Thuế cho chỗ ở cho thuê kỳ nghỉ dành cho chủ nhà: Cần theo dõi và hỏi gì

Những loại thuế nào chủ nhà cho thuê kỳ nghỉ thường gặp

Phần lớn chủ nhà phải xử lý hai “nhóm thuế” khác nhau. Nhóm thứ nhất là báo cáo thuế thu nhập liên quan đến hoạt động cho thuê. Nhóm thứ hai là thuế lưu trú, thuế chiếm chỗ, hoặc thuế bán hàng có thể áp dụng cho các kỳ lưu trú ngắn tại thành phố hoặc bang của bạn. Chúng không phải là cùng một thứ và thường do các cơ quan khác nhau phụ trách.

Đối với phần báo cáo thuế thu nhập, người soạn thuế của bạn thường cần câu chuyện cơ bản về tài sản: thời điểm tài sản sẵn sàng để cho thuê, thời điểm được bạn sử dụng cho mục đích cá nhân, tổng tiền thuê thu được là bao nhiêu, và những khoản chi phí thông thường nào đã được thanh toán. Quy tắc có thể khác nhau tùy theo cấu trúc của bạn, bang của bạn và cách bạn sử dụng ngôi nhà, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với CPA hoặc người soạn thuế.

Đối với thuế lưu trú tại địa phương, câu hỏi lớn thường là ai là người thu và nộp (remit). Đôi khi Airbnb hoặc VRBO có thể thu một số loại thuế ở một số nơi. Đôi khi một quản lý địa phương sẽ thu. Đôi khi dù nền tảng thu một phần thuế, chủ nhà vẫn có nghĩa vụ đăng ký và nộp hồ sơ. Quy định về giấy phép, thủ tục cấp phép và việc thu thuế khác nhau theo từng bang và thành phố, nên bạn cần xác minh tại chỗ.

Một cách hiểu đơn giản:

• Thuế thu nhập: khoản cho thuê kiếm được và chi phí để vận hành
• Thuế chiếm chỗ hoặc thuế lưu trú: thuế tính trên các kỳ lưu trú của khách khi được yêu cầu
• Thuế bán hàng: có thể áp dụng ở một số nơi hoặc cho một số khoản phí
• Thuế tài sản: là một loại thuế địa phương riêng đánh vào chính bất động sản

Cách số ngày cho thuê và số ngày sử dụng cá nhân ảnh hưởng đến việc báo cáo

Một trong những điều đầu tiên người soạn thuế có thể hỏi là có bao nhiêu ngày ngôi nhà được cho thuê, bao nhiêu ngày được sẵn sàng cho thuê, và có bao nhiêu ngày bạn hoặc gia đình sử dụng cho mục đích cá nhân. Con số theo ngày đó có thể ảnh hưởng đến cách phân bổ chi phí và cách ghi nhận hoạt động.

Chủ nhà đôi khi vô tình trộn các nhóm này với nhau. Một kỳ lưu trú đã được đặt không giống với thời gian bảo trì bị chặn, và thời gian ở cá nhân không giống với việc để trống. Nếu bạn ở trong chính căn nhà, cho bạn bè dùng, hoặc chặn ngày vì lý do cá nhân, hãy đánh dấu rõ các ngày đó trong lịch và ghi chú.

Nhật ký theo tháng thực tế nên tách riêng:

1. Số đêm đã cho thuê
2. Số đêm chủ nhà hoặc gia đình sử dụng
3. Ngày bảo trì hoặc sửa chữa
4. Số ngày để trống nhưng vẫn sẵn sàng

Nếu bạn không chắc quản lý gắn nhãn các ngày này như thế nào, hãy yêu cầu xuất dữ liệu lịch theo tháng. Đây cũng là lý do tốt để xem cách quản lý định nghĩa “phần sử dụng của chủ nhà” và các ngày bị chặn trong hợp đồng. Xem hiểu thỏa thuận quản lý của bạn ở phần vận hành.

Những khoản thu nhập, phí và chi phí nào cần theo dõi mỗi tháng

Hãy theo dõi tài sản như một bảng theo dõi hiệu suất đơn giản. Bắt đầu với tổng thu nhập đặt chỗ (gross booking income), sau đó liệt kê từng nhóm phí và chi phí riêng biệt thay vì chỉ dựa vào khoản tiền ròng (net deposit) về tài khoản ngân hàng của bạn. Tiền ròng hữu ích, nhưng chúng không thể hiện đầy đủ bức tranh mà người soạn thuế có thể cần.

Tối thiểu, hãy lưu tổng theo tháng cho tiền thuê, phí dọn dẹp tính cho khách, phí thú cưng, phí đỗ xe, khoản chi trả từ nền tảng (platform payouts), và mọi khoản phí khác do khách chi trả. Sau đó theo dõi phần vận hành: phí quản lý, các khoản chi trả cho dọn dẹp, chi phí bảo trì, vật tư, chi phí tiện ích (utilities), internet, chăm sóc sân vườn, kiểm soát côn trùng (pest control), bảo hiểm, sao kê lãi suất thế chấp (mortgage interest statements), phí HOA (HOA dues), và thuế tài sản. Nếu bạn dùng cách thu nhập từ cho thuê vận hành, hãy đối chiếu các nhóm trên sao kê với hồ sơ ngân hàng của bạn mỗi tháng.

