Tóm tắt nhanh: đôi khi có, nhưng không bao giờ được mặc định
Một số đơn vị quản lý lưu trú theo kỳ nghỉ sẽ thu và nộp thay một số loại thuế lưu trú cho chủ sở hữu. Những đơn vị khác chỉ hỗ trợ tính phí cho khách, báo cáo hằng tháng hoặc thiết lập kênh đặt phòng.
Không có một quy tắc chung cho tất cả.
Ở nhiều thị trường tại Mỹ, câu trả lời phụ thuộc vào ba yếu tố: thành phố hoặc quận nơi ngôi nhà tọa lạc, kênh đặt phòng được sử dụng, và hợp đồng quản lý cụ thể. Một đơn vị quản lý có thể xử lý loại thuế này nhưng lại không làm loại thuế khác. Họ cũng có thể nộp theo tài khoản của chủ sở hữu, hoặc yêu cầu chủ sở hữu giữ tài khoản hoạt động và nộp tờ khai riêng.
Cách an toàn nhất rất đơn giản: xin một danh sách bằng văn bản về việc quản lý sẽ làm gì, chủ sở hữu còn phải tự làm gì, và điều gì xảy ra nếu nộp tờ khai bị trễ. Nếu bạn vẫn đang so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép cặp, miễn phí với các đơn vị quản lý địa phương và đặt đúng các câu hỏi về xử lý thuế như nhau với từng công ty.
Những loại thuế lưu trú nào có thể áp dụng cho cho thuê theo kỳ nghỉ
Cho thuê ngắn hạn có thể phải chịu nhiều loại thuế lưu trú cùng lúc. Tên gọi sẽ khác nhau theo từng địa phương, nhưng chủ sở hữu thường gặp sự kết hợp giữa thuế bán hàng của bang, thuế lưu trú của quận hoặc thành phố, thuế khách sạn, thuế lưu trú/chiếm chỗ, thuế du lịch, hoặc các khoản đánh giá tương tự tại địa phương.
Một số nơi cũng yêu cầu đăng ký kinh doanh, giấy phép cho thuê hoặc tài khoản thuế địa phương trước khi có thể nộp tờ khai. Quy định khác nhau theo từng bang và từng thành phố, vì vậy bạn nên xác nhận tại địa phương những đăng ký nào cần làm, hạn nộp nào và tần suất nộp áp dụng cho địa chỉ của bạn.
Những hạng mục thường cần kiểm tra là:
- Thuế bán hàng hoặc thuế lưu trú cấp bang
- Thuế chiếm chỗ hoặc thuế phát triển du lịch cấp quận
- Thuế khách sạn hoặc thuế lưu trú tạm thời cấp thành phố
- Gia hạn giấy phép gắn với hoạt động cho thuê
- Hạn nộp theo tháng, theo quý hoặc theo năm
Một đơn vị quản lý có thể nắm rõ quy trình địa phương, nhưng chủ sở hữu vẫn nên biết những loại thuế nào tồn tại và các mã/ số tài khoản nào thuộc về tài sản.
Quản lý thường làm gì và phần nào chủ sở hữu vẫn tự chịu
Nhiều đơn vị quản lý hỗ trợ các nhiệm vụ thuế mang tính vận hành. Ví dụ, họ có thể thêm đúng dòng thuế vào hóa đơn tính phí cho khách, theo dõi tổng giá trị đặt phòng, chuẩn bị báo cáo hằng tháng và nộp thay một số loại thuế mà họ đã thỏa thuận phụ trách. Họ cũng có thể phối hợp với cài đặt Airbnb hoặc VRBO khi các kênh đó có hỗ trợ thu thập thuế tại thị trường của bạn.
Nhưng chủ sở hữu vẫn là người sở hữu ngôi nhà, là người lựa chọn việc thuê và thường là người chịu trách nhiệm tuân thủ cuối cùng đối với tài sản. Điều đó có nghĩa là chủ sở hữu nên biết tài khoản đã được đăng ký đúng chưa, tờ khai có thực sự được nộp hay không, và các thông báo từ cơ quan thuế có được trả lời đúng hạn hay không.
