Cách một chủ nhà lần đầu ngừng tự quản lý

Tình huống của chủ nhà lúc ban đầu

Câu chuyện tổng hợp ẩn danh này dựa trên một tình huống phổ biến của chủ nhà mới lần đầu. Chủ nhà đã mua một căn hộ nghỉ dưỡng 2 phòng ngủ tại một thị trường giải trí lái xe đến được và cách đó khoảng 90 phút. Họ dự định dùng căn nhà vài cuối tuần mỗi năm và cho thuê phần thời gian còn lại.

Ban đầu, tự quản lý có vẻ đơn giản. Chủ nhà mở tin cho thuê trên Airbnb và VRBO, thuê một đơn vị dọn dẹp độc lập, mua khóa thông minh và kỳ vọng có thể trả lời tin nhắn của khách từ điện thoại sau giờ làm. Họ muốn có quyền kiểm soát, chi phí thấp hơn và cơ hội học nghề trước khi thuê bất kỳ ai.

Căn hộ ở tình trạng tốt, nhưng chủ nhà lại là người mới với mô hình cho thuê ngắn hạn tại Mỹ. Họ cũng phải cân bằng công việc toàn thời gian và chưa biết mạng lưới nhà cung cấp địa phương. Quy định về giấy phép và thủ tục thay đổi theo từng thành phố và tiểu bang, nên họ phải tự xác nhận các yêu cầu địa phương trước khi bắt đầu cho thuê.

Việc tự quản lý trông như thế nào trong tháng đầu

Tháng đầu bận hơn dự kiến. Chủ nhà xử lý mọi tin nhắn từ khách, mọi điều chỉnh lịch, mọi cuộc gọi cho đơn vị dọn dẹp và mọi lần bổ sung vật tư. Không có nhiệm vụ nào là không thể, nhưng chúng lại xuất hiện vào những thời điểm không hợp lý: vào ban đêm muộn, trong lúc họp, và vào ngày đi công tác.

Vài tuần đầu diễn ra như sau:

• 20 đến 30 tin nhắn từ khách cho mỗi chu kỳ đặt phòng
• các câu hỏi ngay trong ngày về nhận phòng, chỗ đỗ xe, Wi-Fi và khăn tắm bổ sung
• một lần đơn vị dọn dẹp hủy khiến phải chạy nước rút vào phút cuối
• một vấn đề bảo trì cần người địa phương mà chủ nhà chưa kịp quen biết

Bài đăng vẫn có lượng đặt phòng, nhưng vận hành không đều. Bỏ sót một tin nhắn ở đây, sửa chữa bị trễ ở kia, và phản hồi chậm với thay đổi về giá khiến bắt đầu ảnh hưởng đến đánh giá và mức độ căng thẳng của chủ nhà. Chủ nhà nhận ra rằng tự quản lý không chỉ là “đăng một bài cho thuê”. Đó là một công việc vận hành kéo dài 7 ngày.

Để xem ví dụ câu chuyện của một chủ nhà khác, hãy xem các câu chuyện của chủ nhà khác.

Những con số khiến họ thay đổi

Điều khiến chủ nhà đổi ý không phải là một thảm họa. Đó là phép tính. Sau một giai đoạn lưu trú/cho thuê đầy đủ đầu tiên, chủ nhà so sánh thời gian bỏ ra, chi phí phát sinh cho nhà cung cấp và hiệu suất của tài sản.

Những con số ban đầu trông đại khái như thế này, với vai trò một ảnh chụp minh họa điển hình chứ không phải cam kết:

1. Tỷ lệ lấp đầy trong giai đoạn đầu rơi vào khoảng 42% đến 48%.
2. ADR trung bình vào khoảng $165 đến $185.
3. RevPAR vào khoảng $70 đến $90.
4. Chi phí tự chi trả thêm cho việc dọn dẹp gấp, các lần đi mua vật tư và các sửa chữa khẩn cấp nhỏ cao hơn dự kiến.
5. Thời gian của chủ nhà khoảng 10 đến 15 giờ mỗi tuần trong các giai đoạn đang có đặt lịch.

Không có con số nào quá tệ đối với một chủ nhà mới, nhưng chủ nhà nhìn thấy 2 vấn đề. Thứ nhất, chưa có hệ thống rõ ràng để cải thiện giá, quy trình bàn giao lượt lưu trú (turnover) và việc liên lạc với khách. Thứ hai, chủ nhà đang dùng thời gian cá nhân giá trị cao để làm những công việc mà một đơn vị vận hành địa phương có thể làm nhanh hơn.

Điểm quyết định rất đơn giản: nhìn trên giấy tờ thì việc tiết kiệm phí quản lý có vẻ là tiết kiệm, nhưng khi đã tính vào thời gian bị mất, căng thẳng và vận hành không nhất quán thì cảm giác đó không còn đúng nữa.

Chủ nhà muốn loại quản lý nào

Chủ nhà không muốn từ bỏ quyền kiểm soát. Họ cần một quản lý địa phương có thể điều hành tài sản hằng ngày, trong khi chủ nhà vẫn giữ quyền sở hữu, quyền quyết định cuối cùng và khả năng theo dõi kết quả.

