Nên tự quản lý hay thuê quản lý cho thuê kỳ nghỉ?

Điều gì thay đổi khi bạn tự quản lý so với khi thuê quản lý

Thay đổi lớn nhất là ai phụ trách vận hành hằng ngày. Nếu bạn tự quản lý, bạn sẽ là đầu mối chính cho mọi câu hỏi của khách, lên lịch cho người dọn dẹp, các vấn đề bảo trì, cập nhật lịch, quyết định về giá và xử lý đánh giá. Nếu bạn thuê một quản lý cho thuê kỳ nghỉ tại địa phương, công ty đó thường sẽ phụ trách phần lớn các công việc này với một mức phí quản lý cố định hoặc một mức phí quản lý theo tỷ lệ phần trăm thông thường mà quản lý thu. Host Returns không quản lý bất động sản và không nhận bất kỳ phần trăm nào từ thu nhập cho thuê của bạn. Chủ nhà có thể được ghép cặp, miễn phí với các quản lý địa phương tham gia.

Trên thực tế, tự quản lý thường đồng nghĩa với việc bạn có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với chi tiết tin đăng, quy định trong nhà và lựa chọn nhà cung cấp, nhưng cũng đồng nghĩa với việc bị gián đoạn nhiều hơn. Một tin nhắn từ khách lúc 10:30 p.m., sự cố khóa vào Chủ nhật, hoặc việc dọn dẹp gấp sau khi có hư hỏng—tất cả sẽ rơi vào bạn trừ khi bạn xây dựng được một đội ngũ dự phòng tại địa phương.

Khi thuê quản lý, vai trò của bạn chuyển từ người vận hành sang người giám sát. Bạn vẫn giữ quyền sở hữu đối với tài sản, phê duyệt các quyết định quan trọng và chọn người mình muốn thuê. Tuy nhiên, quản lý thường sẽ là người trực tiếp phụ trách công việc hằng ngày, phối hợp tại địa phương và xử lý các tác vụ liên quan đến khách.

Chi phí thực sự của việc tự quản lý: thời gian, công cụ và phối hợp với nhà cung cấp

Nhiều chủ nhà chỉ tập trung vào khoản phí quản lý mà họ có thể tránh được. Câu hỏi khó hơn là: tự quản lý thực sự sẽ tốn bao nhiêu thời gian và hệ thống? Dù bạn không trả cho quản lý, bạn vẫn có thể phải chi cho các công cụ phối hợp dọn dẹp, khóa thông minh, giám sát tiếng ồn, công cụ sàng lọc khách, chụp ảnh, vật tư, hỗ trợ kế toán và cả các đơn vị sửa chữa vào ngoài giờ.

Một mô hình tự quản lý điển hình có thể cần:

• 5 đến 15 giờ mỗi tuần cho việc nhắn tin, làm việc với lịch, theo dõi nhà cung cấp và xử lý sự cố trong các giai đoạn cao điểm
• lên lịch dọn dẹp và phối hợp ga giường sau mỗi lần lưu trú
• danh bạ sửa chữa tại địa phương cho các vấn đề về ống nước, HVAC, thiết bị, côn trùng và khóa
• sổ sách cho thu nhập và chi phí, cùng việc theo dõi giấy phép và thuế tại địa phương

Nếu bạn ở xa, chi phí “ẩn” sẽ tăng rất nhanh. Người dọn dẹp hủy lịch, Internet bị ngắt, hoặc khách không thể vào nhà—thường sẽ cần một người tại địa phương đứng ra xử lý. Các quy định về giấy phép, permit, giới hạn chỗ ở và thuế địa phương cũng khác nhau theo từng thành phố và bang, nên chủ nhà nên xác nhận yêu cầu tại địa phương. Nếu bạn vẫn đang học các điều cơ bản, hãy bắt đầu với quy định và giấy phép cho thuê ngắn hạn và thuế cho thuê kỳ nghỉ cho chủ nhà.

Tự quản lý hoàn toàn có thể hiệu quả, nhưng nó không phải là phương án “để đó”. Với nhiều chủ nhà, chi phí thực sự không chỉ là tiền bạc. Đó là khả năng phản hồi, mức độ căng thẳng và nhu cầu xây dựng một phương án dự phòng đáng tin cậy tại địa phương trước khi có sự cố xảy ra.

Một quản lý cho thuê kỳ nghỉ tại địa phương thường phụ trách những gì

Một quản lý tại địa phương thường xử lý phần công việc vận hành mà chủ nhà hoặc không muốn làm, hoặc không thể làm tốt khi ở xa. Dịch vụ sẽ khác nhau tùy công ty, thị trường và loại hình bất động sản, vì vậy hãy yêu cầu danh sách rõ ràng bằng văn bản trước khi bạn ký bất kỳ thỏa thuận nào.

