Trả lời ngắn gọn: hầu hết các lần tiếp quản mất 7 đến 21 ngày
Đôi khi quản lý có thể bắt đầu nhanh hơn, nhưng 7 đến 21 ngày là khung thời gian bàn giao điển hình cho một danh sách cho thuê kỳ nghỉ. Khoảng thời gian này đủ để rà soát tình trạng hiện tại, thu thập quyền truy cập tài khoản, kiểm tra căn nhà, sắp xếp dọn dẹp và bảo trì, đồng thời chuẩn bị nội dung liên lạc với khách.
Nếu bất động sản của bạn đã đang hoạt động trên Airbnb hoặc VRBO, có ảnh tốt, quy định trong nhà rõ ràng, và quy trình khóa thông minh hoặc lấy chìa hoạt động ổn, việc chuyển đổi có thể gần hơn về phía thời gian ngắn. Nếu căn nhà vẫn cần bổ sung vật dụng, sửa chữa, cập nhật giá, hoặc kiểm tra giấy phép tại địa phương thì thường sẽ mất nhiều thời gian hơn.
Tiếp quản nhanh chưa chắc đã là lựa chọn tốt nhất. Dành thêm vài ngày để kiểm tra cài đặt lịch, phí và tin nhắn của khách có thể giúp tránh bỏ lỡ đặt chỗ, đặt trùng, hoặc nhận đánh giá xấu đầu tiên sau khi chuyển giao.
Trước khi có thể hoạt động, quản lý cần gì?
Hầu hết các quản lý đều cần các hạng mục cốt lõi tương tự trước khi có thể vận hành danh sách một cách an toàn. Chủ nhà vẫn giữ quyền sở hữu và lựa chọn người để thuê, nhưng quản lý cần đủ thông tin và quyền truy cập để vận hành căn nhà đúng cách.
Các hạng mục thường gồm:
- Quyền truy cập vào các danh sách Airbnb và VRBO của bạn, hoặc quyền để tạo lại chúng
- Lịch sử lịch đặt và chi tiết đặt phòng sắp tới
- Quy định trong nhà, hướng dẫn nhận phòng, và các mẫu tin nhắn cho khách
- Thông tin liên hệ người dọn dẹp và nhà cung cấp, nếu bạn muốn tiếp tục sử dụng họ
- Ảnh, danh sách tiện nghi, chi tiết Wi-Fi và thông tin liên hệ khẩn cấp
- Thông tin giấy phép hoặc đăng ký, nếu địa phương yêu cầu
Họ cũng có thể muốn đi kiểm tra căn nhà trực tiếp và tạo danh sách kiểm tra tình trạng. Nếu bạn chưa chắc khách cần gì khi đến nơi, bạn nên xem hướng dẫn đơn giản về nên có gì trong sổ tay chào mừng cho khách.
Trường hợp nhanh nhất vs trường hợp điển hình vs trường hợp chậm
Một trường hợp nhanh có thể chỉ mất 3 đến 7 ngày. Điều này thường có nghĩa là căn nhà đã sẵn sàng cho khách, danh sách đang hoạt động, lịch sạch, hướng dẫn ra vào hoạt động tốt và chủ nhà phản hồi nhanh khi có yêu cầu cung cấp tài liệu.
Một trường hợp điển hình là 7 đến 21 ngày. Điều này khá phổ biến khi quản lý cần thời gian để thiết lập giá, rà soát ảnh, phối hợp khóa hoặc chìa, lên lịch người dọn dẹp và thiết lập quy trình onboarding. Khoảng thời gian này chỉ mang tính minh họa, không phải cam kết, và còn tùy thuộc vào thị trường, loại bất động sản và mùa du lịch.
Một trường hợp chậm có thể mất 3 đến 6 tuần hoặc hơn. Điều này thường xảy ra khi có câu hỏi về giấy phép, các hạng mục bảo trì lớn, lịch bị chặn của chủ nhà cần sắp xếp, thiếu quyền truy cập tài khoản, hoặc phải mở lại hoàn toàn với ảnh mới và nội dung mô tả danh sách được viết lại.
