Sao kê chủ nhà hằng tháng thể hiện những gì
Sao kê chủ nhà hằng tháng là bản tóm tắt về thu nhập, chi phí và khoản chi trả cho chủ nhà cho một kỳ, thường là một tháng dương lịch. Một số đơn vị quản lý cũng bao gồm tổng cộng từ đầu năm đến nay để bạn có thể nhìn rõ bức tranh tổng thể.
Hầu hết các sao kê chia hoạt động thành ba phần: thu nhập từ đặt phòng, phí và chi phí chuyển tiếp, và số tiền ròng cuối cùng được gửi cho bạn. Mẫu trình bày có thể khác nhau giữa các công ty, nhưng mục tiêu là như nhau: cho thấy thu nhập đặt phòng “gộp” biến thành khoản phân bổ cho chủ nhà của bạn như thế nào.
Sao kê tốt sẽ giúp bạn dễ dàng tìm ngày đặt phòng, số đêm, giá phòng theo đêm, các loại thuế được xử lý, phí quản lý, chi phí bảo trì, và ngày chi trả. Nếu bố cục khó theo dõi, hãy yêu cầu một mẫu kèm ghi chú hoặc phần giải thích từng dòng.
7 con số cần kiểm tra trước
Trước khi đọc từng dòng, hãy kiểm tra 7 con số này trước. Chúng thường cho biết sao kê có hợp lý hay không.
- Tỷ lệ lấp đầy của tháng hoặc số đêm đã đặt
- ADR hoặc giá phòng trung bình theo ngày
- Tổng thu nhập cho thuê
- Thu nhập tiền dọn vệ sinh và chi phí dọn vệ sinh
- Phí quản lý
- Các khoản phí chuyển tiếp khác như bảo trì hoặc vật dụng
- Khoản chi trả ròng cho chủ nhà
Nếu một trong các con số này có vẻ bất thường, hãy bắt đầu từ đó. Ví dụ: khoản chi trả tốt nhưng ADR rất thấp có thể có nghĩa là có nhiều đêm được đặt hơn. Khoản chi trả thấp trong một tháng bận rộn có thể cho thấy đã có những sửa chữa bất thường, hoàn tiền, hoặc chi phí thiết lập một lần. Nếu bạn mới làm quen với các thuật ngữ này, đơn vị quản lý nên giải thích bằng ngôn ngữ đơn giản, không chỉ bằng ngôn ngữ kế toán.
Nếu bạn muốn biết thêm chi tiết về các nhóm phí, hãy xem phí nào mà đơn vị quản lý có thể chuyển tiếp cho tôi.
Thu nhập, phí và khoản chi trả gắn với nhau như thế nào
Công thức cơ bản rất đơn giản: thu nhập gộp trừ đi phí và chi phí sẽ ra khoản chi trả ròng. Thu nhập gộp thường bắt đầu từ tiền thuê mà khách đã thanh toán. Tùy theo sao kê, phí dọn vệ sinh có thể xuất hiện như thu nhập do khách chi trả rồi lại được ghi nhận như một khoản chi phí tương ứng thanh toán cho đơn vị dọn dẹp.
Thuế thường cũng được thể hiện, nhưng thường không phải là thu nhập của chủ nhà nếu đơn vị quản lý thu và nộp thay cho kỳ lưu trú. Tiền đặt cọc an ninh cũng có thể xuất hiện trong báo cáo, nhưng nó không giống như thu nhập cho thuê trừ khi một phần tiền đặt cọc được giữ lại để bù thiệt hại theo quy trình của đơn vị quản lý.
Cách đơn giản để đọc luồng tiền là:
- Khách thanh toán tiền thuê, tiền dọn vệ sinh và thuế
- Đơn vị quản lý tách các khoản chịu thuế và các khoản phí vận hành
- Các khoản phí và chi phí được phê duyệt sẽ bị khấu trừ
- Phần còn lại được gửi cho bạn dưới dạng khoản chi trả cho chủ nhà
Đây cũng là lý do vì sao hai tháng có số lượng đặt phòng tương tự có thể tạo ra các khoản chi trả cho chủ nhà khác nhau. Doanh thu từ đặt phòng có thể gần nhau, nhưng việc hoàn tiền, sửa chữa, thay ga trải giường, dịch vụ diệt côn trùng hoặc bổ sung đồ dùng có thể làm thay đổi số tiền cuối cùng.