Checklist theo tháng gọn thường gồm:

• Tổng tiền thuê thu được
• Các khoản phí từ khách thu được như phí dọn dẹp hoặc phí thú cưng
• Phí xử lý của nền tảng hoặc đơn vị thương mại (merchant processing fees)
• Phí cố định quản lý hoặc phí dịch vụ
• Chi phí dọn dẹp và luân chuyển
• Chi phí sửa chữa và bảo trì
• Tiện ích, internet, cảnh quan, kiểm soát côn trùng
• Bảo hiểm, HOA, sao kê lãi suất thế chấp, hóa đơn thuế tài sản
• Các khoản mua lớn như đồ nội thất, thiết bị, hoặc dụng cụ

Giữ lại biên lai và hóa đơn cho bất cứ thứ gì bất thường hoặc đắt đỏ. Một chiếc ghế sofa mới, thay thế HVAC, công việc đường ống, hoặc hệ thống khóa có thể cần cách xử lý đặc biệt khi khai thuế, và người soạn thuế sẽ muốn biết ngày tháng, số tiền và mô tả. Đừng suy đoán từ trí nhớ vào tháng 3 nếu công việc diễn ra vào tháng 7.

Thuế chiếm chỗ, thuế lưu trú và thuế bán hàng: ai thu cái gì

Đây là nơi nhiều chủ nhà bị nhầm lẫn. Airbnb hoặc VRBO có thể thu và nộp một số loại thuế theo dạng chiếm chỗ ở một số nơi, nhưng không phải lúc nào cũng thu đủ, và cũng không phải lúc nào cũng áp dụng cho mọi loại hình đặt phòng. Đặt trực tiếp có thể tạo ra một quy trình hoàn toàn khác. Một quản lý địa phương cũng có thể thu và nộp thuế nếu thỏa thuận của bạn nói như vậy. Chủ nhà vẫn nên xác nhận chính xác những gì đang được kê khai và thanh toán.

Hãy yêu cầu câu trả lời chính xác bằng văn bản: Những loại thuế nào được thu, do ai thu, trên các kênh đặt phòng nào, và các báo cáo nằm ở đâu? Một câu hỏi đó có thể ngăn rất nhiều rắc rối. Một số chủ nhà cho rằng nền tảng đã xử lý mọi thứ, rồi sau này mới biết rằng vẫn cần đăng ký thành phố, nộp hồ sơ theo cấp quận (county), hoặc nộp tờ khai thuế riêng theo bang.

Trước mùa nộp hồ sơ, hãy xác nhận các điểm này:

• Đăng ký: Tài sản đã được đăng ký để chịu thuế chiếm chỗ hoặc thuế bán hàng tại địa phương khi được yêu cầu chưa?
• Thu: Thuế có được cộng vào hóa đơn của khách trên Airbnb, VRBO, đặt trực tiếp, hay trên cả ba?
• Nộp (remittance): Ai gửi tiền cho cơ quan thuế?
• Báo cáo: Bạn có thể tải các báo cáo theo tháng hoặc theo quý ở đâu?
• Khoảng trống (gaps): Có loại thuế nào không do nền tảng hoặc quản lý xử lý không?

Vì các quy tắc khác nhau theo bang và thành phố, đừng dựa vào một “quy tắc chung” từ thị trường khác. Hãy xác nhận với CPA, người soạn thuế, quản lý và cơ quan địa phương. Nếu bạn đang so sánh các quản lý, hãy yêu cầu từng bên giải thích quy trình của họ bằng tiếng Anh đơn giản trước khi thuê, hoặc get matched, free để so sánh các lựa chọn tại địa phương.

Hồ sơ và báo cáo cần lưu từ Airbnb, VRBO và đặt trực tiếp

Hồ sơ tốt thường là sự kết hợp của báo cáo từ nền tảng, sao kê từ quản lý, và biên lai của bạn. Lưu tất cả vào một thư mục theo từng tháng. Đừng chờ đến cuối năm mới phát hiện tài khoản đăng nhập đã đổi hoặc bị thiếu một sao kê.

Từ Airbnb và VRBO, hãy tải về các báo cáo chi trả (payout reports), danh sách đặt chỗ (reservation lists), lịch sử giao dịch (transaction histories), và mọi tài liệu thuế mà nền tảng cung cấp. Với đặt trực tiếp, hãy lưu các thỏa thuận đã ký hoặc xác nhận, hóa đơn, tóm tắt từ cổng thanh toán, và bằng chứng hoàn tiền nếu có phát hành. Nếu một quản lý xử lý việc vận hành căn nhà, hãy lưu mọi sao kê của chủ nhà và bản tóm tắt cuối năm.

