Tuân thủ và cấp phép bao gồm những gì
Tuân thủ cho chỗ ở cho thuê kỳ nghỉ thường có nghĩa là giấy phép, đăng ký kinh doanh, thiết lập thuế, quy tắc an toàn, thông tin khai báo khi đăng tin và thời hạn gia hạn. Danh sách cụ thể sẽ phụ thuộc vào thành phố, quận và tiểu bang, và các quy định có thể thay đổi nhanh chóng.
Đối với nhiều chủ sở hữu, mục tiêu thực tế rất đơn giản: tránh bỏ sót hồ sơ, giấy phép hết hạn và các vấn đề khi đăng tin có thể làm gián đoạn đặt phòng. Một công ty địa phương cũng phụ trách quản lý Airbnb và VRBO thường sẽ đưa các đầu việc này vào quy trình vận hành của họ.
Hỗ trợ tuân thủ điển hình có thể bao gồm:
- kiểm tra xem có cần giấy phép hoặc đăng ký cho chỗ ở cho thuê kỳ nghỉ hay không
- theo dõi ngày gia hạn và các thông báo địa phương
- hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ cho thuế, thanh tra/kiểm tra hoặc các biểu mẫu an toàn
- đảm bảo nội dung đăng tin khớp với quy định địa phương
Vì quy định về cấp phép và giấy phép khác nhau theo tiểu bang và thành phố, chủ sở hữu luôn nên xác nhận yêu cầu địa phương trước khi dựa vào mọi hướng dẫn chung.
Giấy phép, đăng ký địa phương và theo dõi gia hạn
Ở nhiều thị trường, chỗ ở cho thuê kỳ nghỉ cần nhiều hơn một lần phê duyệt. Chủ sở hữu có thể cần giấy phép cho thuê kỳ nghỉ do thành phố cấp, đăng ký của quận, tài khoản thuế của tiểu bang hoặc giấy phép kinh doanh địa phương. Một số khu vực cũng yêu cầu thông báo đến khu dân cư, kế hoạch đỗ xe hoặc xác nhận giới hạn số người ở.
Một quản lý địa phương thường giúp sắp xếp quy trình theo đúng thứ tự. Việc này có thể tiết kiệm thời gian, đặc biệt nếu chủ sở hữu sống ở tiểu bang khác hoặc mới làm hồ sơ theo dạng giấy tờ tại US. Quản lý có thể thu thập giấy tờ, soạn các biểu mẫu dự thảo và theo dõi việc gia hạn, trong khi chủ sở hữu rà soát và ký các hạng mục cần phê duyệt hợp lệ của chủ sở hữu.
Các đầu việc thường gặp bao gồm:
- xác nhận địa chỉ tài sản và tình trạng quy hoạch/phân vùng (zoning)
- kiểm tra hồ sơ xin giấy phép hoặc đăng ký
- thu thập giấy tờ tùy thân, quyền sở hữu, bảo hiểm và điện nước/dịch vụ tiện ích
- ghi nhận ngày phát sinh sự vụ, ngày gia hạn và các khoản phí
Chi phí khác nhau rất nhiều theo từng thị trường. Một giấy phép có thể chỉ là khoản phí nộp hồ sơ địa phương nhỏ ở thành phố này, nhưng lại là chi phí hằng năm cao hơn đáng kể ở nơi khác. Một số quản lý bao gồm việc theo dõi gia hạn trong phí dịch vụ hằng tháng, trong khi những nơi khác tính thêm một khoản phí hành chính cố định riêng. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, get matched, free với các công ty địa phương và yêu cầu họ nêu rõ quy trình tuân thủ chính xác bằng văn bản.
Cách quản lý theo dõi quy định cho tin đăng Airbnb và VRBO
Quy định không dừng lại sau khi giấy phép đầu tiên được phê duyệt. Nhiều thành phố thường cập nhật giới hạn số người ở, chính sách tiếng ồn, quy định đỗ xe, biểu mẫu thuế hoặc yêu cầu khai báo trên nền tảng. Những quản lý làm việc hằng ngày trong một thị trường thường có vị trí tốt hơn để nhận ra các thay đổi này sớm.
