Airbnb và VRBO bao gồm những gì trong dịch vụ quản lý

Quản lý Airbnb và VRBO thực sự bao gồm những gì

Thông thường, nhà quản lý lưu trú ngắn hạn sẽ phụ trách những công việc diễn ra trước, trong và sau mỗi kỳ lưu trú. Điều này thường bao gồm thiết lập tin đăng, cập nhật giá, liên lạc với khách, phối hợp công tác dọn dẹp, theo dõi bảo trì và báo cáo cho chủ nhà. Phạm vi cụ thể sẽ khác nhau tùy theo từng công ty, thành phố và loại hình bất động sản.

Một số chủ nhà muốn nhà quản lý làm mọi thứ. Số khác chỉ muốn hỗ trợ một vài hạng mục như điều chỉnh giá hoặc công việc dọn dẹp. Câu hỏi khởi đầu tốt nhất là đơn giản: Bạn sẽ làm những công việc gì mỗi tuần, và những công việc nào vẫn là trách nhiệm của tôi?

Những nhiệm vụ phổ biến khi quản lý trọn gói bao gồm:

• Tạo mới hoặc cải thiện tin đăng trên Airbnb và VRBO
• Đồng bộ lịch và cập nhật mức giá
• Nhắn tin cho khách từ lúc thắc mắc cho đến khi nhận/trả phòng
• Lên lịch dọn dẹp và sắp xếp khăn ga
• Phối hợp bảo trì cơ bản
• Báo cáo hàng tháng và theo dõi tiền chi trả

Nếu bạn vẫn đang so sánh các kiểu dịch vụ, hãy xem phần tổng quan rộng hơn về dịch vụ lưu trú ngắn hạn.

Thiết lập tin đăng, cập nhật giá và công việc liên quan đến lịch

Quản lý tốt bắt đầu từ tin đăng. Nhà quản lý có thể hỗ trợ viết tiêu đề, sắp xếp ảnh, thiết lập tiện nghi, quy định trong nhà, hướng dẫn nhận phòng và cài đặt trên nền tảng. Nếu căn nhà là bất động sản mới tham gia lưu trú ngắn hạn, họ cũng có thể tư vấn những thông tin còn thiếu trước khi tin đăng lên sàn.

Việc định giá thường được điều chỉnh theo mùa, nhu cầu tại địa phương, thói quen theo cuối tuần, các dịp lễ và quy định thời gian lưu tối thiểu. Nhà quản lý thường dùng phần mềm kết hợp với hiểu biết về thị trường địa phương để cập nhật giá. Bất kỳ con số nào về tỷ lệ lấp đầy, ADR hoặc doanh thu được nêu đều nên được hiểu là khoảng tham chiếu minh họa, không phải cam kết, vì kết quả phụ thuộc vào thị trường, tình trạng tài sản, đánh giá và theo mùa.

Công việc liên quan đến lịch quan trọng hơn nhiều so với kỳ vọng của nhiều chủ nhà mới. Nhà quản lý nên theo dõi rủi ro bị đặt trùng lịch, các ngày bị chặn, trường hợp chủ nhà lưu trú và các thiết lập số đêm tối thiểu có thể ảnh hưởng đến tốc độ lên lịch đặt phòng. Hãy hỏi họ có rà soát giá mỗi ngày, mỗi tuần hay chỉ khi bạn yêu cầu.

Nếu phần bạn cần hỗ trợ nhiều nhất là định giá, hãy đọc thêm về dynamic pricing.

Nhắn tin cho khách, sàng lọc và hỗ trợ đặt chỗ

Liên lạc với khách thường bao gồm trả lời thắc mắc, hỏi đáp các câu hỏi trước khi đặt phòng, gửi xác nhận đặt phòng, hướng dẫn đến ở, hỗ trợ trong thời gian lưu trú và nhắc nhở trước lúc trả phòng. Phản hồi nhanh có thể giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi, nhưng chủ nhà vẫn nên hỏi cách xử lý tin nhắn sau giờ hành chính, vào cuối tuần và trong các tình huống khẩn cấp.