Những hồ sơ hữu ích để lưu:

• Sao kê chủ nhà theo tháng từ quản lý
• Báo cáo theo từng lần đặt phòng hiển thị ngày lưu trú và các khoản phí
• Báo cáo chi trả và phí từ Airbnb và VRBO
• Báo cáo thu thuế theo kênh
• Sao kê ngân hàng cho tài khoản nhận các khoản chi trả
• Báo cáo thẻ tín dụng hoặc từ cổng thanh toán cho đặt trực tiếp
• Biên lai, hóa đơn và hóa đơn nhà thầu (contractor bills)
• Xuất dữ liệu lịch hiển thị các ngày đã cho thuê, các ngày bị chặn và các ngày chủ nhà sử dụng

Nếu hồ sơ của bạn không khớp, hãy bắt đầu từ các tổng số tiền gộp (gross totals), rồi đối chiếu từng kênh một. Khoản chi trả có thể thấp hơn vì đã bị trừ hoàn tiền, phí nền tảng hoặc khoản khấu trừ thuế. Chính vì thế doanh thu gộp và các khoản khấu trừ nên được lưu riêng thay vì chỉ dựa vào một con số ròng.

Những câu hỏi cần hỏi CPA hoặc người soạn thuế trước khi nộp hồ sơ

Buổi họp thuế sẽ diễn ra tốt hơn khi bạn mang theo các con số đã được sắp xếp và câu hỏi cụ thể. CPA hoặc người soạn thuế của bạn không có nhiệm vụ xây dựng lại doanh nghiệp của bạn từ đầu. Hãy mang bản tóm tắt 1 trang, các báo cáo từ nền tảng và quản lý, cùng các câu hỏi bằng văn bản.

Hãy hỏi những câu hỏi thực tế gắn với dữ liệu của bạn, không phải lời khuyên chung trên internet. Ví dụ, nếu bạn tự sử dụng căn nhà, đổi quản lý, mua đồ nội thất, hoặc có một lần sửa chữa lớn, hãy nói sớm. Những chi tiết đó thường quan trọng hơn nhiều so với mức chủ nhà tưởng.

Các câu hỏi hữu ích bao gồm:

1. Tôi nên phân loại các ngày cho thuê, các ngày chủ nhà sử dụng và các ngày bảo trì như thế nào?
2. Những dòng thu nhập và phí nào từ Airbnb, VRBO và quản lý của tôi cần được báo cáo tách riêng?
3. Tôi nên theo dõi các khoản mua lớn và các sửa chữa lớn cho tài sản này như thế nào?
4. Ngay cả khi nền tảng đã thu một phần thuế, tôi có còn cần nộp hồ sơ thuế chiếm chỗ, thuế lưu trú hoặc thuế bán hàng ở địa phương không?
5. Bạn muốn tôi lưu những hồ sơ nào theo tháng để năm sau dễ hơn?

Nếu sổ sách hiện tại của bạn cảm thấy lộn xộn, hãy chỉnh quy trình ngay bây giờ thay vì sau khi nộp hồ sơ. Quản lý có thể giúp bạn có các sao kê rõ ràng hơn và báo cáo theo kênh tốt hơn, nhưng chủ nhà vẫn cần xem lại các con số và lưu hồ sơ.

Những sai lầm thuế phổ biến mà chủ nhà hay mắc và cách tránh

Sai lầm phổ biến nhất là phân tách các nhóm không tốt. Chủ nhà gộp tiền thuê, phí dọn dẹp, thuế, hoàn tiền và phí nền tảng vào một con số, rồi không thể giải thích sự khác nhau giữa tổng doanh thu đặt chỗ (gross bookings) và khoản chi trả ròng (net payout). Cách khắc phục rất đơn giản: dùng bảng tính theo tháng hoặc hệ thống kế toán với các dòng riêng cho từng nhóm.

Một sai lầm khác thường gặp là cho rằng vì một nền tảng hoặc quản lý đã xử lý việc thanh toán, nên mọi nghĩa vụ thuế đều được bao phủ. Điều này có thể đúng với một số loại thuế ở một số thị trường, nhưng không tự động đúng cho mọi tờ khai hoặc mọi yêu cầu đăng ký. Quy định địa phương có thể thay đổi, và các kênh đặt phòng khác nhau có thể được xử lý khác nhau.

Hãy để ý những vấn đề có thể tránh:

• Trộn chi phí cá nhân và chi phí cho thuê trong cùng ghi chú hoặc cùng tài khoản
• Không theo dõi rõ các ngày chủ nhà sử dụng
• Chỉ lưu “khoản tiền ròng” (net deposits) thay vì các báo cáo giao dịch tổng gộp
• Mất biên lai cho sửa chữa hoặc các khoản mua lớn
• Giả định Airbnb hoặc VRBO đã xử lý mọi loại thuế ở mọi nơi
• Chờ đến cuối năm mới hỏi các câu hỏi cơ bản về báo cáo

Kế hoạch phòng ngừa dễ nhất lại hiệu quả nhất là “nhàm chán”: 1 thư mục cho mỗi tháng, 1 bảng tính cho mỗi tài sản, và 1 lần kiểm tra thuế trước mùa nộp hồ sơ. Nếu bạn vẫn đang thiết lập hệ thống, hãy xem thêm các tài liệu dành cho chủ nhà trong phần guides.