Bảo trì và kiểm tra cho chỗ nghỉ kỳ nghỉ

Những hạng mục bảo trì và kiểm tra bao gồm

Một chỗ nghỉ kỳ nghỉ được vận hành tốt thường cần hai dạng hỗ trợ: sửa chữa phản ứng nhanh khi có thứ gì đó ngừng hoạt động, và kiểm tra theo kế hoạch để phát hiện sớm các vấn đề. Có thể bao gồm kiểm tra HVAC, rò rỉ hệ thống ống nước, các sự cố điện, kiểm tra thiết bị, kiểm tra đầu báo khói và CO, khóa cửa, hư hại do nước, dấu hiệu côn trùng, hao mòn bên ngoài, dịch vụ bể bơi hoặc bồn tắm nước nóng nếu có áp dụng, và các hạng mục an toàn cơ bản.

Kiểm tra cũng bao gồm những việc nhỏ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách. Quản lý hoặc nhà cung cấp có thể kiểm tra đèn có hoạt động không, điều khiển từ xa có đầy đủ không, Wi-Fi có trực tuyến không, hệ thống vào nhà không cần chìa khóa có hoạt động không, đồ nội thất có an toàn không, và các vật dụng sử dụng nhiều như chảo, ga trải giường và pin còn dùng được. Những chi tiết này quan trọng vì nhiều phàn nàn từ chủ sở hữu bắt đầu từ các hạng mục nhỏ bị bỏ sót, chứ không phải từ sửa chữa lớn.

Nếu bất động sản của bạn được niêm yết trên Airbnb hoặc VRBO, bảo trì cần gắn chặt với bộ phận dọn phòng, nhắn tin cho khách và vận hành lịch. Đây cũng là một trong những lý do nhiều chủ sở hữu xem bảo trì như một phần của quản lý Airbnb và VRBO hơn là một công việc tách rời.

Quy định về thiết bị an toàn, giấy phép và tiêu chuẩn tài sản khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy chủ sở hữu nên xác nhận các yêu cầu tại địa phương. Ở một số thị trường, danh sách kiểm tra bảo trì cũng giao thoa với tuân thủ và cấp phép.

Tần suất một chỗ ở cho thuê được vận hành tốt được kiểm tra

Không có lịch trình duy nhất phù hợp cho mọi ngôi nhà, nhưng một “nhịp vận hành” ổn định thường rất dễ hiểu. Kiểm tra giữa các ngày nhận/trả (turn-day) diễn ra giữa các kỳ lưu trú, kiểm tra hằng tháng hoặc theo quý giúp phát hiện hao mòn mà người dọn phòng có thể chưa xử lý, và dịch vụ theo mùa chuẩn bị cho ngôi nhà khi sử dụng nhiều hoặc khi thời tiết thay đổi.

Một lịch kiểm tra điển hình có thể như sau:

1. Giữa mỗi kỳ lưu trú: kiểm tra nhanh bằng mắt thường về hư hỏng, vật dụng thiếu, rò rỉ, sự cố khóa và hiệu suất HVAC.
2. Hằng tháng hoặc theo quý: kiểm tra sâu hơn về thiết bị, cống thoát, tường, đồ nội thất, cửa sổ, tình trạng bên ngoài và danh mục hàng hóa do chủ sở hữu cung cấp.
3. Theo mùa: bảo dưỡng HVAC, vệ sinh máng xối, xử lý côn trùng, gia cố chống thời tiết, rà soát lan can/sân thượng và bảo trì bể bơi hoặc spa nếu có liên quan.

Những căn nhà có tỷ lệ kín phòng cao, nhóm đông người, có thú cưng, khu vực gần biển, điều kiện tuyết, hoặc hệ thống cũ thường cần được chú ý thường xuyên hơn. Một căn hộ trong tòa nhà ở đô thị có thể có kế hoạch bảo trì đơn giản hơn so với một căn nhà đơn lập có tiện ích ngoài trời.

Mục tiêu chính không phải là kiểm tra chỉ để kiểm tra. Mục tiêu là tạo một quy trình đơn giản để phát hiện vấn đề khi chi phí sửa chữa còn nhỏ và trước khi khách báo cáo.