Những gì có thể làm chậm việc bàn giao danh sách
Những nguyên nhân gây chậm trễ lớn nhất thường không đến từ bản thân quản lý, mà do thiếu thông tin. Nếu quản lý mới không thể xem các đặt chỗ đang hoạt động, cài đặt thanh toán, hướng dẫn ra vào hoặc sổ tay hướng dẫn trong nhà, họ có thể cần tạm dừng cho đến khi các thông tin cơ bản được làm rõ.
Các nguyên nhân chậm trễ phổ biến khác bao gồm:
- Đang chờ sửa chữa hoặc vấn đề an toàn
- Chưa có phê duyệt rõ ràng của chủ nhà về giá, quy định nuôi thú cưng hoặc thời gian lưu trú tối thiểu
- Cài đặt danh sách cũ bị xung đột giữa Airbnb và VRBO
- Thiếu thông tin thuế, giấy phép hoặc đăng ký ở nơi thành phố hoặc quận của bạn yêu cầu
- Chờ người dọn dẹp, dịch vụ ga trải giường hoặc nhà cung cấp bảo trì xác nhận tình trạng sẵn sàng
Quy định sẽ khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy chủ nhà nên xác nhận yêu cầu về giấy phép và đăng ký tại địa phương. Một quản lý giỏi có thể chỉ ra những gì đang thiếu, nhưng họ không nên thay thế tư vấn pháp lý hoặc tư vấn thuế tại địa phương.
Cách tăng tốc chuyển đổi mà không tạo ra sai sót
Cách an toàn nhất để đi nhanh hơn là chuẩn bị một thư mục onboarding nhỏ trước khi bạn ký hợp đồng. Đặt tất cả liên kết danh sách, ảnh chụp màn hình lịch đặt, tên và mật khẩu Wi-Fi, thông tin liên hệ người dọn dẹp, mã khóa, ghi chú về thiết bị và quy định trong nhà vào cùng một nơi. Điều này có thể rút ngắn vài ngày trong quá trình bàn giao.
Bạn cũng có thể hỗ trợ bằng cách quyết định sớm một vài câu hỏi về chính sách:
- Bạn có cho phép nuôi thú cưng không
- Thời gian lưu trú tối thiểu là bao nhiêu đêm
- Bạn có muốn chặn lịch chủ nhà trước không
- Ai là người phê duyệt hoàn tiền hoặc ngoại lệ cho khách
- Những vật dụng nào luôn phải được chuẩn bị sẵn
Nếu bạn vẫn đang so sánh các lựa chọn, get matched, free với các quản lý tại địa phương và yêu cầu từng bên gửi cho bạn một timeline onboarding bằng văn bản. Nhờ đó bạn có cái nhìn rõ ràng, so sánh trực tiếp ai là người có tổ chức và ai còn mơ hồ.
Điều gì xảy ra với các danh sách Airbnb và VRBO của bạn trong thời gian chuyển đổi?
Điều này phụ thuộc vào cách quản lý mới vận hành. Một số quản lý lấy quyền truy cập các danh sách hiện có của bạn và giữ chúng ở trạng thái hoạt động với các kiểm soát lịch cẩn thận. Những người khác lại thích tạo lại các danh sách với một cấu hình khác. Trước khi đồng ý, hãy hỏi rõ chính xác điều gì sẽ xảy ra với đánh giá, ảnh và các đặt phòng trong tương lai.
Nếu việc giữ lịch sử đánh giá là điều bạn quan tâm, hãy hỏi sớm liệu danh sách Airbnb hiện tại của bạn có thể tiếp tục được gắn kết hay không. Xử lý đánh giá là một trong những chi tiết quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi, và hướng dẫn này có thể hữu ích: Tôi có giữ đánh giá Airbnb của mình nếu chuyển đổi không?.