Danh sách kiểm tra của chủ nhà thiên về thực tế:

• đội ngũ địa phương với đơn vị dọn dẹp và đầu mối bảo trì đáng tin cậy
• tiêu chuẩn liên lạc rõ ràng với khách
• hỗ trợ về giá và quản lý lịch
• cơ cấu phí minh bạch và sao kê dành cho chủ sở hữu
• không bị gây áp lực phải ký ngay trước khi xem kỹ các điều khoản

Họ cũng muốn một người hiểu rằng đây là lần cho thuê đầu tiên của họ. Điều đó đồng nghĩa với việc cần kiên nhẫn, nói rõ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, và sẵn sàng giải thích cách mọi thứ vận hành theo từng tháng. Một đường cong học tập tương tự xuất hiện trong câu chuyện chủ nhà snowbird này, nơi hỗ trợ địa phương quan trọng không kém quảng bá tiếp thị.

Quá trình ghép nối hoạt động thế nào

Chủ nhà sử dụng Host Returns để so sánh các lựa chọn địa phương. Host Returns đã làm gì: giới thiệu các nhà quản lý căn hộ cho thuê kỳ nghỉ địa phương đã được thẩm định, sau đó chủ nhà so sánh họ và chọn người để trao đổi thêm. Host Returns không phải là công ty quản lý bất động sản, và việc ghép nối hoàn toàn miễn phí đối với chủ nhà.

Quy trình rất đơn giản. Chủ nhà cung cấp vị trí, kích thước và cấu hình hiện tại của căn nhà. Sau đó, họ được giới thiệu với các nhà quản lý địa phương đang phục vụ khu vực đó. Chủ nhà xem xét dịch vụ, phong cách liên lạc, các bước onboarding và cơ cấu phí trước khi quyết định có tiến tới hay không.

Điều hỗ trợ nhiều nhất là có thể so sánh song song. Thay vì đoán dựa trên kết quả tìm kiếm, chủ nhà có thể hỏi cùng một bộ câu hỏi cho từng công ty và nhìn ra sự khác biệt về:

• phạm vi bao phủ tại địa phương
• giờ liên lạc với khách
• phối hợp dọn dẹp
• xử lý bảo trì
• cách tiếp cận về giá

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn địa phương mà vẫn giữ quyền kiểm soát, bạn có thể được ghép nối, miễn phí.

Điều gì thay đổi sau khi thuê hỗ trợ địa phương

Sau khi chủ nhà thuê một quản lý địa phương theo lựa chọn của họ, thay đổi lớn nhất là tính nhất quán. Tin nhắn được phản hồi nhanh hơn, lịch dọn dẹp đáng tin cậy hơn và các vấn đề bảo trì nhỏ được xử lý bởi các nhà cung cấp địa phương thay vì biến thành các sự cố kéo dài nhiều ngày.

Trong vài tháng tiếp theo, kết quả của chủ nhà cải thiện theo một mô hình vận hành ổn định hơn. Với khoảng điển hình minh họa, tỷ lệ lấp đầy tăng lên khoảng 55% đến 63%, ADR nằm quanh $175 đến $205, và RevPAR cải thiện lên khoảng $95 đến $125. Những con số này không được đảm bảo và luôn phụ thuộc vào thị trường, tài sản, mùa vụ, đánh giá và mức độ cạnh tranh tại địa phương.

Quan trọng không kém, chủ nhà lấy lại thời gian. Thay vì phải liên tục kiểm tra điện thoại, họ xem các báo cáo, phê duyệt các quyết định lớn hơn và sử dụng căn nhà khi họ muốn. Chủ nhà vẫn giữ quyền kiểm soát đối với tài sản và có thể theo dõi cách nó được vận hành.

Tất nhiên cũng có sự đánh đổi. Quản lý không miễn phí và không phải tháng nào cũng mạnh về hiệu suất. Thời tiết, tính mùa vụ và nhu cầu thị trường vẫn ảnh hưởng. Nhưng với chủ nhà này, việc chi trả cho hỗ trợ vận hành địa phương là bền vững hơn so với việc cố tự quản lý từ xa.

Bài học cho các chủ nhà lần đầu khác

Bài học chính không phải là mọi chủ nhà đều nên tránh tự quản lý. Đó là các chủ nhà mới cần cân nhắc cả tiền bạc và thời gian trước khi quyết định. Với một số người, tự quản lý có thể làm việc tốt. Với những người khác—đặc biệt là những ai ở xa hơn hoặc có ít thời gian—hỗ trợ địa phương có thể giúp kinh doanh ổn định hơn.

Một vài điểm rút ra hữu ích:

1. Theo dõi giờ làm của bạn, không chỉ theo dõi doanh thu đặt phòng.
2. So sánh tỷ lệ lấp đầy, ADR và RevPAR trước và sau bất kỳ thay đổi nào.
3. Hỏi rõ ai sẽ xử lý dọn dẹp, vấn đề của khách và bảo trì lúc 9 p.m. vào cuối tuần.
4. Xác nhận quy định về giấy phép và cấp phép tại địa phương ở thành phố và tiểu bang của bạn.
5. Nhớ rằng bạn có thể thuê người hỗ trợ mà không phải từ bỏ quyền sở hữu hoặc khả năng ra quyết định.

Một vấn đề phổ biến khác của chủ nhà là thiết lập giá và cấu trúc phí, vấn đề này được thể hiện trong câu chuyện về việc cắt giảm các bất ngờ phí dọn dẹp. Với chủ nhà lần đầu này, bước đi tốt nhất không phải là làm nhiều hơn một mình. Đó là xây dựng một đội ngũ địa phương và giữ vai trò giám sát ở những điểm quan trọng.