Công việc phòng ngừa giúp tránh chi phí sửa chữa lớn hơn

Bảo trì phòng ngừa là nơi nhiều chủ sở hữu tiết kiệm được nhiều căng thẳng. Thông thường, chi phí cho việc bảo dưỡng thiết bị theo lịch sẽ thấp hơn so với việc chờ đến khi hỏng hóc xảy ra trong lúc khách đang lưu trú. Không ai có thể hứa trước mức tiết kiệm cụ thể, nhưng các công việc định kỳ thường giúp giảm số lần gọi khẩn cấp và giúp các hệ thống đắt tiền hoạt động bền lâu hơn.

Các hạng mục phòng ngừa thường gặp bao gồm:

• Thay bộ lọc HVAC và bảo dưỡng theo lịch
• Kiểm tra bình nóng lạnh và xả cặn khi phù hợp
• Thông tắc cống và phát hiện rò rỉ dưới bồn rửa và xung quanh bồn cầu
• Rà soát keo trám ở nhà bếp và phòng tắm để hạn chế hư hại do độ ẩm
• Kiểm tra đầu báo khói và CO, và thay pin
• Xử lý phòng chống côn trùng ở những thị trường nơi côn trùng hoặc gặm nhấm thường gặp
• Kiểm tra bên ngoài cho tình trạng mái, ốp tường, bậc thang lỏng, lan can lỏng, hoặc các vấn đề thoát nước

Với nhiều chủ sở hữu, các vấn đề bảo trì đắt đỏ nhất thường bắt đầu âm thầm: rò rỉ chậm, làm mát yếu, phần cứng sân thượng bị lỏng, hoặc một sự cố nhỏ của mái sau một cơn bão. Một quản lý tại địa phương nên có thể giải thích họ tự kiểm tra những gì, giao cho nhà cung cấp được cấp phép xử lý những việc nào, và khuyến nghị gì theo từng mùa.

Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn dịch vụ, hãy hỏi xem các lượt thăm phòng ngừa được tích hợp vào phí quản lý hay được tính riêng. Một số công ty bao gồm giám sát định kỳ nhưng chuyển tiếp hóa đơn của nhà cung cấp, trong khi những công ty khác tính phí chuyến đi hoặc phí kiểm tra riêng.

Kiểm tra vào ngày nhận/trả (turn-day) giữa các kỳ lưu trú

Kiểm tra vào ngày nhận/trả (turn-day) là các kiểm tra nhanh được thực hiện sau khi một khách rời đi và trước khi khách tiếp theo đến. Đây là một trong những thời điểm bảo trì quan trọng nhất vì lúc này chỗ nghỉ trống, việc tiếp cận dễ hơn và đội ngũ có thể phát hiện hư hỏng trước khi kỳ lưu trú kế tiếp bắt đầu.

Một quy trình kiểm tra turn-day thực tế thường bao gồm:

• Kiểm tra đồ nội thất bị gãy, ga trải giường bị bẩn, vật dụng trong nhà bếp bị thiếu và hư hỏng tường hoặc sàn
• Thử mã vào cửa, đèn, internet, TV và các thiết bị cơ bản
• Kiểm tra rò rỉ, thoát nước bị tắc, sự cố bồn cầu và các vấn đề HVAC
• Ghi nhận mọi thứ cần sửa chữa trong cùng ngày, cần phê duyệt của chủ sở hữu hoặc cần sắp lịch nhà cung cấp

Quy trình này cần đơn giản và được ghi nhận lại. Ảnh, ghi chú ngắn và phân loại sửa chữa rõ ràng giúp chủ sở hữu hiểu hạng mục nào là khẩn cấp và hạng mục nào có thể chờ. Quy trình này cũng giúp giảm nhầm lẫn khi khách báo cáo hư hỏng sau khi trả phòng.

Với các hoạt động vận hành hiệu quả, việc kiểm tra turn-day không được thực hiện một cách tách rời. Nó sẽ gắn với toàn bộ quy trình dịch vụ, bao gồm dọn phòng, bảo trì và liên lạc với khách. Chủ sở hữu cần hỗ trợ tìm đội ngũ tại địa phương có thể được ghép đối tác miễn phí và so sánh cách các quản lý khác nhau xử lý những lần kiểm tra này.

Phê duyệt của chủ sở hữu, giới hạn chi tiêu và theo dõi sửa chữa

Chủ sở hữu cần biết chính xác ai có thể phê duyệt việc gì. Một quản lý tốt không tước quyền kiểm soát của chủ sở hữu. Thay vào đó, họ giúp thiết lập các quy tắc rõ ràng trước để có thể xử lý khẩn cấp nhanh, còn các sửa chữa không gấp có thể chờ phê duyệt của chủ sở hữu.

