Những khoản phí nào mà quản lý lưu trú kỳ nghỉ có thể chuyển cho tôi chi trả?

Câu trả lời ngắn: phí chuyển tiếp là chi phí của tài sản, không phải phí cố định của quản lý

Phí chuyển tiếp là các khoản chi mà quản lý thanh toán hoặc sắp xếp cho tài sản của bạn, rồi ghi vào sao kê của chủ nhà. Chúng không giống với khoản phí cơ bản của quản lý để quản lý căn nhà.

Ví dụ đơn giản là sửa chữa đường ống nước, thay khóa, hoặc gia hạn giấy phép của thành phố được trả thay cho tài sản. Nếu quản lý ứng trước tiền hoặc điều phối nhà cung cấp, chi phí đó có thể được chuyển cho bạn.

Điều quan trọng là phải công khai minh bạch. Hợp đồng rõ ràng nên nêu:

• cấu trúc phí chính của quản lý
• những chi phí của tài sản nào có thể tính riêng
• có áp dụng phụ phí/markup hoặc phí hành chính cho công việc của nhà cung cấp bên ngoài hay không
• khi nào cần có sự chấp thuận của chủ nhà

Nếu bạn chưa chắc khoản phí đó thuộc vào phí hàng tháng hay cần tính riêng, hãy đối chiếu với ngôn ngữ trong hợp đồng và yêu cầu một bản sao kê mẫu. Hướng dẫn của chúng tôi về phí ẩn trong quản lý lưu trú kỳ nghỉ có thể giúp bạn nhận ra điểm khác biệt.

Các khoản phí chuyển tiếp thường thấy mà chủ nhà hay gặp trên sao kê

Hầu hết các khoản phí chuyển tiếp là chi phí vận hành bình thường của tài sản. Chúng phổ biến, nhưng vẫn nên được liệt kê chi tiết để bạn thấy đã chi gì và vì sao.

Chủ nhà thường gặp các khoản như:

• sửa chữa và bảo trì
• các lần gọi khẩn cấp
• dọn dẹp cho thời gian chủ nhà ở hoặc các tình huống không phải khách
• thay ga trải giường hoặc thay thế đồ dùng nhỏ trong kho
• kiểm soát côn trùng, dịch vụ hồ bơi, chăm sóc sân vườn, dọn tuyết, hoặc dịch vụ bồn tắm nước nóng
• chi phí giấy phép, đăng ký, hoặc kiểm tra theo yêu cầu của thành phố hoặc quận
• chi phí bổ sung các vật dụng như bóng đèn, bộ lọc, pin hoặc thay thế thiết bị báo khói

Một số công ty cũng chuyển các khoản liên quan trực tiếp đến tài sản thông qua phần mềm hoặc hoạt động vận hành, như gói đăng ký khóa thông minh, lượt kiểm tra xử lý sự cố internet, hoặc chi phí xử lý yêu cầu bồi thường hư hỏng. Những khoản này không phải lúc nào cũng vô lý, nhưng chúng không nên xuất hiện dưới dạng nhãn mơ hồ như "operations" hoặc "property support" mà không có phần giải thích kèm theo.

Quy định về giấy phép, đăng ký và tuân thủ địa phương khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu tại địa phương với thành phố hoặc quận của bạn trước khi giả định rằng chi phí đó là bắt buộc ở mọi nơi.

Chi phí thường được bao gồm so với chi phí thường bị tính riêng

Không có một tiêu chuẩn thống nhất trên toàn quốc, vì vậy một công ty có thể bao gồm một dịch vụ mà công ty khác lại tính riêng. Đó là lý do chỉ nhìn bảng phí thôi chưa đủ. Bạn cần biết thực tế cái gì được gộp vào.

Thường được bao gồm trong gói dịch vụ chính của quản lý:

• thiết lập niêm yết và quản lý lịch
• liên lạc với khách
• điều phối định kỳ việc dọn dẹp giữa các lần khách lưu trú
• báo cáo cơ bản cho chủ nhà
• cập nhật mức giá tiêu chuẩn hoặc công cụ định giá linh hoạt nếu công ty sử dụng

Thường bị tính riêng:

• bảo trì và sửa chữa
• tổng vệ sinh sâu, dọn dẹp bổ sung, hoặc dọn theo mùa
• hàng tiêu hao và bổ sung
• cập nhật chụp ảnh
• gia hạn giấy phép hoặc kiểm tra
• lượt thăm nhà của nhà cung cấp khẩn cấp ngoài giờ

Phí quản lý niêm yết thấp hơn vẫn có thể dẫn đến tổng chi phí cho chủ nhà cao hơn nếu nhiều công việc cơ bản bị tính theo kiểu từng hạng mục (a la carte). Vì vậy chủ nhà nên so sánh bức tranh vận hành đầy đủ, chứ không chỉ nhìn một tỷ lệ phần trăm hay một con số theo tháng.

Sự khác nhau giữa phí do khách trả, chi phí do chủ nhà trả và quỹ dự phòng

Ba nhóm này rất dễ bị nhầm lẫn, đặc biệt nếu bạn mới làm quen với sao kê lưu trú kỳ nghỉ tại Mỹ.

Phí do khách trả là các khoản được cộng thêm vào đặt phòng, như phí dọn vệ sinh, phí thú cưng hoặc các phí khác liên quan đến kỳ nghỉ đã được phê duyệt. Khách sẽ thanh toán các khoản này như một phần của đặt phòng nếu phần thiết lập niêm yết có bao gồm.

