Phí quản lý cho thuê kỳ nghỉ được giải thích cho chủ nhà

Chủ nhà thường phải trả gì cho dịch vụ quản lý cho thuê kỳ nghỉ

Ở nhiều thị trường tại Mỹ, dịch vụ quản lý cho thuê kỳ nghỉ theo hình thức toàn phần thường được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu đặt chỗ hoặc theo phí cố định theo tháng, và kết quả thực tế sẽ khác nhau tùy theo loại hình bất động sản, mùa cao điểm và mức độ dịch vụ. Khung giá minh họa phổ biến cho mô hình tính theo tỷ lệ phần trăm thường là 10% đến 30% doanh thu đặt chỗ, trong khi các thỏa thuận tính theo phí cố định có thể rơi vào khoảng $200 đến $1,500+ mỗi tháng tùy thuộc vào kích thước ngôi nhà, lượng khách, và mức độ công việc mà đơn vị quản lý đảm nhận.

Những khoảng này chỉ là ví dụ, không phải báo giá hay cam kết. Một căn hộ ở khu vực đô thị sôi động có thể được định giá khác so với một căn nhà ven biển lớn hoặc một cabin trên núi, và một số đề xuất bao gồm nhắn tin cho khách, cập nhật giá và phối hợp việc dọn dẹp trong khi những đề xuất khác lại tính thêm phí cho các hạng mục đó.

Chủ nhà cũng nên tách riêng phí quản lý khỏi các con số về hiệu suất của tài sản. Ví dụ, một đơn vị quản lý có thể thảo luận về mức độ lấp đầy phổ biến tại địa phương, ADR hoặc RevPAR, nhưng đó là các chỉ báo thị trường chứ không phải cam kết. Câu hỏi về phí thì đơn giản hơn: bạn trả bao nhiêu, bạn nhận được gì và có thể có những khoản tính thêm nào phát sinh về sau.

Các mô hình phí chính và mỗi mô hình bao gồm gì

Có ba cách phổ biến mà đơn vị quản lý tính phí cho chủ nhà. Thứ nhất là mô hình chia sẻ doanh thu, trong đó đơn vị giữ lại một tỷ lệ phần trăm doanh thu đặt chỗ nhất định. Thứ hai là phí cố định theo tháng, trong đó chủ nhà trả một khoản cố định cho các dịch vụ đã thỏa thuận. Thứ ba là mô hình lai, ví dụ như phí cố định theo tháng thấp hơn cộng thêm các khoản tính riêng cho một số công việc nhất định.

Mô hình theo tỷ lệ phần trăm có thể dễ hiểu vì phí sẽ tăng giảm theo lượng đặt chỗ. Nhưng chủ nhà cần hỏi một câu quan trọng: tỷ lệ phần trăm của chính xác cái gì? Một số đề xuất chỉ tính trên tiền thuê, trong khi những đề xuất khác có thể tính trên tiền thuê cộng với các khoản do khách trả. Mô hình phí cố định có thể dễ lập ngân sách hơn vì chi phí theo tháng rõ ràng, nhưng chỉ khi danh sách dịch vụ cũng rõ ràng. Nếu bạn muốn phân tích chi tiết hơn, hãy xem phí cố định vs. quản lý theo hoa hồng.

Các dịch vụ thường có trong gói cơ bản có thể bao gồm:

1. Thiết lập và cập nhật tin đăng trên Airbnb và VRBO
2. Liên lạc với khách và hỗ trợ đặt phòng
3. Quản lý lịch và cập nhật giá cơ bản
4. Lên lịch dọn dẹp và phối hợp bảo trì
5. Báo cáo cho chủ nhà và báo cáo hàng tháng

Điều không được bao gồm cũng quan trọng không kém điều có được bao gồm. Một số đơn vị quản lý có thể bao gồm hỗ trợ khách ngoài giờ, giám sát bảo trì hạng mục nhỏ và nhắc gia hạn giấy phép. Những đơn vị khác coi các hạng mục đó là các dòng phí riêng.