Trong thời gian chuyển đổi, nhiều quản lý tạm thời chặn một vài ngày để họ có thể xác minh lịch dọn dẹp, hướng dẫn nhận phòng và giá. Cách này có thể khiến bạn cảm thấy chậm, nhưng đôi khi việc tạm dừng ngắn vẫn tốt hơn là đi vào hoạt động với mức giá sai hoặc tin nhắn cho khách không đúng.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê quản lý
Hãy hỏi về timeline bằng ngôn ngữ đơn giản. Bạn không chỉ thuê để làm marketing. Bạn đang thuê cho 30 ngày đầu tiên của quá trình vận hành, nơi phần lớn các sai sót trong bàn giao xảy ra.
Các câu hỏi hữu ích gồm:
- Thông thường bạn cần bao nhiêu ngày để tiếp quản một danh sách như của tôi?
- Trong 48 giờ đầu tiên, tôi cần gửi cho bạn những gì?
- Bạn sẽ dùng các danh sách Airbnb và VRBO hiện có của tôi hay tạo danh sách mới?
- Trong thời gian chuyển đổi, bạn xử lý các đặt phòng sắp tới như thế nào?
- Ai là người kiểm tra căn nhà trước khi khách đầu tiên đến ở dưới sự quản lý của bạn?
- Những loại chậm trễ nào bạn thường gặp nhất, và bạn ngăn ngừa chúng bằng cách nào?
Nếu bạn muốn có thêm câu trả lời tập trung vào chủ nhà về việc chuyển đổi và thiết lập, hãy xem trung tâm trợ giúp. Quản lý tốt nhất không phải lúc nào cũng là người hứa bắt đầu nhanh nhất. Thông thường đó là người có thể giải thích quy trình rõ ràng và cho bạn thấy họ tránh sai sót như thế nào.
Hầu hết việc quản lý cho thuê kỳ nghỉ tiếp quản mất khoảng 1 đến 3 tuần, và việc chuyển đổi sẽ nhanh hơn khi danh sách, quyền truy cập và thông tin về nhà của bạn đã được sắp xếp trước khi quản lý mới bắt đầu.
Câu hỏi của chủ nhà
Quản lý có thể bắt đầu ngay trong tuần này không, nếu tôi đã có danh sách Airbnb?
Đôi khi, có thể. Nếu căn nhà của bạn đã sẵn sàng đón khách, lịch đã được sắp xếp gọn gàng, và bạn có thể cung cấp quyền truy cập tài khoản cũng như thông tin bất động sản nhanh chóng, việc bắt đầu trong cùng tuần có thể khả thi. Tuy nhiên, 7 đến 21 ngày là khoảng thời gian minh họa điển hình hơn.
Tôi có cần hủy các lịch đặt phòng trong tương lai trước khi chuyển sang quản lý mới không?
Thường là không. Trong nhiều trường hợp, các đặt phòng sắp tới có thể được giữ nguyên trong khi quản lý mới tiếp quản việc liên lạc với khách và vận hành. Hãy hỏi rõ cách họ sẽ xử lý các đặt chỗ hiện có trước khi bạn ký.
Nếu tiếp quản nhanh hơn thì có đồng nghĩa với tỷ lệ lấp đầy cao hơn hoặc doanh thu tốt hơn không?
Không nhất thiết. Tốc độ chỉ có ích khi quá trình thiết lập chính xác. Tỷ lệ lấp đầy, ADR, RevPAR và doanh thu phụ thuộc vào thị trường, loại bất động sản, mùa du lịch, chiến lược giá và trải nghiệm của khách. Vì vậy, không quản lý nào nên hứa hẹn kết quả chỉ vì việc bàn giao nhanh.
Mất thời gian nhất trong việc tiếp quản của quản lý là gì?
Thiếu thông tin là vấn đề phổ biến nhất. Quyền truy cập tài khoản chưa đầy đủ, quy định trong nhà chưa rõ ràng, thiếu thông tin liên hệ nhà cung cấp, và các câu hỏi về giấy phép hoặc sửa chữa chưa được giải quyết đều có thể khiến mất thêm vài ngày hoặc vài tuần.