Chi phí do chủ nhà trả là các khoản chi để vận hành tài sản, như sửa chữa, thay thế vật tư, tiền điện/nước (nếu bạn là người chi trả) và chi phí tuân thủ theo quy định địa phương. Dù quản lý có thể sắp xếp công việc, chủ sở hữu tài sản thường vẫn là người chịu chi phí.

Quỹ dự phòng là số dư mà quản lý có thể giữ trên tài khoản để thanh toán nhanh các khoản chi nhỏ mà không phải dừng lại để xin phê duyệt mỗi lần. Ví dụ, một số quản lý có thể đề nghị quỹ dự phòng mang tính minh họa như $300 đến $1,000 tùy thuộc vào ngôi nhà, mức độ hoạt động của nhà cung cấp và mùa. Khoản này không phải là cam kết hay giá tiêu chuẩn. Nó chỉ là khoảng tham khảo mà một số chủ nhà có thể thấy.

Trước khi ký, hãy hỏi quỹ dự phòng có được hoàn lại không, cách thức được bổ sung, và mức chi tối đa nào sẽ cần sự phê duyệt của bạn. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các phương án đặt quản lý với nhau, bạn có thể được ghép cặp, miễn phí.

Cần hỏi gì trước khi ký hợp đồng quản lý

Thời điểm tốt nhất để trao đổi về phí chuyển tiếp là trước giai đoạn onboarding, chứ không phải sau khi sao kê đầu tiên đã đến. Hãy hỏi thẳng và lấy câu trả lời bằng văn bản.

Dùng danh sách kiểm tra ngắn:

1. Những chi phí chính xác nào có thể được tính chuyển cho tôi?
2. Có áp dụng markup/phụ phí nào trên hóa đơn của nhà cung cấp, vật tư hoặc chi phí điều phối bảo trì không?
3. Mức tiền nào có thể được phê duyệt mà không cần sự đồng ý của tôi?
4. Các bạn có tính phí cho tình huống khẩn cấp ngoài giờ, kiểm tra, hoặc thời gian chủ nhà ở không?
5. Tôi có nhận được bản sao hóa đơn và biên lai của nhà cung cấp không?
6. Có quỹ dự phòng không, và cơ chế hoạt động như thế nào?

Ngoài ra, hãy yêu cầu 1–2 bản sao kê mẫu của chủ nhà (ẩn danh). Công ty làm ăn nghiêm túc nên có thể cho bạn thấy các khoản phí sẽ xuất hiện ra sao trong báo cáo thực tế. Trang của chúng tôi về cách so sánh hai công ty quản lý cung cấp một cách đơn giản để xem mà không bị quá tải.

Các dấu hiệu cảnh báo trên sao kê của chủ nhà hoặc báo cáo hàng tháng

Không phải khoản phí phát sinh nào cũng xấu. Dấu hiệu cảnh báo thường nằm ở việc ghi nhãn kém, thiếu thông tin kèm theo, hoặc các khoản phí trông có vẻ bị trùng lặp với phần công ty đã nói là vốn đã bao gồm.

Hãy để ý các vấn đề như:

• các hạng mục mơ hồ như "admin," "support," hoặc "miscellaneous"
• nhiều khoản phí nhỏ lặp lại mà không có ghi chú hoặc biên lai
• phần markup cho bảo trì không được công khai trong hợp đồng
• chi phí dọn dẹp được tính cho bạn nhưng lẽ ra phải do khách trả theo phần thiết lập niêm yết
• khấu trừ từ quỹ dự phòng mà không có giải thích
• các khoản phí cho công việc thường nhật mà công ty đã nói là được bao gồm trong dịch vụ cơ bản

Nếu báo cáo khó đọc, hãy yêu cầu giải thích từng dòng bằng tiếng Anh đơn giản (plain English). Một quản lý đáng tin cậy nên có thể giải thích từng khoản phí, ai là người yêu cầu, và khoản đó có bắt buộc hay là tùy chọn, hoặc là tình huống khẩn cấp.

Cách so sánh hai quản lý mà không bị lạc trong danh sách phí

Đưa cả hai công ty vào cùng một bảng đơn giản. So sánh không chỉ mức phí nổi bật, mà cả các nhóm phí chuyển tiếp có khả năng và quy tắc phê duyệt.

Hãy xem các cột:

• phí quản lý cơ bản hoặc khoản phí cố định theo tháng
• thiết lập dọn dẹp và việc khách có phải trả không
• markup cho bảo trì, nếu có
• chính sách xử lý khẩn cấp
• số tiền quỹ dự phòng
• ngưỡng cần chủ nhà phê duyệt
• các khoản phí chụp ảnh, kiểm tra, giấy phép và bổ sung vật dụng

Sau đó hỏi một câu cuối cùng: Trên giấy, một tháng bình thường và một tháng nhiều sự cố cần sửa chữa sẽ trông như thế nào? Thường thì câu trả lời này cho thấy nhiều hơn phần “chiêu bán hàng”.

Nếu bạn cần điểm khởi đầu, hãy xem thêm các câu hỏi của chủ nhà trong trung tâm trợ giúp. Mục tiêu không phải là tìm một quản lý không có chi phí phát sinh. Mục tiêu là tìm một nơi có phí rõ ràng, hợp lý và dễ kiểm chứng.