Một cách chia trách nhiệm thực tế thường trông như sau:
- Đơn vị quản lý làm: thiết lập hóa đơn cho khách, hồ sơ đặt phòng, hỗ trợ báo cáo thuế và các nhiệm vụ nộp thay đã thỏa thuận.
- Chủ sở hữu làm hoặc rà soát: đăng ký, trạng thái giấy phép, quyền sở hữu tài khoản, thông báo và xác minh cuối cùng hằng tháng.
- Trách nhiệm chung: khắc phục sai sót trong quá khứ, phản hồi khi bị kiểm tra/quyết toán, và cập nhật cài đặt thuế khi quy định thay đổi.
Chủ sở hữu cũng thường hỏi về quyền kiểm soát ở các mảng khác, như việc sử dụng nhà và chính sách dành cho khách. Xem tôi có thể vẫn sử dụng căn nhà nghỉ dưỡng nếu thuê quản lý không? và tôi có thể đặt quy định nhà ở với quản lý không?.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi ký hợp đồng quản lý
Đừng dựa vào bản tóm tắt qua cuộc gọi bán hàng. Hãy hỏi các câu hỏi sau và lấy câu trả lời bằng văn bản trong chính hợp đồng, checklist onboarding hoặc email tóm tắt.
- Chính xác bạn thu và nộp thay những loại thuế nào cho địa chỉ của tôi?
- Những loại thuế hoặc tờ khai nào vẫn là trách nhiệm của tôi?
- Việc nộp tờ khai được thực hiện theo tài khoản thuế của tôi, tài khoản của bạn hay theo quy trình của kênh đặt phòng?
- Ai là người đăng ký tài sản để có tài khoản thuế của bang, quận và thành phố?
- Ai là người nhận thông báo, thư nhắc trễ hạn hoặc thư phạt?
- Báo cáo hằng tháng nào sẽ thể hiện tiền thuê tổng (gross rent), phí dọn vệ sinh, các khoản chịu thuế, các khoản được miễn thuế, và số thuế đã nộp?
- Điều gì xảy ra nếu một kênh đặt phòng thu một loại thuế nhưng không thu loại khác?
Ngoài ra, hãy hỏi ai là người trả chi phí cho việc dọn vệ sinh nếu tài sản có các tờ khai còn thiếu/không đúng từ trước hoặc các đăng ký bị sai. Một đơn vị quản lý tốt cần trả lời rõ ràng. Nếu câu trả lời vẫn mơ hồ, hãy tiếp tục so sánh. Bạn có thể xem thêm các kiến thức nền tảng của chủ sở hữu trong trung tâm trợ giúp.
Việc thu thuế có thể khác nhau theo kênh đặt phòng
Các kênh đặt phòng không phải lúc nào cũng xử lý thuế theo cách giống nhau. Ở một số nơi, Airbnb hoặc VRBO có thể tự động thu và nộp thay một số loại thuế lưu trú. Ở nơi khác, họ chỉ có thể thu một phần của “bộ thuế” hoặc thậm chí không thu loại nào cả.
Điều đó có nghĩa là một đặt phòng vẫn có thể để lại cho chủ sở hữu nghĩa vụ nộp tờ khai thuế khác, kể cả khi kênh đã thu một loại thuế từ khách. Ví dụ: có thể thuế của bang được xử lý theo cách này, nhưng thuế lưu trú của thành phố vẫn cần một tờ khai riêng. Đơn vị quản lý cần biết mỗi kênh được cấu hình ra sao cho thị trường của bạn, nhưng chủ sở hữu vẫn nên đối chiếu báo cáo hằng tháng với thực tế các tờ khai đã nộp.
Điểm quan trọng là: thu theo kênh không đồng nghĩa với việc tuân thủ thuế đầy đủ. Hãy yêu cầu một bảng đơn giản theo từng kênh, thể hiện rõ những gì được thu, những gì được nộp thay, và những gì vẫn cần phải nộp tờ khai.
Những lỗi phổ biến tạo ra thông báo, phạt hoặc phát sinh công việc xử lý
Hầu hết các vấn đề thuế xuất phát từ việc mặc định, không phải do ý định xấu. Chủ sở hữu thường nghĩ rằng quản lý, kênh, kế toán, hoặc thành phố đang lo tất cả, trong khi lại có một tờ khai hoặc một đăng ký nào đó lặng lẽ bị thiếu.