Sàng lọc có thể bao gồm kiểm tra thông tin hồ sơ của khách, mục đích chuyến đi, việc khách đồng ý với quy định trong nhà, giới hạn số lượng người ở và các yêu cầu về độ tuổi hoặc chính sách địa phương (nếu được phép). Nhà quản lý cũng có thể theo dõi các dấu hiệu rủi ro như nguy cơ tổ chức tiệc, khách có thêm người mà không khai báo, hoặc các yêu cầu bất thường trong cùng ngày. Các quy định về sàng lọc, giấy phép và vận hành lưu trú có thể khác nhau theo bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu tại địa phương trước khi chỉ dựa vào một câu trả lời chung.

Hãy hỏi các câu hỏi mang tính thực hành như:

1. Bạn có trả lời tin nhắn 7 ngày một tuần không?
2. Ai xử lý khi khách bị khóa cửa ngoài giờ hoặc khi có khiếu nại về tiếng ồn?
3. Bạn có dùng mẫu tin nhắn soạn sẵn không, và ai là người tùy chỉnh?
4. Trong trường hợp nào bạn sẽ gọi cho tôi thay vì tự quyết định?

Phần quản lý này thường là yếu tố tạo khác biệt giữa một vận hành êm và một vận hành gây căng thẳng.

Dọn dẹp, bảo trì và phối hợp bàn giao/luân chuyển

Luân chuyển (turnover) là “trung tâm vận hành” của một chỗ ở lưu trú ngắn hạn. Thông thường, nhà quản lý sẽ sắp xếp đội dọn dẹp sau khi khách trả phòng, xác nhận căn nhà đã sẵn sàng cho khách mới, bổ sung lại các vật dụng và báo cáo hư hỏng hoặc những món bị thiếu. Một số nhà quản lý còn phụ trách giặt ủi, khăn ga, đồ tiêu hao và danh sách kiểm tra kiểm tra dựa trên ảnh.

Phối hợp bảo trì có thể bao gồm các sửa chữa nhỏ, sắp xếp lịch làm việc cho bên cung cấp dịch vụ, gọi thợ khẩn cấp và theo dõi báo giá cho các hạng mục lớn hơn. Hãy hỏi nhà quản lý có đội ngũ nội bộ hay dùng đơn vị bên ngoài, hoặc cả hai. Đồng thời hỏi họ có hạn mức chi tiêu nào mà có thể tự phê duyệt mà không cần liên hệ với bạn trước.

Những câu hỏi quan trọng về chi phí bao gồm:

• Chi phí dọn dẹp do khách chi trả, chủ nhà chi trả hay cả hai trong các trường hợp khác nhau?
• Phí khăn ga có tách riêng không?
• Có khoản phí đi lại/chi phí phát sinh cho việc kiểm tra hoặc bổ sung hàng không?
• Bạn có cộng thêm phần trăm (markup) vào hóa đơn bảo trì không?

Nếu bạn muốn xem sâu hơn về vận hành luân chuyển, hãy xem dọn dẹp và luân chuyển.

Báo cáo cho chủ nhà, chi trả và khả năng theo dõi hằng ngày

Chủ nhà nên kỳ vọng có sự theo dõi thường xuyên đối với tình trạng đặt phòng, lịch, chi phí và các khoản chi trả. Nhiều nhà quản lý cung cấp báo cáo hàng tháng thể hiện tiền thuê đã thu, chi phí dọn dẹp, phí quản lý, các ngày chặn để chủ nhà sử dụng và chi phí bảo trì đã được phê duyệt. Một số cũng cung cấp bảng điều khiển dành cho chủ nhà với quyền truy cập lịch theo thời gian thực.

Thời điểm chi trả là điều quan trọng. Hãy hỏi khi nào tiền của chủ nhà được gửi đi, khoản tiền dự phòng (reserve) sẽ bị giữ lại nếu có, và cách các khoản hoàn tiền, chargeback (tranh chấp) hoặc yêu cầu bồi thường hư hỏng từ phía khách được thể hiện trong báo cáo của bạn. Chủ nhà luôn cần hiểu rõ: tiền đã vào là gì, đã chi ra bao nhiêu và số tiền được gửi đi là bao nhiêu.

Các câu hỏi báo cáo hữu ích:

• Tôi có nhận báo cáo hàng tháng tự động không?
• Tôi có thể xem các đặt phòng trong tương lai và các ngày bị chặn bất cứ lúc nào không?
• Thuế và phí địa phương được thể hiện trên báo cáo như thế nào?
• Nếu có gì đó có vẻ sai ở phần kế toán, ai sẽ trả lời?