Các khoản mục thường gây nhầm lẫn cho chủ nhà
Một số khoản mục nhìn có vẻ lớn hơn hoặc nhỏ hơn dự kiến vì đó là các nhóm kế toán, không phải lợi nhuận bổ sung của đơn vị quản lý. Một ví dụ phổ biến là chi phí dọn vệ sinh. Khách có thể thanh toán phí dọn vệ sinh, nhưng khoản này có thể được chuyển tiếp để trả cho đơn vị dọn vệ sinh, nên nó có thể xuất hiện đồng thời dưới dạng cả thu nhập và chi phí.
Các khoản khác thường bị hiểu sai gồm:
- Điều chỉnh kênh cho các đặt phòng Airbnb hoặc VRBO
- Hoàn tiền hoặc khoản tín dụng sau khi khách phàn nàn hoặc thay đổi hành trình
- Khoản phí từ phía chủ nhà cho vật dụng, sửa chữa nhỏ hoặc kiểm tra
- Số dư quỹ dự phòng được giữ lại cho bảo trì trong tương lai hoặc các tình huống khẩn cấp
- Các khoản chargeback hoặc hoàn trả giao dịch
Câu hỏi quan trọng không chỉ là dòng đó nói gì, mà là ai đã phê duyệt, ai nhận khoản tiền đó, và liệu đó có phải khoản định kỳ hay chỉ là một lần. Nếu sao kê không ghi rõ điều này, hãy hỏi. Các khoản “trông ẩn” thường chỉ là các khoản được đặt tên không rõ ràng, nhưng bạn vẫn nên rà soát kỹ. Bạn cũng có thể thấy hữu ích: có các khoản phí ẩn trong quản lý lưu trú không.
Các dấu hiệu đáng lưu ý nên hỏi thêm
Sao kê không cần phải hoàn hảo, nhưng phải dễ hiểu. Nếu bạn thấy nhiều điều bất ngờ lặp lại, hãy hỏi ngay.
Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo sau:
- Các khoản khấu trừ lớn không có biên nhận, ghi chú hoặc mô tả công việc
- Phí quản lý không khớp với điều khoản trong hợp đồng
- Thiếu chi tiết đặt phòng cho một tháng có khách lưu trú
- Nhiều nhãn mô tả mơ hồ như "miscellaneous" hoặc "admin"
- Ngày chi trả cho chủ nhà cứ bị dời sang muộn hơn
- Các khoản hoàn tiền không kèm tham chiếu đặt phòng của khách
Một tháng bất thường không phải lúc nào cũng là vấn đề. Bão, hỏng hóc thiết bị, hoặc hư hại do khách có thể tạo ra các chi phí thực sự. Nhưng nếu bạn không truy ra được lý do phát sinh các khoản phí, hãy yêu cầu các tài liệu hỗ trợ và giải thích bằng văn bản.
Nếu bạn đang so sánh các đơn vị quản lý trước khi chọn, nhận được gợi ý, miễn phí và yêu cầu từng công ty gửi một mẫu sao kê, trong đó giải thích rõ các dòng phí.
Cách so sánh tháng này với tháng trước
Đừng chỉ so sánh một mình khoản chi trả. Hãy so sánh những yếu tố tạo nên khoản chi trả. Bắt đầu từ số đêm đã đặt, ADR, tiền thuê gộp, tổng phí và khoản chi trả ròng cho chủ nhà. Sau đó xem tháng đó có phải có các ngày lễ, sự kiện tại địa phương, mùa thấp điểm chậm hơn, hoặc các lần sửa chữa một lần.
