Trả lời ngắn gọn: thường là không, chủ nhà thường không cần giấy phép
Nếu bạn sở hữu ngôi nhà, căn hộ, cabin hoặc căn hộ cho kỳ nghỉ, bạn thường có thể thuê một quản lý cho kỳ nghỉ mà không cần tự lấy giấy phép bất động sản. Chủ nhà thường thuê hỗ trợ cho việc nhắn tin với khách, phối hợp dọn dẹp, theo dõi bảo trì, và quản lý lịch.
Điều quan trọng là vai trò của bạn so với vai trò của người quản lý. Chủ nhà giữ quyền sở hữu đối với tài sản và là người chọn ai để thuê. Người quản lý là công ty cung cấp các dịch vụ vận hành hằng ngày.
Câu hỏi về giấy phép thường chỉ xuất hiện khi một công ty thực hiện các hoạt động mà tiểu bang của bạn xem là công việc bất động sản cần giấy phép. Vì quy định khác nhau ở từng tiểu bang và thành phố, hãy xác nhận tại địa phương trước khi bạn ký.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các công ty, bạn có thể được ghép phù hợp, miễn phí. Host Returns là dịch vụ ghép cặp theo mức phí cố định dành cho các quản lý, không phải công ty quản lý tài sản hay môi giới.
Vì sao các câu hỏi về giấy phép lại xuất hiện với chỗ ở cho kỳ nghỉ
Chỗ ở cho kỳ nghỉ nằm ở giao điểm của lĩnh vực lưu trú, vận hành tài sản và các quy định bất động sản tại địa phương. Vì vậy, chủ nhà nghe những câu trả lời khác nhau từ những người khác nhau. Người dọn dẹp, đồng chủ nhà (co-host), trợ lý đặt phòng và công ty quản lý dịch vụ đầy đủ có thể làm những công việc khác nhau, và yêu cầu pháp lý cũng có thể không giống nhau.
Các câu hỏi về giấy phép thường nảy sinh xung quanh các nhiệm vụ như:
- quảng cáo và nhận đặt chỗ cho kỳ nghỉ
- xử lý tiền của khách hoặc tiền đặt cọc an ninh
- ký kết hợp đồng thay mặt chủ nhà
- hoạt động cho thuê dài hạn so với cho thuê ngắn ngày
- đại diện cho nhiều chủ nhà trong một thị trường chịu sự quản lý
Ngoài ra còn có một vấn đề khác bị trộn lẫn với giấy phép: các loại giấy phép (permits) và đăng ký tại địa phương. Công ty có thể nói rằng họ quản lý chỗ ở cho kỳ nghỉ ngắn ngày, nhưng thành phố của bạn vẫn có thể yêu cầu giấy phép địa phương, đăng ký thuế hoặc tuân thủ an toàn đối với chính bản thân tài sản. Đây là những hạng mục tách biệt. Bạn cũng có thể muốn xem bảo hiểm cho chỗ ở cho kỳ nghỉ cần gì trước khi ra mắt.
Người quản lý có thể cần gì, tùy theo quy định của tiểu bang và địa phương
Yêu cầu đối với người quản lý phụ thuộc vào nơi tài sản của bạn tọa lạc và công ty thực hiện những dịch vụ nào. Một số tiểu bang có thể yêu cầu giấy phép môi giới bất động sản cho một số hoạt động nhất định. Những tiểu bang khác có thể cho phép quản lý chỗ ở cho kỳ nghỉ theo các quy tắc kinh doanh khác, đặc biệt đối với các kỳ lưu trú ngắn hơn hoặc phạm vi dịch vụ giới hạn hơn.
Chính quyền địa phương cũng có thể đưa ra thêm yêu cầu riêng. Thành phố hoặc quận/hạt có thể yêu cầu giấy phép kinh doanh, đăng ký chỗ ở cho kỳ nghỉ ngắn ngày, tài khoản thu thuế, kiểm tra an toàn, hoặc người liên hệ tại địa phương. Những quy định này có thể thay đổi, vì vậy hãy yêu cầu công ty cung cấp chính xác các đăng ký mà họ có cho vị trí của bạn.
