Bắt đầu từ mục tiêu, ngân sách và mức độ tham gia của bạn
Trước khi so sánh các công ty, hãy xác định thế nào là “thành công” theo cách của bạn. Một số chủ sở hữu muốn giảm tối đa công việc hằng ngày. Một số muốn giao tiếp với khách tốt hơn. Những người khác cần hỗ trợ về giá thuê, điều phối vệ sinh, xin giấy phép hoặc bảo trì. Nếu bạn không xác định mục tiêu ngay từ đầu, rất dễ trả tiền cho các dịch vụ bạn không cần.
Hãy ghi ra ba điều: khoảng tiền chủ sở hữu nhận hằng tháng mục tiêu của bạn, ngân sách quản lý tối đa, và mức độ bạn muốn tiếp tục tham gia. Ví dụ: bạn có thể muốn phê duyệt các hạng mục bảo trì lớn nhưng không trả lời tin nhắn của khách vào ban đêm. Hoặc bạn muốn chọn đơn vị quản lý dịch vụ trọn gói vì bạn sống ở xa.
Một checklist đơn giản sẽ giúp:
- Mỗi tuần bạn muốn dành bao nhiêu giờ để làm việc với bất động sản?
- Bạn muốn tự kiểm soát những công việc nào?
- Hiện tại bạn đang muốn giải quyết vấn đề gì?
- Bất động sản của bạn có thể chịu được những chi phí cố định nào trong một tháng thấp điểm?
Nếu bạn chưa chắc việc thuê hỗ trợ có đáng hay không, hãy so sánh khối lượng công việc và chi phí hiện tại của bạn với những đánh đổi trong tự quản lý vs thuê quản lý. Chủ sở hữu giữ quyền sở hữu, quyền kiểm soát và quyền quyết định cuối cùng về việc sẽ thuê ai.
Đơn vị quản lý cho thuê kỳ nghỉ thực sự sẽ phụ trách những gì
Thông thường, đơn vị quản lý cho thuê kỳ nghỉ sẽ phụ trách công việc vận hành hằng ngày mà chủ sở hữu không muốn tự làm. Điều này thường bao gồm: thiết lập gian hàng, nhắn tin với khách, quản lý lịch, điều phối dọn vệ sinh, điều phối bảo trì, cập nhật giá và báo cáo cơ bản. Một số đơn vị cũng hỗ trợ chụp ảnh, bổ sung hàng hoá/đồ dùng (restocking) và quản lý nhà cung cấp địa phương.
Không phải công ty nào cũng cung cấp cùng mức độ dịch vụ. Một đơn vị có thể là dịch vụ trọn gói và điều phối gần như mọi thứ. Đơn vị khác có thể chỉ tập trung vào đặt phòng và giao tiếp với khách. Hãy yêu cầu danh sách dịch vụ bằng văn bản để bạn có thể so sánh từng hạng mục giữa các công ty thay vì chỉ dựa vào lời giới thiệu mang tính bán hàng.
Các hạng mục dịch vụ phổ biến bao gồm:
- Tạo hoặc tối ưu tin đăng trên các nền tảng như Airbnb và VRBO
- Lọc và sàng lọc khách, giao tiếp với khách
- Lập lịch dọn vệ sinh và bàn giao/đón khách (turnover)
- Điều phối bảo trì
- Cập nhật giá và điều chỉnh lịch
- Báo cáo cho chủ sở hữu và báo cáo tổng hợp
Ngoài ra, hãy hỏi họ không phụ trách những gì. Ví dụ: một số đơn vị không quản lý giấy phép, kê khai thuế, nâng cấp thiết kế, dịch vụ bơm/lọc hồ bơi, hoặc sửa chữa khẩn cấp sau một số giờ nhất định. Quy định về giấy phép và yêu cầu cấp phép khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu địa phương trực tiếp với thành phố hoặc quận của bạn thay vì cho rằng đơn vị quản lý sẽ lo hết việc tuân thủ.