Các nhiệm vụ quản lý thường gặp thường bao gồm:

1. trao đổi với khách trước, trong và sau thời gian lưu trú
2. lên lịch dọn dẹp và kiểm tra chất lượng
3. phối hợp bảo trì và xử lý sự cố khẩn cấp
4. thiết lập tin đăng hoặc cải tiến trên các kênh như Airbnb và VRBO
5. quản lý lịch và cập nhật giá
6. báo cáo cho chủ nhà và báo cáo vận hành cơ bản

Một số quản lý còn hỗ trợ nhập lại vật tư, nhắc nhở gia hạn giấy phép, chụp ảnh và giám sát nhà cung cấp. Một số khác tính phí riêng cho việc onboarding, dọn dẹp chuyên sâu, kiểm tra, phối hợp xử lý hư hỏng hoặc các chương trình ga giường. Sai lầm phổ biến của chủ nhà là chỉ so sánh “phí nổi bật” mà không kiểm tra phần nào được bao gồm.

Khoảng phí quản lý minh họa thường thay đổi tùy thị trường và mức độ dịch vụ. Một số quản lý địa phương dùng cấu trúc cố định theo tháng, trong khi những người khác áp dụng phí quản lý theo tỷ lệ phần trăm. Không có một chuẩn duy nhất, và phí phụ thuộc vào căn nhà, phạm vi dịch vụ và tính thời vụ. So sánh đúng không chỉ là giá. Đó là giá so với khối lượng công việc thực tế được loại bỏ khỏi phần việc của bạn.

Quyền kiểm soát, sự linh hoạt và mức độ tham gia của chủ nhà trong từng lựa chọn

Tự quản lý giúp bạn có mức kiểm soát trực tiếp cao nhất. Bạn có thể tự đặt phong cách phản hồi, phê duyệt từng lần sửa chữa, chọn từng người dọn dẹp, chặn ngày cá nhân ngay lập tức và thay đổi quy định trong nhà bất cứ lúc nào khi cần. Với những chủ nhà thích tỉ mỉ và sẵn sàng, quyền kiểm soát này có thể là một lợi thế thực sự.

Thuê quản lý không có nghĩa là bạn từ bỏ quyền sở hữu hoặc mọi quyết định. Bạn vẫn giữ quyền sở hữu, kiểm soát các lựa chọn lớn và quyết định ai là người quản lý căn nhà. Tuy nhiên, sự linh hoạt của bạn có thể được sắp xếp chặt chẽ hơn. Ví dụ, một số quản lý thích danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, thời gian thông báo tối thiểu cho các lần lưu trú của chủ nhà, hoặc quy trình vận hành chuẩn cho việc đặt giá, vật tư và sàng lọc khách.

Một lựa chọn dung hòa tốt cho một số chủ nhà là tham gia cùng chia sẻ. Bạn có thể giữ quyền phê duyệt cuối cùng về chiến lược giá, các lần lưu trú của chủ nhà và giới hạn cho các hạng mục sửa chữa, trong khi quản lý phụ trách nhắn tin với khách, xử lý các lượt bàn giao và các sự cố khẩn cấp tại địa phương. Trước khi chọn bất kỳ mô hình nào, hãy tự hỏi bạn muốn mức kiểm soát trực tiếp ở đâu và bạn muốn được giảm bớt phần việc lặp đi lặp lại ở đâu.

Khi tự quản lý thường phù hợp nhất

Tự quản lý thường phù hợp nhất khi chủ nhà có thời gian, có hỗ trợ tại địa phương và sẵn sàng vận hành căn nhà như một doanh nghiệp thực thụ. Thường đây là lựa chọn phù hợp hơn cho các danh mục nhỏ, các căn nhà đơn giản hơn và chủ nhà sống gần hoặc đã có sẵn các nhà cung cấp đáng tin cậy.

Có thể sẽ hợp lý nếu đa số các điều sau đúng:

• bạn sống đủ gần để phản hồi khi cần
• bạn thoải mái với việc trao đổi với khách và xử lý tình huống
• bạn đã sắp xếp sẵn người dọn dẹp và các đơn vị sửa chữa đáng tin cậy
• tài sản của bạn tương đối dễ bảo trì
• bạn muốn kiểm soát trực tiếp về giá, quy định và quyết định trên lịch

Phương án này cũng có thể hiệu quả với những chủ nhà đang ở giai đoạn học hỏi và muốn hiểu trực tiếp về đặt phòng, tính thời vụ, chi phí và kỳ vọng của khách. Tuy vậy, ngay cả với các chủ nhà tự quản lý tốt, vẫn thường cần phương án dự phòng cho các buổi tối, cuối tuần và giai đoạn đi du lịch.

Nếu bạn có tổ chức, sẵn sàng và ở gần, tự quản lý có thể là một lựa chọn thực tế. Nhưng nếu bạn đã cảm thấy bị “kéo căng”, việc thêm vận hành cho thuê có thể tạo ra nhiều áp lực hơn dự kiến.

Khi việc thuê quản lý thường hợp lý

Thuê quản lý thường hợp lý khi chủ nhà ở xa, bận rộn, mới bắt đầu với mảng cho thuê ngắn hạn tại Mỹ hoặc đã chán việc phối hợp với nhà cung cấp và xử lý các vấn đề của khách. Đây cũng có thể là lựa chọn tốt hơn cho những căn nhà lớn hơn, các bất động sản cần “chạm” nhiều hơn hoặc các thị trường mà việc xử lý sự cố trong ngày là quan trọng.