Các khoản phí bổ sung khiến tổng chi phí thực sự thay đổi

Phí quản lý được quảng cáo thường không phải là toàn bộ câu chuyện. Chi phí thực tế mà chủ nhà phải trả có thể tăng lên thông qua phí thiết lập, phí chụp ảnh, phí phối hợp bảo trì, phí kiểm tra, phần trăm cộng thêm cho vật tư, phí xử lý thẻ tín dụng hoặc các khoản phí hỗ trợ ngoài giờ được tính riêng. Dọn dẹp thường do khách trả hoặc được chuyển qua, nhưng chủ nhà vẫn nên hỏi rõ cách xử lý khi phát sinh vấn đề dọn dẹp, làm lại, thay ga trải giường và các lần thăm khẩn cấp.

Các khoản bổ sung minh họa điển hình có thể gồm $100 đến $500 cho giai đoạn onboarding, $150 đến $600+ cho chụp ảnh chuyên nghiệp và 10% đến 20% phí phối hợp trên các hóa đơn bảo trì do bên thứ ba ở một số thị trường. Đây chỉ là ví dụ. Mỗi công ty cấu trúc phí theo cách khác nhau và chi phí lao động tại địa phương cũng khác nhau.

Hãy để ý các hạng mục phí như:

• Phí thiết lập hoặc phí onboarding
• Phí gia hạn hoặc phí tài khoản hằng năm
• Phần cộng thêm cho bảo trì hoặc vật tư
• Phí cho các lần chủ nhà ở lại, ngày bị chặn, hoặc các lần kiểm tra thêm
• Phí chấm dứt hợp đồng sớm

Một đề xuất ban đầu trông rẻ hơn có thể tốn nhiều hơn sau khi cộng các khoản phụ này. Vì vậy chủ nhà cần so sánh tổng chi phí hằng năm chứ không chỉ nhìn vào phí chính.

Cách so sánh hai đề xuất quản lý theo từng hạng mục

Cách dễ nhất để so sánh các đơn vị quản lý là đưa cả hai đề xuất vào cùng một bảng đơn giản. Dùng các giả định giống nhau cho từng công ty: cùng một ngôi nhà, cùng mùa, cùng mức lượng khách, và cùng danh sách dịch vụ. Nếu một bên tính 18% và bên còn lại tính $600 mỗi tháng, bạn cần kiểm tra cả hai bằng cùng một kịch bản doanh thu minh họa.

Ví dụ, nếu một ngôi nhà có doanh thu đặt chỗ tổng (minh họa) điển hình là $60,000 mỗi năm, thì phí quản lý 18% sẽ là $10,800. Phí cố định $600 mỗi tháng sẽ là $7,200 mỗi năm. Nhưng nếu đề xuất phí cố định cộng thêm chụp ảnh, phối hợp bảo trì và hỗ trợ ngoài giờ dưới dạng phụ phí, khoảng cách có thể thu hẹp lại hoặc biến mất.

So sánh các hạng mục này cạnh nhau:

1. Phí quản lý cơ bản
2. Các kênh nào được quản lý
3. Định giá động và cập nhật lịch
4. Giờ hỗ trợ khách và phạm vi bao phủ tình huống khẩn cấp
5. Phối hợp dọn dẹp và kiểm tra chất lượng
6. Phí phối hợp bảo trì hoặc phần cộng thêm
7. Thời hạn hợp đồng, thời gian báo trước và chi phí khi rời đi

Đừng so sánh đề xuất chỉ dựa trên phí. Hãy so sánh theo phí + phạm vi dịch vụ + điều khoản hợp đồng. Nếu bạn cần hỗ trợ chọn giữa các lựa chọn tại địa phương, hãy bắt đầu với cách chọn đơn vị quản lý cho thuê kỳ nghỉ.

Khi một mức phí thấp hơn có thể khiến tổng chi phí cao hơn

Phí cơ bản thấp hơn có thể trở nên đắt nếu đơn vị quản lý phản hồi chậm, yếu về định giá hoặc thiếu ổn định trong việc phối hợp dọn dẹp và bảo trì. Chủ nhà thường cảm nhận chi phí đó thông qua đánh giá của khách kém hơn, nhiều vấn đề hư hỏng hơn, nhiều thời gian của chủ nhà hơn để khắc phục sự cố, hoặc các khoản phí bổ sung lặp lại mà ban đầu không rõ ràng.

