động sản và chọn người để thuê. Hợp đồng quản lý nên nêu rõ các giới hạn phê duyệt, trách nhiệm, báo cáo và cách mỗi bên có thể chấm dứt mối quan hệ.
Host Returns có thể giúp nếu tiếng Anh không phải là ngôn ngữ đầu tiên của tôi không?
Có. Host Returns được xây dựng để giúp chủ sở hữu diễn đạt rõ nhu cầu và được giới thiệu tới các quản lý địa phương có thể phù hợp. Việc ghép đôi miễn phí cho chủ sở hữu và bạn sẽ quyết định có tiến tới với bất kỳ phần giới thiệu nào hay không.