Sự khác nhau giữa đồng quản lý và quản lý toàn diện là gì?

Đồng quản lý thường bao gồm những gì

Đồng quản lý thường có nghĩa là chia sẻ trách nhiệm. Chủ nhà vẫn đảm nhận một phần công việc, còn trợ lý hoặc người quản lý địa phương sẽ xử lý một số đầu việc như trả lời tin nhắn của khách, phối hợp với bên dọn phòng, hỗ trợ check-in hoặc cập nhật danh sách.

Trong nhiều trường hợp, đồng quản lý hỗ trợ vận hành trên Airbnb và VRBO nhưng không thay bạn làm tất cả. Chủ nhà vẫn có thể cần phê duyệt giá, tự chi trả cho nhà cung cấp, xử lý các hạng mục sửa chữa hoặc vẫn tham gia xử lý các tình huống đặc biệt của khách.

Các đầu việc đồng quản lý điển hình có thể bao gồm:
- Thiết lập hoặc làm mới gian hàng
- Giao tiếp với khách trước và trong thời gian lưu trú
- Lên lịch dọn phòng và kiểm tra việc bàn giao
- Quản lý lịch
- Bổ sung nguồn cung cấp cơ bản

Danh sách công việc cụ thể quan trọng hơn cái tên gọi. Một công ty có thể tự nhận là “co-host” nhưng lại làm gần như toàn bộ vận hành, trong khi công ty khác chỉ trả lời tin nhắn vào cuối tuần.

Quản lý dịch vụ trọn gói thường bao gồm những gì

Quản lý dịch vụ trọn gói thường có nghĩa là một công ty vận hành phần lớn hoạt động hằng ngày của tài sản. Chủ nhà vẫn giữ quyền sở hữu và chọn người quản lý, nhưng người quản lý sẽ đảm nhận nhiều hoạt động hơn liên quan đến việc cho thuê.

Người quản lý dịch vụ trọn gói thường lo việc tạo danh sách, định giá linh hoạt, sàng lọc khách, nhắn tin, phối hợp dọn phòng, điều phối bảo trì, xử lý đánh giá, và báo cáo định kỳ hằng tháng cho chủ nhà. Một số nơi còn giám sát chụp ảnh, theo dõi thủ tục xin giấy phép và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Quy định và yêu cầu về giấy phép khác nhau theo từng thành phố và bang, vì vậy chủ nhà nên xác nhận yêu cầu địa phương trực tiếp.

Các dịch vụ quản lý toàn diện thường bao gồm:
1. Cập nhật giá và lịch
2. Giao tiếp với khách và xử lý sự cố
3. Phối hợp dọn phòng, đồ vải và bàn giao
4. Điều phối các cuộc gọi bảo trì và điều phái nhà cung cấp
5. Báo cáo về lượt đặt, chi phí và khoản thanh toán

Nếu bạn muốn ít tham gia hằng ngày hơn, quản lý toàn diện thường gần với mô hình “giao hết”. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, hãy bắt đầu với cách biết liệu một người quản lý có đáng tin hay không.

Ai kiểm soát giá, quy định và quyết định liên quan đến khách

Đây là điểm khiến nhiều chủ nhà bị nhầm. Ở mô hình đồng quản lý, chủ nhà thường giữ quyền kiểm soát nhiều hơn đối với giá theo đêm, thời gian lưu trú tối thiểu, nội quy nhà ở, chính sách thú cưng, hoàn tiền, và các tình huống ngoại lệ của khách. Ở mô hình quản lý toàn diện, người quản lý có thể đưa ra những quyết định đó trong phạm vi kế hoạch do bạn phê duyệt.

Hỏi trực tiếp: Ai có thể thay đổi giá? Ai có thể phê duyệt hoàn tiền? Ai có thể miễn/giảm phí hư hại? Ai có thể chấp nhận thú cưng hoặc check-in sớm? Những quyết định này ảnh hưởng đến cả khối lượng công việc và kết quả.

Một cách đơn giản để so sánh hai mô hình là:
- Đồng quản lý: cần chủ nhà phê duyệt nhiều hơn, chủ nhà tham gia nhiều hơn
- Quản lý toàn diện: người quản lý có nhiều quyền hơn, chủ nhà cần ít thời gian hơn

Nếu thú cưng là vấn đề lớn với tài sản của bạn, hãy xem có nên cho phép thú cưng trong nhà nghỉ dưỡng hay không trước khi bạn chọn phong cách quản lý.

Cơ cấu chi phí điển hình và những gì chủ nhà nên hỏi

Đồng quản lý và quản lý toàn diện thường có cách tính phí khác nhau. Đồng quản lý có thể tính mức phí duy trì thấp hơn vì chủ nhà vẫn làm một phần công việc. Quản lý dịch vụ trọn gói thường tốn nhiều hơn vì bao gồm nhiều công lao động và phối hợp tại địa phương nhiều hơn.