Những lỗi thường gặp gồm:
- Chưa bao giờ mở tài khoản thuế địa phương
- Thiết lập thuế sai sau khi có thay đổi quy định
- Airbnb hoặc VRBO thu một loại thuế nhưng loại thuế khác thì chưa từng nộp tờ khai
- Quản lý mới bắt đầu, nhưng các tài khoản cũ vẫn còn trong hệ thống trước
- Mã hóa sai về miễn thuế, trạng thái chủ sở hữu ở lại, hoặc thời gian lưu trú dài
- Thông báo được gửi tới địa chỉ sai và bị bỏ qua
Ngay cả khi một đơn vị quản lý có kinh nghiệm, bạn vẫn nên lưu bản sao đăng ký, số giấy phép và biên lai xác nhận. Thói quen kiểm tra nhỏ này mỗi tháng có thể giúp giảm rất nhiều công việc xử lý sau này.
Chủ sở hữu cần rà soát mỗi tháng những gì
Bạn không cần tự làm tất cả các bước nộp tờ khai để vẫn nắm được thông tin. Nhưng bạn cần có một quy trình rà soát hằng tháng đơn giản. Hãy yêu cầu một bản sao kê của chủ sở hữu trong đó gắn kết đồng thời lịch đặt phòng, thuế và các khoản chi trả (payouts).
Mỗi tháng, hãy kiểm tra:
- Tiền thuê tổng (gross rent) đã thu
- Phí dọn vệ sinh và các khoản phí khác từ khách
- Các khoản chịu thuế so với không chịu thuế
- Thuế do quản lý hoặc kênh đặt phòng thu
- Thuế đã được nộp thay và ngày nộp tờ khai
- Bất kỳ thông báo, khoản hoàn, tín dụng hoặc điều chỉnh nào
Nếu một con số không khớp, hãy hỏi ngay thay vì chờ đến cuối năm. Rà soát mỗi tháng trong 10 phút thường dễ hơn nhiều so với việc sửa nhiều giai đoạn bị bỏ sót sau đó.
Đơn vị quản lý có thể nộp thay một số loại thuế lưu trú cho bạn, nhưng bạn luôn cần kiểm tra chính xác những loại thuế nào được bao phủ và rà soát các báo cáo mỗi tháng.
Câu hỏi của chủ nhà
Nếu tôi thuê quản lý, tôi sẽ tự động hoàn tất các nghĩa vụ về thuế lưu trú chứ?
Không. Một đơn vị quản lý có thể xử lý một phần hoặc thậm chí nhiều công việc liên quan đến thuế, nhưng bạn không bao giờ được giả định rằng mọi đăng ký, việc thu và việc nộp tờ khai đều đã được bao phủ. Hãy xác nhận rõ phần chia trách nhiệm cụ thể bằng văn bản.
Nếu Airbnb hoặc VRBO thu thuế, tôi vẫn cần nộp gì không?
Đôi khi là có. Ở một số thị trường, kênh đặt phòng chỉ thu một số loại thuế, trong khi tờ khai của địa phương hoặc của bang khác vẫn có thể cần phải nộp. Hãy kiểm tra quy định tại địa phương của bạn và quy trình báo cáo của đơn vị quản lý.
Tài khoản thuế nên đứng tên tôi hay tên của đơn vị quản lý?
Tùy thuộc vào quy định địa phương và cách thiết lập việc nộp tờ khai, vì vậy hãy xác nhận trực tiếp tại địa phương và trong hợp đồng quản lý. Với tư cách là chủ sở hữu, bạn ít nhất nên biết những tài khoản nào tồn tại, đứng tên ai, và ai là người nhận thông báo.
Tôi nên lưu những tài liệu nào ngay cả khi đơn vị quản lý nói rằng họ lo thuế?
Hãy lưu bản sao đăng ký thuế, số giấy phép, sao kê hằng tháng, xác nhận đã nộp tờ khai và mọi thông báo từ cơ quan thuế của bang hoặc địa phương. Những hồ sơ này giúp bạn xác nhận rằng việc nộp tờ khai thực sự đã được hoàn tất.