Ở phía tin đăng, tuân thủ thường nghĩa là kiểm tra xem mô tả trên Airbnb và VRBO, quy tắc nhà (house rules), cài đặt thuế và trao đổi với khách có phù hợp với yêu cầu địa phương hay không. Việc này có thể bao gồm số giấy phép trong tin đăng, cài đặt số đêm tối thiểu hoặc câu chữ về giờ yên tĩnh, đỗ xe, rác thải và số khách tối đa.
Quản lý có thể theo dõi:
- các thay đổi đối với quy định/chỉ thị của địa phương hoặc quy tắc đăng ký
- cập nhật chính sách nền tảng ảnh hưởng đến thiết lập tin đăng
- các mẫu tin nhắn cho khách cần được chỉnh sửa phần khai báo
- thay đổi về giá hoặc thiết lập thời gian lưu trú gắn với các hạn chế địa phương
Việc theo dõi quy định này tách biệt với chiến lược định giá, nhưng hai mảng có thể liên quan với nhau. Ví dụ, thay đổi về thời gian lưu trú tối thiểu hoặc giới hạn số người ở có thể ảnh hưởng đến cách thiết lập lịch và định giá động. Không ai có thể đảm bảo việc được phê duyệt tin đăng, số lượt đặt phòng hoặc thu nhập, nhưng việc theo dõi có tổ chức có thể giảm các sai sót có thể tránh được.
Thu thuế, hỗ trợ nộp hồ sơ và lưu trữ hồ sơ
Chỗ ở cho thuê kỳ nghỉ có thể liên quan đến thuế doanh thu của tiểu bang, thuế của quận, thuế lưu trú của thành phố hoặc các loại thuế chiếm chỗ/ở trú địa phương khác. Ở một số nơi, Airbnb hoặc VRBO có thể tự động thu một số loại thuế nhất định. Ở những nơi khác, chủ sở hữu hoặc quản lý vẫn cần đăng ký, nộp hồ sơ, thanh toán hoặc báo cáo riêng.
Quản lý thường có thể hỗ trợ thiết lập, theo dõi hằng tháng và sắp xếp giấy tờ. Việc này có thể bao gồm đối chiếu các khoản chi trả, tách riêng các khoản tính thuế, lưu trữ hồ sơ về giấy phép và thuế, đồng thời chuẩn bị báo cáo cho chủ sở hữu. Một số quản lý nộp một số loại tờ khai trực tiếp nếu được ủy quyền. Những người khác sẽ phối hợp với kế toán hoặc người ghi sổ (bookkeeper) của chủ sở hữu.
Hãy hỏi rõ những gì được bao gồm:
- Những loại thuế nào được nền tảng thu, nếu có
- Những tờ khai/hồ sơ nào quản lý chuẩn bị hoặc nộp
- Tần suất gửi báo cáo cho chủ sở hữu
- Những hồ sơ nào được lưu và lưu trong bao lâu
Chủ sở hữu cũng nên lưu ý rằng cách xử lý thuế khác nhau theo tiểu bang và thành phố, và câu hỏi về thuế cá nhân còn phụ thuộc vào tình huống của chủ sở hữu. Quản lý có thể hỗ trợ quy trình, nhưng chủ sở hữu nên xác nhận trách nhiệm nộp hồ sơ tại địa phương và sử dụng chuyên gia thuế đủ năng lực để tư vấn.
Kiểm tra, tiêu chuẩn an toàn và tài liệu
Một số thành phố yêu cầu kiểm tra trước khi chỗ ở cho thuê kỳ nghỉ có thể hoạt động. Nơi khác yêu cầu lắp đặt báo khói, đầu dò khí carbon monoxide, bình chữa cháy, thông tin lối thoát hiểm, hạng mục an toàn cho bể bơi, hoặc danh bạ khẩn cấp được niêm yết. Ngay cả khi không bắt buộc kiểm tra, tài liệu về an toàn vẫn rất quan trọng.