Cách so sánh phí, dịch vụ và điều khoản hợp đồng
Đây là nơi nhiều chủ sở hữu mắc một sai lầm tốn kém. Đừng chỉ nhìn vào phí quản lý. Hãy xem cơ cấu chi phí tổng thể. Hai công ty có thể báo giá khác nhau nhưng cuối cùng tổng chi phí lại tương tự sau khi tính thêm phụ phí dọn vệ sinh, phí điều phối bảo trì, phí onboarding, phí kiểm tra, hoặc các điều khoản hủy.
Hãy yêu cầu từng công ty cung cấp cùng một bảng giá bằng văn bản. Nếu có thể, hãy so sánh trực tiếp các hạng mục sau theo từng dòng:
- Phí quản lý hằng tháng hoặc phí vận hành cố định
- Phí thiết lập hoặc phí onboarding
- Cấu trúc phí dọn vệ sinh
- Phụ phí bảo trì hoặc phí chuyến đi (trip charge)
- Phí ngoài giờ hoặc phí khẩn cấp
- Phí chụp ảnh, phí đăng tin hoặc phí bổ sung hàng hoá
- Thời hạn hợp đồng, điều khoản gia hạn và thời gian báo trước khi hủy
Một số thị trường dùng mô hình quản lý dựa trên tỷ lệ phần trăm, trong khi một số dịch vụ trong ngành lại tính mức phí cố định theo tháng. Khoảng minh hoạ điển hình cho quản lý dịch vụ trọn gói ở nhiều thị trường tại Mỹ thường vào khoảng 10% đến 30% doanh thu từ đặt phòng, tùy theo mức độ dịch vụ, loại hình bất động sản và thị trường. Ở các trường hợp khác, chủ sở hữu có thể thấy các gói vận hành trả theo mức cố định hằng tháng hoặc các khoản phí à la carte riêng. Đây chỉ là các khoảng minh hoạ, không phải báo giá hay lời hứa.
Hãy đọc hợp đồng về các điểm kiểm soát, không chỉ nhìn vào giá. Ai đặt quy định số đêm tối thiểu? Ai phê duyệt hoàn tiền? Ai chọn nhà cung cấp? Bạn có thể tạm dừng dịch vụ không? Làm sao để rời khỏi thoả thuận? Phí thấp được quảng cáo không chắc rẻ hơn nếu hợp đồng giới hạn khả năng linh hoạt của bạn hoặc phát sinh thêm phí sau này.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi ký
Buổi phỏng vấn tốt phải cụ thể. Tránh các câu hỏi chung chung như, “Các anh/chị có phải dịch vụ trọn gói không?” Hãy hỏi xem sẽ xảy ra gì trong tình huống thực tế: khách phàn nàn lúc 10 p.m., điều hoà bị hỏng vào cuối tuần lễ, hoặc một đơn đặt phòng trong cùng ngày cần dọn vệ sinh nhanh. Những câu hỏi cụ thể cho thấy cách công ty vận hành thực sự.
Bạn cũng cần biết ai sẽ chạm vào bất động sản của bạn. Một số công ty có một quản lý tại địa phương. Những công ty khác dùng đội hỗ trợ tập trung cùng với thợ vệ sinh và nhà cung cấp ở địa phương. Không mô hình nào tự động tốt hơn, nhưng bạn cần biết rõ ai chịu trách nhiệm cho các quyết định, tin nhắn của khách, các đợt kiểm tra và tình huống khẩn cấp.
Hãy hỏi các câu hỏi như:
- Ai là người liên hệ chính của tôi, và thường các anh/chị phản hồi nhanh thế nào?
- Các anh/chị xử lý phàn nàn của khách, chargeback và yêu cầu bồi thường hư hỏng như thế nào?
- Các anh/chị kiểm tra bất động sản bao lâu/lần một lần?
- Các anh/chị chọn thợ vệ sinh và nhà cung cấp bảo trì theo tiêu chí nào?
- Mỗi tháng tôi sẽ nhận được những báo cáo gì?
- Trước khi chi tiền, những hạng mục nào cần chủ sở hữu phê duyệt?