Cách nghĩ thực tế là thế này: công ty càng có nhiều quyền hạn để tiếp thị, ký kết hợp đồng, thu tiền và vận hành thay mặt bạn, thì càng quan trọng phải xác minh tại địa phương cần những phê duyệt nào. Nếu bạn không chắc, hãy hỏi trực tiếp cơ quan cấp phép của tiểu bang và bộ phận về chỗ ở cho kỳ nghỉ ngắn ngày của thành phố hoặc quận/hạt.
Cách kiểm tra xem một công ty có được cấp phép đúng cách hay không
Bắt đầu từ công ty, rồi xác minh qua các nguồn công khai. Một người quản lý nghiêm túc phải có thể cho bạn biết họ có giấy phép, đăng ký hoặc permit nào, và vì sao họ tin rằng các giấy tờ đó bao phủ các dịch vụ họ cung cấp tại thị trường của bạn.
Hãy dùng một danh sách kiểm tra đơn giản:
- Yêu cầu tên pháp lý chính xác của công ty.
- Hỏi giấy phép hoặc đăng ký nào áp dụng tại tiểu bang và thành phố của bạn.
- Yêu cầu mã số giấy phép, nếu có.
- Kiểm tra website cấp phép của tiểu bang và hồ sơ kinh doanh tại địa phương.
- Xác nhận trạng thái là đang hoạt động và tên khớp với hợp đồng.
Ngoài ra, hãy yêu cầu bằng chứng về bảo hiểm và người phụ trách các vấn đề ngoài giờ. Xử lý phản hồi khẩn cấp là một phần của vận hành thực tế, vì vậy hãy xem cách người quản lý xử lý các sự cố bảo trì khẩn cấp khi bạn so sánh các công ty.
Nếu công ty nói "không cần giấy phép", hãy hỏi vì sao và yêu cầu họ chỉ cho bạn biết họ dựa vào quy định nào của tiểu bang hoặc địa phương. Bạn không phải đang hỏi để xin lời khuyên pháp lý. Bạn đang yêu cầu họ giải thích họ vận hành như thế nào để tuân thủ.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi bạn ký hợp đồng quản lý
Hãy giữ câu hỏi thẳng và thực tế. Bạn muốn biết công ty làm những gì, họ có thẩm quyền gì và những phần nào vẫn nằm dưới quyền kiểm soát của bạn.
Các câu hỏi tốt bao gồm:
- Những dịch vụ nào được bao gồm mỗi tháng?
- Bạn có thu tiền của khách không, và nếu có thì tiền của chủ nhà được xử lý như thế nào?
- Công ty giữ những giấy phép, đăng ký hoặc permit nào cho thị trường này?
- Ai ký các tài liệu dành cho khách, và đứng tên ai?
- Tôi cần tự xác nhận những loại thuế, permit hoặc hồ sơ nào tại địa phương?
- Làm thế nào để chấm dứt hợp đồng nếu việc hợp tác không phù hợp?
Hãy đọc hợp đồng chậm rãi. Tập trung vào thẩm quyền, phí, điều khoản hủy, phê duyệt sửa chữa, quỹ dự phòng và báo cáo. Nếu có bất kỳ điều gì chưa rõ, hãy yêu cầu giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu trước khi ký. Bạn có thể xem thêm các câu hỏi dành cho chủ nhà trong trung tâm trợ giúp.
Những dấu hiệu cảnh báo cần xem xét kỹ hơn
Một số dấu hiệu cảnh báo không chứng minh rằng công ty đang làm sai, nhưng chúng đủ lý do để bạn kiểm tra thêm.