Một quản lý địa phương có thể phối hợp lịch đến kiểm tra của đơn vị giám định, sắp xếp nhà cung cấp và lưu trữ hồ sơ số về các hạng mục đã hoàn thành. Việc này đặc biệt hữu ích cho chủ sở hữu ở xa, không thể có mặt tại nhà cho mọi cuộc hẹn. Nhiều quản lý sử dụng danh sách kiểm tra để đảm bảo tài sản sẵn sàng trước khi thành phố, quận hoặc đơn vị xem xét bảo hiểm yêu cầu bằng chứng.
Các hạng mục an toàn và tài liệu thường bao gồm:
- kiểm tra thiết bị phát hiện và nhật ký thay thế
- bố trí bình chữa cháy và ngày bảo dưỡng
- niêm yết về số người ở và chỗ đỗ xe
- ghi chú an toàn cho bể bơi, spa, cầu thang và ban công
- ảnh, hóa đơn và báo cáo kiểm tra/giám định
Mảng này giao thoa với vận hành chung, không chỉ riêng tuân thủ. Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn dịch vụ trọn gói, hãy xem các dịch vụ liên quan và hỏi liệu việc kiểm tra an toàn có nằm trong danh sách bàn giao/bàn giao định kỳ và rà soát bảo trì thường xuyên hay được tính riêng.
Chủ sở hữu vẫn cần phê duyệt hoặc ký những gì
Ngay cả khi có một quản lý địa phương vững chắc, thường vẫn có một số việc do chủ sở hữu thực hiện. Chủ sở hữu giữ quyền sở hữu đối với tài sản, quyết định có thuê quản lý hay không, và quyết định có tiến tới xin giấy phép, trả phí và tuân theo quy tắc vận hành hay không.
Ở nhiều thị trường, chủ sở hữu vẫn cần ký đơn xin giấy phép, đăng ký thuế, bản cam kết của chủ sở hữu (owner affidavit) hoặc chỉ định đầu mối liên hệ tại địa phương. Việc cập nhật bảo hiểm, phê duyệt của HOA và một số biểu mẫu của chính phủ cũng có thể yêu cầu chủ sở hữu rà soát trực tiếp. Quản lý có thể chuẩn bị giấy tờ và giải thích quy trình bằng ngôn ngữ dễ hiểu, nhưng không thể thay thế quyền hạn pháp lý của chủ sở hữu.
Trước khi ký, chủ sở hữu nên rà soát:
- tên của ai xuất hiện trên từng giấy phép hoặc tài khoản thuế
- ai chịu trách nhiệm gia hạn và thời hạn nộp hồ sơ
- điều gì xảy ra nếu giấy phép bị từ chối, bị đình chỉ hoặc bị chậm
- đâu là các khoản phí do cơ quan nhà nước thu và đâu là phí hành chính của quản lý
Đây cũng là một lý do khiến phạm vi công việc rõ ràng rất quan trọng. Hãy yêu cầu quản lý tách bạch hỗ trợ tuân thủ khỏi các hoạt động quản lý để bạn biết rõ ai đang làm gì, phần nào thuộc dịch vụ cơ bản, và phần nào cần phê duyệt thêm.
Những câu hỏi cần hỏi trước khi thuê quản lý
Một buổi phỏng vấn ngắn có thể giúp tránh hàng tháng rối rắm. Câu hỏi tốt nhất là cụ thể và phù hợp với địa phương. Thay vì chỉ hỏi, "Bạn có xử lý tuân thủ không?", hãy hỏi chính xác họ quản lý các giấy phép, loại thuế, hồ sơ/tờ khai, việc kiểm tra và việc gia hạn nào trong thành phố của bạn.
