Are vacation-rental management fees tax deductible?

Câu trả lời ngắn: thường là được, nhưng còn tùy bạn sử dụng tài sản thế nào

Nếu ngôi nhà của bạn được vận hành như một tài sản cho thuê, phí quản lý thường được xem là một khoản chi phí thuê nhà thông thường. Điều này có nghĩa là nhiều chủ nhà nhìn chung có thể khấu trừ các khoản phí này vào thu nhập từ cho thuê, tùy theo các quy định thuế áp dụng cho tình huống của bạn.

Vấn đề lớn nằm ở việc sử dụng cá nhân. Một tài sản được cho thuê chủ yếu có thể được xử lý khác với một ngôi nhà mà bạn cũng dùng cho kỳ nghỉ, ở cùng gia đình, hoặc các chuyến đi cá nhân khác. Số ngày cho thuê, số ngày sử dụng cá nhân và cách phân bổ chi phí có thể ảnh hưởng đến phần được khấu trừ.

Vì vậy, hai chủ nhà có nhà tương tự nhau có thể nhận được kết quả thuế khác nhau. Quy định liên bang, quy định của tiểu bang và bức tranh thuế đầy đủ của bạn đều quan trọng, nên hãy xem trang này như điểm khởi đầu, không phải tư vấn pháp lý hay tư vấn thuế.

Phí quản lý cho thuê kỳ nghỉ được tính là gì

Một công ty quản lý cho thuê kỳ nghỉ có thể tính phí cho các công việc vận hành hằng ngày như liên lạc với khách, hỗ trợ đặt phòng, phối hợp dọn dẹp, phối hợp bảo trì, kiểm tra/giám sát, và quản lý danh sách (listing) trên các nền tảng như Airbnb và VRBO. Chủ nhà có thể thấy các khoản này được hiển thị dưới dạng một khoản phí quản lý duy nhất hoặc được tách thành nhiều hạng mục dòng.

Các ví dụ phổ biến mà chủ nhà theo dõi gồm:

• khoản phí quản lý theo tháng hoặc theo mỗi lần đặt phòng
• phí liên lạc với khách hoặc xử lý đặt chỗ
• phí phối hợp dọn dẹp hoặc giám sát việc bàn giao/luân chuyển
• phí phối hợp bảo trì hoặc phí kiểm tra
• phí thiết lập tiếp thị hoặc thiết lập danh sách

Không phải khoản nào cũng được xử lý giống nhau cho mục đích thuế. Một số chi phí có thể là chi phí vận hành hiện tại, trong khi những chi phí khác có thể cần xử lý theo cách khác tùy thuộc vào khoản phí đó dùng để làm gì. Nếu bạn đang so sánh các đơn vị quản lý, bạn nên yêu cầu lịch phí rõ ràng trước khi ký. Bạn cũng có thể xem thêm các câu hỏi liên quan về hợp đồng quản lý cho thuê kỳ nghỉ thường kéo dài bao lâu.

Khi nào chủ nhà nhìn chung có thể coi các khoản phí này là chi phí cho thuê

Chủ nhà thường có thể coi phí quản lý là chi phí cho thuê khi tài sản được giữ để cho thuê và được vận hành như một tài sản cho thuê tạo ra thu nhập. Trong tình huống đó, các khoản phí trả để quản lý đặt phòng, khách, việc luân chuyển và các hoạt động vận hành thường được gộp chung với các chi phí vận hành cho thuê khác.

Ví dụ đơn giản: nếu ngôi nhà có sẵn để cho thuê trong phần lớn thời gian trong năm và chỉ được sử dụng nhẹ, các khoản phí của bên quản lý thường được ghi nhận như một phần chi phí bình thường để vận hành cho thuê. Điều đó không có nghĩa rằng mọi khoản tiền đều luôn được khấu trừ đầy đủ trong mọi trường hợp, nhưng đây thường là điểm khởi đầu phổ biến với nhiều chủ nhà cho thuê.

Điều quan trọng nhất là phân loại đúng và lưu giữ hồ sơ tốt. Nếu bên quản lý tính các khoản riêng cho hoạt động vận hành, sửa chữa, vật tư hoặc công việc chuẩn bị, đơn vị chuẩn bị thuế của bạn có thể muốn các hạng mục này được tách ra thay vì gộp thành một con số duy nhất.

Khi việc sử dụng cá nhân có thể giới hạn hoặc thay đổi phần khấu trừ

Việc sử dụng cá nhân có thể làm thay đổi kết quả. Nếu bạn tự ở trong tài sản, để gia đình sử dụng, hoặc dành thời gian cho các kỳ nghỉ cá nhân, một phần chi phí của ngôi nhà có thể cần được chia giữa việc sử dụng cho thuê và sử dụng cá nhân.