Để có danh sách phỏng vấn sâu hơn, hãy dùng các câu hỏi để hỏi một đơn vị quản lý bất động sản. Câu trả lời bằng văn bản tốt hơn lời hứa miệng vì sau này dễ so sánh hơn.
Cách xem các con số hiệu suất địa phương mà không quá tin tưởng
Các đơn vị quản lý có thể cho bạn xem ví dụ về tỷ lệ lấp đầy (occupancy), giá bán trung bình hằng ngày (average daily rate), hoặc doanh thu từ các căn nhà lân cận. Những con số này có thể hữu ích, nhưng hãy coi chúng như bối cảnh, không phải cam kết. Hiệu suất thay đổi theo khu vực lân cận, số phòng ngủ, chỗ đậu xe, tiện nghi, tình trạng bất động sản, đánh giá, mùa vụ và quy định địa phương.
Khi ai đó chia sẻ các con số, hãy hỏi rõ khoảng thời gian và loại bất động sản. Một ví dụ minh hoạ điển hình ở một thị trường có thể là tỷ lệ lấp đầy 55% đến 70%, ADR từ $180 đến $320, và RevPAR thay đổi theo mùa. Ở một thị trường khác, khoảng điển hình có thể rất khác. Đây không phải lời hứa. Chúng chỉ là các khoảng mẫu để giúp bạn hiểu xu hướng tại địa phương.
Để xem con số kỹ hơn, hãy hỏi:
- Những con số này lấy từ các căn nhà tương tự về kích thước và vị trí với của tôi không?
- Đây là con số của mùa cao điểm hay của cả năm?
- Có bao gồm thời gian chủ sở hữu ở và các ngày bị chặn (blocked dates) không?
- Điều gì thay đổi sau khi tính phí, chi phí dọn vệ sinh và chi phí bảo trì?
Ngoài ra, hãy hỏi họ đã làm gì để tác động đến các kết quả đó. Các nhà vận hành tốt có thể giải thích chiến lược giá, quy định về số đêm tối thiểu, cải thiện bằng hình ảnh, và tiêu chuẩn thời gian phản hồi bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn tại khu vực của mình, bạn có thể get matched, free với các đơn vị quản lý địa phương và xem cách tiếp cận của họ song song.
Những dấu hiệu cảnh báo có thể khiến bạn tốn thời gian hoặc tiền bạc
Dấu hiệu cảnh báo lớn nhất là một công ty né tránh các con số rõ ràng hoặc trách nhiệm rõ ràng. Nếu đơn vị quản lý không thể giải thích phí, thời gian phản hồi, quy trình kiểm tra, hoặc ai là người xử lý cuộc gọi khẩn cấp, hãy dự đoán rằng về sau sẽ rất dễ rối. Bạn không cần câu trả lời hoàn hảo, nhưng bạn cần câu trả lời thẳng thắn.
Một dấu hiệu cảnh báo khác là bị gây áp lực phải ký nhanh khi chưa có đủ chi tiết. Một đơn vị quản lý chuyên nghiệp nên sẵn sàng cung cấp các báo cáo mẫu, giới hạn phạm vi dịch vụ, điều khoản hợp đồng và lộ trình onboarding thực tế. Việc nói chuyện chốt nhanh không đồng nghĩa với vận hành vững.
Hãy chú ý các vấn đề như:
- Giá mơ hồ hoặc thiếu các khoản phí
- Không có phạm vi dịch vụ bằng văn bản
- Không có liên hệ địa phương rõ ràng hoặc quy trình khẩn cấp
- Giao tiếp kém trong quá trình bán hàng
- Thời hạn bị khóa lâu với các quy tắc rút lui khó khăn
- Những tuyên bố về doanh thu quá tự tin hoặc kết quả được bảo đảm
Cuối cùng, hãy cẩn trọng nếu công ty nói như thể bất động sản của bạn có thể vận hành theo đúng cách như nhau ở mọi thành phố. Quy định cho thuê ngắn hạn, giấy phép và hạn chế theo khu vực thay đổi theo từng tiểu bang và thành phố. Hãy xác nhận yêu cầu địa phương trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền tại địa phương.