Hãy sử dụng checklist và yêu cầu các ví dụ về quy trình của họ. Bạn không tìm kiếm lời đảm bảo. Bạn đang tìm kiếm một quản lý có thể chứng minh hệ thống lặp lại được, báo cáo rõ ràng và giới hạn trung thực về những gì họ có thể và không thể làm.
Các câu hỏi tốt bao gồm:
- Những giấy phép, giấy phép/giấy tờ cấp phép, hay đăng ký nào thường áp dụng cho nhà ở tại khu vực của tôi?
- Bạn chuẩn bị những biểu mẫu nào, và những biểu mẫu nào tôi phải tự ký?
- Bạn có theo dõi việc gia hạn và thông báo của chính phủ không? Bạn thông báo cho chủ sở hữu như thế nào?
- Những đầu việc tuân thủ nào được bao gồm trong phí của bạn, và phần nào bị tính thêm một khoản phí cố định riêng?
- Khi quy định địa phương thay đổi, bạn xử lý cập nhật tin đăng Airbnb và VRBO như thế nào?
- Bạn có phối hợp kiểm tra và tài liệu an toàn không?
- Bạn hỗ trợ lưu trữ hồ sơ thuế và báo cáo hằng tháng như thế nào?
Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn địa phương song song, get matched, free và hỏi mỗi công ty các câu hỏi tuân thủ tương tự. Như vậy sẽ dễ so sánh quy trình, thời gian phản hồi và chi phí mà không cần đoán.
Quản lý địa phương có thể hỗ trợ giấy phép, thuế, kiểm tra và gia hạn, nhưng bạn vẫn nên rà soát các quy định tại thành phố của mình và biết rõ những gì bạn phải tự ký.
Câu hỏi của chủ nhà
Quản lý tài sản có thể xin giúp giấy phép cho thuê kỳ nghỉ của tôi không?
Thường họ có thể hỗ trợ chuẩn bị giấy tờ, theo dõi thời hạn và nộp các hạng mục nếu quy định địa phương cho phép. Tuy nhiên, nhiều thành phố vẫn yêu cầu chủ sở hữu phải tự rà soát, phê duyệt hoặc ký trực tiếp các tài liệu quan trọng.
Airbnb và VRBO có tự động thu tất cả các loại thuế không?
Không phải lúc nào cũng vậy. Ở một số nơi họ thu một số loại thuế nhất định, nhưng các đăng ký, hồ sơ/tờ khai khác hoặc thuế địa phương vẫn có thể được yêu cầu. Chủ sở hữu nên xác nhận quy định tại thành phố và tiểu bang của mình.
Hỗ trợ tuân thủ thường tốn bao nhiêu chi phí?
Không có một mức giá duy nhất vì phí giấy phép và phí hành chính của quản lý khác nhau theo từng thị trường và mức dịch vụ. Một số công ty bao gồm việc theo dõi cơ bản trong gói quản lý, trong khi những công ty khác tính phí cố định riêng cho hồ sơ đăng ký, gia hạn, kiểm tra/giám định hoặc hỗ trợ nộp tờ khai thuế.
Nếu tôi thuê quản lý, tôi có vẫn chịu trách nhiệm về các quy tắc đối với tài sản không?
Quản lý có thể hỗ trợ xử lý quy trình, nhưng chủ sở hữu vẫn giữ quyền kiểm soát đối với tài sản và cần hiểu những gì đang được nộp hoặc phê duyệt. Trách nhiệm cuối cùng phụ thuộc vào luật địa phương và thỏa thuận quản lý.
Quản lý có thể đảm bảo tin đăng của tôi luôn tuân thủ mãi mãi không?
Không. Quy định địa phương và chính sách nền tảng có thể thay đổi, và không ai có thể đảm bảo kết quả trong tương lai. Điều mà một quản lý giỏi có thể cung cấp là quy trình rõ ràng để theo dõi thay đổi, cập nhật tin đăng và bám sát các thời hạn.