Hãy để ý các dấu hiệu sau:
- công ty né tránh việc cung cấp tên đầy đủ pháp lý của doanh nghiệp
- công ty không thể giải thích quy định nào áp dụng tại thành phố hoặc tiểu bang của bạn
- hợp đồng nêu chung chung về việc ai giữ tiền của khách
- họ yêu cầu bạn ký nhanh mà không cho thời gian để xem xét
- họ nói giấy phép hoặc việc cấp phép "không bao giờ quan trọng"
- họ từ chối cung cấp bảo hiểm hoặc đăng ký doanh nghiệp
Hãy đặc biệt cẩn trọng nếu bạn nghe những lời hứa chung chung về thu nhập hoặc tỷ lệ lấp đầy. Không người quản lý nào có thể đảm bảo một cách trung thực doanh thu, ADR, RevPAR, số lượt đặt chỗ hoặc tỷ lệ lấp đầy. Nếu có số liệu hiệu suất, chỉ nên thảo luận dưới dạng các khoảng tham chiếu mang tính minh họa điển hình, tùy thuộc vào thị trường, tài sản và mùa vụ.
Bạn vẫn kiểm soát những gì với tư cách chủ sở hữu
Việc thuê người quản lý không có nghĩa là bạn từ bỏ quyền sở hữu. Bạn vẫn sở hữu tài sản, chọn công ty, phê duyệt hợp đồng và quyết định liệu có tiếp tục mối quan hệ hay không.
Trong nhiều hợp đồng, chủ nhà cũng giữ quyền kiểm soát đối với các quyết định lớn như:
- có cho thuê ngắn hạn hay không
- quy tắc đặt phòng và quy tắc trong nhà
- chủ nhà lưu trú và các ngày bị chặn
- hạn mức chi cho các lần sửa chữa
- thời điểm thay người quản lý
Vì vậy, cách tiếp cận tốt nhất rất đơn giản: xác minh quy định tại địa phương, kiểm tra trạng thái của công ty và chỉ ký khi các dịch vụ cũng như thẩm quyền được nêu rõ ràng. Người quản lý vận hành hoạt động, nhưng bạn giữ quyền sở hữu, quyền kiểm soát và quyền quyết định cuối cùng về việc thuê ai.
Thông thường, với tư cách chủ sở hữu, bạn không cần giấy phép, nhưng bạn nên kiểm tra xem người quản lý có được phép làm công việc của họ tại nơi tài sản của bạn tọa lạc hay không.
Câu hỏi của chủ nhà
Tôi sống ngoài nước Mỹ. Tôi có cần giấy phép bất động sản tại Mỹ để thuê một quản lý cho kỳ nghỉ không?
Thường là không. Trong hầu hết các trường hợp, chủ nhà không cần giấy phép bất động sản chỉ để thuê một người quản lý, nhưng các yêu cầu về giấy phép, đăng ký và permit của công ty cần được xác nhận tại tiểu bang và thành phố nơi tài sản tọa lạc.
Người quản lý chỗ ở cho kỳ nghỉ có phải lúc nào cũng cần giấy phép môi giới bất động sản không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Câu trả lời phụ thuộc vào tiểu bang, thành phố và các dịch vụ cụ thể mà công ty cung cấp, vì vậy hãy hỏi công ty họ dựa vào thẩm quyền nào và xác minh với các cơ quan quản lý địa phương.
Nếu thành phố của tôi có giấy phép cho thuê ngắn hạn, thì đó có phải là giấy phép bất động sản không?
Không. Giấy phép hoặc đăng ký cho thuê ngắn hạn thường liên quan đến tài sản hoặc các quy tắc vận hành tại địa phương, trong khi giấy phép bất động sản là một vấn đề riêng và có thể áp dụng cho một số hoạt động kinh doanh.
Người quản lý có thể ký hợp đồng hoặc thu tiền của khách thay cho tôi không?
Đôi khi có, nhưng việc đó có được phép hay không có thể phụ thuộc vào quy định tại địa phương và cấu trúc của hợp đồng. Hãy hỏi cụ thể cách các khoản thanh toán được xử lý, tên của ai xuất hiện trên các tài liệu dành cho khách, và công ty giữ những giấy phép hoặc đăng ký nào.