Điều này cũng có thể ảnh hưởng đến phí quản lý. Trong một số trường hợp, chỉ phần dành cho việc cho thuê thường được xem là chi phí cho thuê được khấu trừ. Cách tính chính xác có thể phụ thuộc vào các tình tiết thực tế, bao gồm:

1. số ngày tài sản được cho thuê ở mức giá thuê hợp lý
2. số ngày là ngày sử dụng cá nhân
3. liệu tài sản có thực sự sẵn sàng để cho thuê trong các ngày mở (open dates) hay không

Đây là một lý do khiến chủ nhà nên giữ lịch, không chỉ giữ hóa đơn/biên lai. Nếu bạn không hài lòng với cách sắp xếp hiện tại, bạn cũng có thể muốn đọc thêm về việc chuyển đổi bên quản lý cho thuê kỳ nghỉ trước khi thực hiện thay đổi.

Các chi phí cho thuê kỳ nghỉ khác mà chủ nhà thường theo dõi

Phí quản lý chỉ là một phần trong bức tranh vận hành. Chủ nhà thường theo dõi thêm nhiều khoản chi phí khác để họ và đơn vị chuẩn bị thuế có thể nhìn được toàn bộ hoạt động cho thuê trong cả năm.

Các nhóm chi phí phổ biến gồm:

• chi phí dọn dẹp và giặt là
• sửa chữa và bảo trì
• tiền điện nước và internet
• bảo hiểm
• vật tư và chi phí tiêu hao
• phí nền tảng hoặc phí xử lý thanh toán
• lãi suất vay thế chấp, thuế tài sản và phí HOA (nếu có áp dụng)

Một số khoản này thường có thể được khấu trừ trong hiện tại, trong khi các khoản khác có thể có giới hạn hoặc quy định đặc biệt. Quy định về giấy phép địa phương, cấp phép và thuế/thu phí lưu trú cũng khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu tại nơi bạn sinh sống. Để xem thêm nhóm câu hỏi khác cho chủ nhà, hãy xem trung tâm trợ giúp.

Nên lưu giữ hồ sơ gì cho thời điểm khai thuế

Hồ sơ tốt giúp việc khai thuế dễ dàng hơn và giảm sự nhầm lẫn nếu các con số của bạn từng bị đặt câu hỏi. Hãy lưu giữ báo cáo từ bên quản lý, khoản chi trả cho chủ nhà (owner payouts), hóa đơn, biên lai, và lịch theo ngày thể hiện việc cho thuê và sử dụng cá nhân.

Một hệ thống lưu trữ đơn giản có thể là đủ nếu bạn duy trì tính nhất quán. Hãy cố gắng lưu giữ:

• hợp đồng quản lý và bảng lịch phí (fee schedule)
• báo cáo chủ nhà hằng tháng
• Form 1099s hoặc các tài liệu thuế cuối năm khác mà bạn nhận được
• hóa đơn cho các khoản sửa chữa, dọn dẹp, vật tư và bảo trì
• lịch thể hiện các ngày đã cho thuê, các ngày bị chặn, và các ngày sử dụng cá nhân

Nếu bạn vẫn đang lựa chọn bên quản lý, hãy yêu cầu báo cáo chi tiết theo hạng mục và cơ chế báo cáo minh bạch ngay từ đầu. Nếu bạn muốn được giới thiệu các công ty tại địa phương, bạn có thể được ghép cặp, miễn phí.

Các câu hỏi nên hỏi CPA hoặc đơn vị chuẩn bị hồ sơ thuế

Hãy mang theo các câu hỏi cụ thể, không phải chỉ một chồng giấy tờ. Một danh sách ngắn có thể giúp CPA của bạn xác định ngôi nhà của bạn có khả năng được xử lý như thế nào và những hồ sơ nào vẫn còn thiếu.

Các câu hỏi hữu ích bao gồm:

• Tài sản của tôi có đang được xử lý như một tài sản cho thuê, nhà dùng chung nhiều mục đích (mixed-use), hay một dạng khác không?
• Tôi nên phân bổ phí quản lý như thế nào nếu tôi có các ngày sử dụng cá nhân?
• Những khoản nào từ bên quản lý của tôi nên được gộp chung thành chi phí vận hành, và những khoản nào cần tách ra?
• Có quy định nộp hồ sơ nào của tiểu bang hoặc thành phố mà tôi cũng cần xử lý không?

CPA hoặc đơn vị chuẩn bị hồ sơ thuế của bạn có thể áp dụng các quy định hiện hành dựa trên tình huống thực tế của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu việc sử dụng của bạn thay đổi trong năm, bạn thay đổi bên quản lý, hoặc báo cáo của bạn bao gồm phí thiết lập một lần hoặc phí dự án.