Dưới đây là một ví dụ đơn giản. Quản lý A tính 12% theo ví dụ minh họa điển hình nhưng lại tính thêm các khoản phí riêng cho nhắn tin cho khách ngoài giờ, phối hợp bảo trì và các lần kiểm tra. Quản lý B tính 20% theo ví dụ minh họa điển hình và bao gồm các dịch vụ đó. Tùy thuộc vào tần suất ngôi nhà của bạn cần hỗ trợ khách và bảo trì, Quản lý B có thể là lựa chọn tổng chi phí thấp hơn.

Điều này không có nghĩa là phí cao hơn luôn tốt. Ý là chủ nhà nên hỏi một câu hỏi thực tế: Tôi còn phải tự làm những việc gì? Nếu bạn vẫn cần trả lời các cuộc gọi vào ban đêm, phê duyệt từng vấn đề của thợ dọn dẹp, mua vật tư và phối hợp sửa chữa, thì mức phí thấp hơn có thể đang chi trả cho ít công việc quản lý hơn so với kỳ vọng của bạn.

Những câu hỏi cần hỏi trước khi bạn ký bất kỳ thỏa thuận nào

Trước khi ký, hãy yêu cầu danh sách dịch vụ bằng văn bản và một mẫu báo cáo cho chủ nhà. Nếu đơn vị quản lý không thể giải thích khoản phí bằng các con số rõ ràng, thì rất khó tin vào hóa đơn cuối cùng. Chủ nhà mới, đặc biệt là những người mới làm thị trường tại Mỹ, nên yêu cầu công ty định nghĩa từng khoản phí bằng ngôn ngữ đơn giản.

Các câu hỏi quan trọng bao gồm:

• Những gì được bao gồm trong phí cơ bản và những khoản nào tính thêm?
• Tỷ lệ phần trăm được tính trên tiền thuê hay tính trên mọi khoản khách trả?
• Ai là người trả cho chụp ảnh, vật tư, xử lý các vấn đề hư hỏng và các lần kiểm tra?
• Có phí onboarding, phí gia hạn hay phí hủy không?
• Nếu tôi muốn rời đi thì thời gian báo trước là bao lâu?
• Ai chịu trách nhiệm liên lạc với khách, cập nhật giá và trả lời đánh giá?
• Công ty xử lý việc thay đổi giấy phép hoặc quy định địa phương như thế nào?

Các quy định về cấp phép, giấy phép và đăng ký địa phương có thể khác nhau theo bang và thành phố, vì vậy chủ nhà nên xác nhận các yêu cầu đó tại địa phương. Công ty quản lý có thể hỗ trợ quy trình, nhưng bạn vẫn nên kiểm tra xem địa chỉ và loại hình tài sản của bạn cần những gì.

Host Returns giúp chủ nhà so sánh các đơn vị quản lý tại địa phương

Host Returns giúp chủ nhà so sánh các đơn vị quản lý cho thuê kỳ nghỉ tại địa phương mà không thu phí từ chủ nhà cho việc kết nối. Chủ nhà vẫn sở hữu quyền đứng tên đối với tài sản, giữ quyền kiểm soát và quyết định thuê ai, nếu có. Các đơn vị quản lý tham gia sẽ trả cho Host Returns một phí cố định để được giới thiệu, chứ không phải chia sẻ từ thu nhập cho thuê của chủ nhà.

Điều này quan trọng vì chủ nhà có thể tập trung so sánh các đề xuất thực tế: phạm vi dịch vụ, kinh nghiệm tại địa phương, điều khoản hợp đồng và tổng chi phí. Host Returns không phải là công ty quản lý tài sản và cũng không phải là bên môi giới. Mục tiêu là giúp chủ nhà có các lựa chọn rõ ràng từ những công ty địa phương đã được sàng lọc và đặt được câu hỏi tốt hơn trước khi ký.

Nếu bạn muốn so sánh các đơn vị quản lý tại địa phương, bạn có thể được kết nối miễn phí hoặc xem thêm các hướng dẫn về cho thuê kỳ nghỉ.