Các khoảng mang tính minh họa phổ biến trên thị trường Mỹ có thể bao gồm: phí cố định theo tháng, phí theo mỗi lần đặt, phí thiết lập, hoặc phí quản lý theo % do người quản lý tính. Cơ cấu phù hợp phụ thuộc vào thị trường, kích thước tài sản, tính mùa vụ và mức độ công việc được bao gồm. Đây không phải là báo giá hay cam kết, vì vậy chủ nhà cần yêu cầu danh sách dịch vụ chính xác bằng văn bản.

Trước khi ký, hãy hỏi các câu hỏi về chi phí sau:
- Có phí thiết lập không?
- Phí dọn phòng, đồ vải, các lượt thăm bảo trì và cuộc gọi khẩn cấp có được tính riêng không?
- Ai sẽ thanh toán cho các đồ dùng tiêu hao của khách và các khoản sửa chữa nhỏ?
- Có bao gồm chụp ảnh, bổ sung đồ dùng và kiểm tra không?
- Có thời hạn hợp đồng tối thiểu hoặc thông báo hủy hợp đồng trước không?

Host Returns không quản lý tài sản và không lấy một phần tiền thuê của bạn. Chúng tôi là dịch vụ ghép nối theo phí cố định, và được ghép nối, miễn phí nếu bạn muốn có các mối giới thiệu đến người quản lý địa phương.

Khi nào đồng quản lý phù hợp với chủ nhà

Đồng quản lý có thể phù hợp nếu bạn muốn tiếp tục tham gia và tiết kiệm một phần chi phí quản lý, nhưng vẫn nhận được hỗ trợ về giao tiếp với khách hoặc các hoạt động vận hành tại địa phương. Đây thường là một bước “ở giữa” thực tế cho những chủ nhà có tổ chức, sẵn sàng nghe máy qua điện thoại và thoải mái với việc đưa ra quyết định cuối cùng.

Đồng quản lý có thể phù hợp nếu:
- Bạn sống gần tài sản hoặc thường xuyên ghé thăm
- Bạn muốn phê duyệt cuối cùng về giá và các tình huống ngoại lệ của khách
- Bạn đã có đội dọn phòng hoặc nhà cung cấp mà bạn tin tưởng
- Bạn trực tiếp trao đổi với khách và chỉ cần hỗ trợ dự phòng

Mô hình này cũng có thể phù hợp cho chủ nhà đang thử nghiệm thị trường trước khi cam kết với một kế hoạch quản lý hoàn chỉnh hơn. Đánh đổi rất đơn giản: dịch vụ ít hơn thường đồng nghĩa bạn sẽ cần nhiều thời gian hơn với tư cách chủ nhà.

Khi nào quản lý toàn diện phù hợp hơn

Quản lý toàn diện thường phù hợp hơn cho chủ nhà sống xa, có ít thời gian, hoặc không muốn phối hợp với bên dọn phòng, xử lý sửa chữa, giải quyết khiếu nại của khách và các vấn đề phát sinh vào ban đêm. Đây cũng có thể là lựa chọn an toàn hơn nếu tài sản cần được giám sát tại địa phương thường xuyên.

Quản lý toàn diện có thể phù hợp nếu:
1. Bạn ở ngoài tiểu bang hoặc hầu hết thời gian trong năm bạn ở ngoài lãnh thổ Mỹ
2. Bạn không muốn trả lời tin nhắn của khách hằng ngày
3. Bạn cần một đội ngũ địa phương để phối hợp dọn phòng và bảo trì
4. Bạn ưu tiên việc báo cáo và giám sát thay vì tự vận hành trực tiếp

Đánh đổi chính nằm ở chi phí và mức độ kiểm soát. Bạn thường sẽ phải trả nhiều hơn cho quản lý toàn diện, và bạn có thể cần trao cho người quản lý nhiều quyền hơn đối với việc định giá, xử lý khách và hoạt động vận hành.

Các câu hỏi nên hỏi trước khi bạn thuê bất kỳ mô hình nào

Đừng chỉ dựa vào danh xưng như “đồng quản lý (co-host)” hay “người quản lý dịch vụ trọn gói”. Hãy yêu cầu phạm vi công việc (scope of work) bằng văn bản, danh sách tính phí và các quy tắc ra quyết định. Điều đó sẽ cho bạn biết nhiều hơn phần “pitch” bán hàng.

Các câu hỏi trọng tâm cần hỏi:
- Những đầu việc chính xác nào được bao gồm mỗi tuần?
- Ai sẽ trả lời tin nhắn của khách sau giờ làm việc?
- Ai có thể phê duyệt chiết khấu, hoàn tiền hoặc thay đổi đặt chỗ?
- Các vấn đề bảo trì được báo cáo và thanh toán như thế nào?
- Bao lâu thì tôi nhận được sao kê/báo cáo cho chủ nhà hoặc báo cáo hiệu suất một lần?
- Nếu không phù hợp, tôi có thể rời đi với thông báo trước không?

Một công ty tốt sẽ trả lời rõ ràng, bằng văn bản, và không đưa ra các cam kết mơ hồ về thu nhập hay mức độ kín phòng. Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn địa phương ở một nơi, bạn có thể xem thêm sự hỗ trợ dành cho chủ nhà tại /help/ hoặc nhờ Host Returns giới thiệu.