Một cách kiểm tra đơn giản theo tháng là:
1. Số đêm đã đặt tăng hay giảm?
2. ADR tăng hay giảm?
3. Chi phí có tăng do sửa chữa hay vì phí thay đổi?
4. Khoản chi trả cho chủ nhà có thay đổi vì lý do rõ ràng không?
Nếu đơn vị quản lý của bạn dùng các chỉ số hiệu suất, hãy nhớ rằng mọi con số về tỷ lệ lấp đầy, ADR hoặc RevPAR chỉ phản ánh riêng kỳ đó, không phải là cam kết về các tháng tương lai. Kết quả cho thuê ngắn hạn khác nhau tùy theo thị trường, tình trạng tài sản, đánh giá, quy định và mùa vụ. Quy tắc cấp phép và giấy phép cũng khác nhau theo từng thành phố và tiểu bang, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu địa phương cho tài sản của bạn.
Nếu bạn cần hỗ trợ cơ bản hơn, hãy xem phần còn lại của trung tâm trợ giúp.
Các câu hỏi bạn nên hỏi đơn vị quản lý tài sản
Bạn không cần kinh nghiệm về kế toán để xem sao kê một cách hiệu quả. Bạn chỉ cần một danh sách câu hỏi ngắn gọn và trực tiếp.
Hãy hỏi:
- Những dòng nào là khoản khách thanh toán, và những dòng nào là khoản chủ nhà thanh toán?
- Những khoản phí nào được tính lặp lại mỗi tháng, và những khoản nào chỉ phát sinh một lần?
- Có tài liệu nào hỗ trợ cho việc bảo trì, vật dụng và sửa chữa không?
- Có khoản quỹ dự phòng nào bị giữ lại không, và khi nào chúng được giải phóng?
- Chính xác mỗi tháng, khi nào các khoản chi trả cho chủ nhà được gửi đi?
- Những phí nào đến từ hợp đồng của chúng ta, và những phí nào cần sự phê duyệt từ tôi?
Một đơn vị quản lý tốt sẽ trả lời rõ ràng và nhất quán. Nếu câu trả lời thay đổi qua từng tháng, hoặc sao kê vẫn khó đọc sau khi bạn nhờ hỗ trợ, thì đó là thông tin hữu ích khi quyết định có nên tiếp tục làm việc với công ty đó hay không.
Hãy kiểm tra tiền vào, tiền ra và khoản chi trả cuối cùng, đồng thời hỏi về bất kỳ dòng nào bạn không thể giải thích chỉ trong 1 câu.
Câu hỏi của chủ nhà
Vì sao phí dọn vệ sinh của tôi lại được hiển thị vừa là thu nhập vừa là chi phí?
Điều này khá phổ biến. Khách có thể trả phí dọn vệ sinh, và sau đó đơn vị dọn vệ sinh được thanh toán từ khoản tiền đó, nên cả hai phía đều xuất hiện trong sao kê.
Thuế có nên được tính vào khoản chi trả cho chủ nhà của tôi không?
Thường là không, nếu đơn vị quản lý thu và nộp thay thuế lưu trú cho kỳ khách lưu trú. Sao kê thường hiển thị thuế để phục vụ việc báo cáo, nhưng thường không phải là thu nhập của chủ nhà.
Nếu tôi không hiểu một khoản phí được gọi là misc hoặc admin thì sao?
Hãy yêu cầu giải thích bằng văn bản và bất kỳ biên nhận hoặc hóa đơn liên quan nào. Nếu một khoản phí không thể được giải thích rõ ràng, hãy tiếp tục hỏi cho đến khi bạn hiểu được liệu khoản đó có được cho phép theo thỏa thuận quản lý của bạn hay không.
Tôi có thể so sánh hai đơn vị quản lý bằng cách xem các mẫu sao kê chủ nhà không?
Có. Đây là một cách thực tế để so sánh phong cách báo cáo và mức độ minh bạch về phí. Chỉ cần nhớ rằng mọi con số thu nhập chỉ là ví dụ minh họa và sẽ phụ thuộc vào thị trường, tài sản và mùa vụ.