Cách đưa ra lựa chọn cuối cùng và bắt đầu bàn giao
Khi bạn chỉ còn lại hai hoặc ba lựa chọn, hãy ngừng nghe những lời chào mời hay nhất và bắt đầu chấm điểm xem lựa chọn nào phù hợp nhất. Hãy dùng một bảng so sánh đơn giản với cùng các hạng mục cho từng công ty: dịch vụ, tổng chi phí, mức độ linh hoạt của hợp đồng, chất lượng giao tiếp, hiểu biết về địa phương và mức độ bạn thấy thoải mái với quy trình của họ.
Nó giúp bạn xếp hạng từng đơn vị quản lý từ 1 đến 5 ở một vài hạng mục:
- Giá cả rõ ràng
- Phạm vi dịch vụ rõ ràng
- Điểm mạnh về vận hành tại địa phương
- Báo cáo và giao tiếp với chủ sở hữu
- Điều khoản hợp đồng và quy trình rút lui
- Mức độ tin tưởng tổng thể và mức độ phù hợp
Sau khi chọn xong, hãy lên kế hoạch cho việc bàn giao gọn gàng. Hãy yêu cầu checklist onboarding, timeline và danh sách liên hệ. Đảm bảo bạn hiểu họ cần thông tin gì từ bạn, họ cần quyền truy cập gì, và những quyết định nào vẫn cần bạn phê duyệt. Nếu bạn muốn so sánh nhiều lựa chọn đã được sàng lọc thay vì tự tìm từng nơi một, hãy bắt đầu với trung tâm hướng dẫn của chúng tôi hoặc get matched, free.
Lựa chọn tốt nhất thường không phải là rẻ nhất hoặc đắt nhất. Đó là đơn vị quản lý có mức độ dịch vụ, điều khoản hợp đồng và phong cách giao tiếp khớp với bất động sản của bạn và mục tiêu của bạn.
Chọn đơn vị quản lý bằng cách so sánh dịch vụ thực tế, tổng chi phí, quy tắc hợp đồng và giao tiếp, không dựa vào lời hứa hay phí quảng cáo thấp nhất.
Câu hỏi của chủ nhà
Tôi có nên chọn đơn vị quản lý có phí thấp nhất không?
Không tự động. Hãy so sánh cùng lúc tổng chi phí, phạm vi dịch vụ, điều khoản hợp đồng và chất lượng giao tiếp, vì phí thấp hơn có thể đi kèm nhiều khoản phụ phí hoặc hỗ trợ ít hơn.
Đơn vị quản lý có thể cam kết tỷ lệ lấp đầy hoặc doanh thu cao hơn không?
Không. Không có công ty trung thực nào nên cam kết điều đó. Tỷ lệ lấp đầy, ADR và doanh thu phụ thuộc vào điều kiện thị trường, bất động sản của bạn, mùa vụ, đánh giá và quy định địa phương.
Nếu thuê đơn vị quản lý, tôi có mất quyền kiểm soát bất động sản không?
Bạn vẫn giữ quyền sở hữu đối với bất động sản và bạn là người quyết định thuê ai. Hợp đồng của bạn nên ghi rõ những quyết định nào đơn vị quản lý có thể tự làm và những việc nào vẫn cần bạn phê duyệt.
Tôi nên so sánh bao nhiêu đơn vị quản lý trước khi chọn?
Thông thường hai đến bốn đơn vị là đủ để thấy rõ sự khác nhau về giá, dịch vụ và điều khoản hợp đồng. Nhiều hơn thế có thể gây rối nếu bạn không dùng cùng một bảng so sánh bằng văn bản cho tất cả.
Đơn vị quản lý có thể phụ trách giấy phép và tuân thủ pháp lý giúp tôi không?
Một số có thể hỗ trợ một phần trong quy trình, nhưng bạn nên xác nhận chính xác họ làm gì bằng văn bản. Quy định về giấy phép và cấp phép khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy kiểm tra yêu cầu tại địa phương.