Báo cáo rõ ràng không đảm bảo kết quả tài chính, nhưng giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn và phát hiện vấn đề sớm. Nếu bạn muốn được giới thiệu các công ty địa phương đã được sàng lọc, bạn có thể được ghép đôi miễn phí.

Cấu trúc phí phổ biến và các chi phí phát sinh cần hỏi

Hầu hết các nhà quản lý lưu trú ngắn hạn tính phí theo một trong ba hình thức: phần trăm trên doanh thu đặt phòng, một khoản cố định theo tháng, hoặc mô hình kết hợp. Mô hình phần trăm khá phổ biến ở nhiều thị trường, trong khi dịch vụ tính phí cố định có thể giúp một số chủ nhà dự đoán chi phí dễ hơn. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào thị trường của bạn, kích thước căn nhà, mức độ dịch vụ và mức độ “bận tay” (hands-on) bạn muốn.

Khoảng tham chiếu minh họa thường gặp trên thị trường Mỹ có thể như sau: khoảng 10% đến 30% doanh thu đặt phòng cho quản lý trọn gói, hoặc khoảng $200 đến $1,000+ mỗi tháng cho một số thỏa thuận tính phí cố định. Đây không phải là báo giá hay cam kết. Giá thực tế phụ thuộc vào chi phí lao động tại địa phương, độ dài kỳ lưu trú, mức độ phức tạp của tài sản và đúng các hạng mục được bao gồm.

Các khoản phí phát sinh là nơi khiến nhiều chủ nhà bất ngờ. Hãy yêu cầu một bảng lịch phí đầy đủ bằng văn bản trước khi ký.

Hãy lưu ý các hạng mục như:

• Phí thiết lập hoặc phí onboarding
• Phí chụp ảnh chuyên nghiệp
• Phí phối hợp dọn dẹp hoặc phí kiểm tra
• Chi phí thuê khăn ga hoặc chi phí giặt ủi
• Phần cộng thêm vào chi phí bảo trì hoặc phí đi lại
• Phụ phí liên lạc với khách cho hỗ trợ sau giờ
• Phí hủy đặt, phí bổ sung/“restocking”, hoặc phí vệ sinh sâu (deep-clean)

Host Returns không phải là công ty quản lý bất động sản và cũng không phải là bên môi giới. Chúng tôi là dịch vụ ghép đôi miễn phí cho chủ nhà, và các nhà quản lý tham gia sẽ trả một khoản phí cố định để được giới thiệu. Chúng tôi không lấy hoa hồng và cũng không chia sẻ doanh thu cho thuê của bạn.

Cách so sánh các nhà quản lý địa phương trước khi thuê

Hãy phỏng vấn ít nhất 2 đến 3 công ty địa phương. Yêu cầu mỗi công ty giải thích cùng các chủ đề: phương pháp định giá, thời gian phản hồi, quy trình dọn dẹp, quy tắc phê duyệt bảo trì, báo cáo cho chủ nhà, thời hạn hợp đồng và điều khoản hủy. Cách này giúp bạn so sánh dễ hơn nhiều so với việc chỉ nghe các lời chào bán chung chung.

Tập trung vào việc thực thi tại địa phương, không chỉ là phần mềm hay thương hiệu. Một nhà quản lý tốt sẽ có thể giải thích: ai là người dọn nhà, ai là người kiểm tra công việc, ai trả lời tin nhắn của khách, và điều gì sẽ xảy ra nếu khách đến sớm hoặc khi nhân viên dọn dẹp báo ốm.

Danh sách kiểm tra so sánh đơn giản:

1. Phí cơ bản bao gồm những gì?
2. Những khoản phí phụ nào thường có trong một tháng bình thường?
3. Đội dọn dẹp của bạn là ai và các nhà cung cấp dự phòng là ai?
4. Bạn rà soát giá và cài đặt lịch bao lâu một lần?
5. Tôi giữ quyền kiểm soát gì đối với việc định giá, lịch lưu trú và phê duyệt chi tiêu?
6. Tôi có thể chấm dứt thỏa thuận như thế nào nếu không phù hợp?

Lựa chọn tốt nhất thường là nhà quản lý có quy trình rõ ràng, hoạt động tại địa phương và dễ kiểm chứng. Bạn vẫn giữ quyền sở hữu đối với bất động sản, giữ quyền quyết định cuối cùng trong việc thuê, và bạn có thể so sánh các lựa chọn trước khi đưa ra quyết định.