Quản lý có thể đáng cân nhắc nghiêm túc nếu:

• bạn sống cách xa bất động sản
• bạn không thể trả lời tin nhắn nhanh chóng mỗi ngày
• bạn không có một đội ngũ dọn dẹp và bảo trì ổn định
• bất động sản của bạn có nhiều lượt bàn giao hoặc cần bảo trì phức tạp hơn
• quy định, giấy phép hoặc vận hành tại địa phương khiến bạn thấy rối và bạn cần hướng dẫn để luôn được sắp xếp gọn gàng

Lựa chọn này cũng hữu ích cho các chủ nhà muốn vận hành ổn định hơn, ngay cả khi phí cao hơn so với việc tự làm mọi thứ. Mục tiêu không phải là hứa hẹn sẽ có doanh thu hoặc tỷ lệ lấp đầy tốt hơn. Mục tiêu là quyết định liệu vận hành chuyên nghiệp, có người bao phủ tại địa phương và giảm căng thẳng có xứng đáng với chi phí trong trường hợp của bạn hay không.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn mà không mất quyền kiểm soát, Host Returns có thể giúp bạn được ghép cặp, miễn phí với các quản lý địa phương đã được sàng lọc tham gia, và bạn sẽ tự chọn xem có muốn trao đổi với bất kỳ người nào trong số họ hay không.

Checklist quyết định nhanh cho chủ nhà

Hãy dùng checklist ngắn này. Nếu bạn trả lời “không” cho nhiều mục trong cột tự quản lý, việc thuê hỗ trợ có thể nên được xem xét kỹ hơn.

Checklist tự quản lý

• Tôi có thể phản hồi nhanh nhu cầu của khách, bao gồm cả buổi tối và cuối tuần.
• Tôi có người dọn dẹp, thợ sửa chữa và các nhà cung cấp khẩn cấp đáng tin cậy.
• Tôi hiểu các yêu cầu về giấy phép, thuế và vận hành tại địa phương, hoặc tôi biết nơi để xác nhận chúng tại địa phương.
• Tôi thoải mái xử lý khiếu nại, hoàn tiền, các câu hỏi về hư hỏng và các vấn đề về lên lịch.
• Tôi muốn kiểm soát trực tiếp và có thời gian cho việc đó.

Checklist thuê quản lý

• Tôi muốn có hỗ trợ tại địa phương cho việc bàn giao, bảo trì và các tình huống khẩn cấp.
• Tôi thích việc giám sát căn nhà hơn là tự vận hành hằng ngày.
• Tôi thấy thoải mái khi trả phí quản lý để đổi lấy việc tiết kiệm thời gian và được bao phủ vận hành.
• Tôi muốn có một đội ngũ chính điều phối khách và nhà cung cấp.
• Tôi vẫn muốn giữ quyền sở hữu và quyền quyết định cuối cùng về việc ai quản lý căn nhà.

Không hướng nào tự động tốt hơn. Lựa chọn phù hợp là lựa chọn khớp với thời gian của bạn, khoảng cách tới bất động sản, mức hỗ trợ tại địa phương và mức độ bạn thấy thoải mái với các công việc vận hành hằng ngày.

Những câu hỏi cần hỏi trước khi chọn bất kỳ mô hình quản lý nào

Trước khi quyết định, hãy hỏi các câu hỏi thực tế, không chỉ hỏi về giá. Dù bạn tự quản lý hay thuê hỗ trợ, điểm yếu thường không nằm ở phần tin đăng. Điểm yếu nằm ở vận hành—khi có chuyện xảy ra.

Hãy hỏi chính bạn hoặc bất kỳ quản lý tiềm năng nào:

1. Ai sẽ trả lời tin nhắn của khách sau giờ làm việc?
2. Ai sẽ xử lý vấn đề dọn dẹp trong cùng ngày?
3. Ai phê duyệt việc sửa chữa, và với mức giới hạn bao nhiêu theo đô la?
4. Cần những phần mềm, khóa và công cụ giám sát nào?
5. Những khoản phí nào được tính riêng so với phí quản lý chính?
6. Việc lưu trú của chủ nhà, chặn ngày và thay đổi lịch được xử lý như thế nào?
7. Những quy định hoặc yêu cầu gia hạn giấy phép nào tại địa phương cần được theo dõi?

Việc so sánh lựa chọn của bạn với các nguồn tài liệu giáo dục khác trong bộ guides cũng giúp ích. Nếu có quản lý tham gia, hãy yêu cầu một bản mẫu báo cáo cho chủ nhà, danh sách dịch vụ và giải thích rõ ràng về việc sẽ diễn ra gì trong các tình huống khẩn cấp, khi khách phàn nàn và khi cần phê duyệt bảo trì.

Quyết định tốt nhất thường là quyết định có ít bất ngờ nhất. Nếu trách nhiệm, chi phí và quy trình phản hồi được làm rõ trước khi bắt đầu, bạn sẽ ít có khả năng hối tiếc về mô hình sau này.