Nhiều chủ sở hữu sử dụng một hệ thống phê duyệt đơn giản như:

1. Một hạn mức đã được phê duyệt trước cho các hạng mục khẩn cấp, thường là một khoảng minh họa tiêu biểu như $200 đến $500, tùy thuộc vào bất động sản và sở thích của chủ sở hữu.
2. Liên hệ ngay lập tức đối với mọi khoản vượt quá hạn mức đó, trừ khi đó là tình huống thực sự khẩn cấp ảnh hưởng đến an toàn, hư hại nước đang diễn ra, vấn đề an ninh hoặc khách sắp tới.
3. Báo cáo hàng tháng hoặc báo cáo của chủ sở hữu hiển thị chi phí nhân công, vật tư, phí chuyến đi và chính sách cộng thêm (markup) nếu có.

Hãy yêu cầu ví dụ về hồ sơ sửa chữa. Bạn cần xem ảnh trước và sau, hóa đơn của nhà cung cấp, ghi chú ngắn về những gì đã được sửa, và theo dõi trạng thái đối với các hạng mục đang mở. Nếu máy rửa bát hỏng dần qua ba kỳ lưu trú, người quản lý nên ghi nhận xu hướng đó, chứ không chỉ tiếp tục gửi các khoản phí sửa chữa phát sinh lẻ tẻ.

Đây cũng là nơi tính minh bạch quan trọng nhất về chi phí. Một số quản lý chỉ tính đúng theo hóa đơn của nhà cung cấp. Những người khác cộng thêm phí điều phối, phí ngoài giờ, hoặc phí kiểm tra. Không có cái nào trong số đó tự động là tốt hay xấu, nhưng tất cả cần được làm rõ trước khi bắt đầu công việc.

Cần hỏi gì quản lý tại địa phương về nhà cung cấp và thời gian phản hồi

Chất lượng bảo trì thường phụ thuộc vào mạng lưới nhà cung cấp. Một quản lý có đội ngũ dọn phòng đáng tin cậy, thợ sửa chữa cầm tay, kỹ thuật viên HVAC, thợ ống nước, thợ điện và đầu mối liên hệ ngoài giờ thường xử lý vấn đề nhanh hơn so với một người phải tiếp tục tìm kiếm người hỗ trợ mỗi lần có sự cố xảy ra.

Hãy hỏi thẳng các câu hỏi như:

• Bạn dùng nhân sự nội bộ, nhà cung cấp bên ngoài hay cả hai?
• Nhà cung cấp có được cấp phép khi quy định địa phương yêu cầu không?
• Thời gian phản hồi tiêu chuẩn của bạn cho tình huống khẩn cấp, sự cố trong cùng ngày và các sửa chữa không gấp là bao lâu?
• Bạn xử lý cuối tuần, ban đêm và ngày lễ như thế nào?
• Với các công việc lớn, bạn có xin nhiều báo giá không?
• Bạn ghi nhận như thế nào để phân biệt hư hỏng do khách gây ra với hao mòn thông thường?

Một chủ sở hữu cẩn thận cũng nên hỏi ai là người quyết định một vấn đề sẽ được sửa tạm (patch) hay phải thay thế hoàn toàn. Ví dụ: khóa cửa hỏng lặp lại, cống thoát nước tắc thường xuyên, hoặc nệm cũ có thể tạo ra các phàn nàn của khách lặp lại và các hóa đơn công việc cũng lặp lại. Đôi khi thay thế là lựa chọn rẻ hơn về lâu dài, nhưng quyết định đó cần được thảo luận rõ ràng.

Nếu bạn mới bắt đầu tìm kiếm, bạn có thể so sánh các câu trả lời về bảo trì cùng với các câu hỏi dịch vụ tổng quan trên trang services chính.

Các chi phí bảo trì thường gặp mà chủ sở hữu nên dự trù

Chi phí bảo trì thay đổi rất lớn theo thị trường, tuổi của bất động sản, kích thước nhà, loại tiện ích, giá dịch vụ nhà cung cấp và theo mùa. Không có ngân sách “chuẩn” cho mọi nơi, nhưng chủ sở hữu nên dự trù một sự kết hợp giữa công việc nhỏ định kỳ và các sửa chữa lớn thỉnh thoảng phát sinh.

Các khoảng minh họa mà nhiều chủ sở hữu thường dự trù có thể bao gồm:

• Thợ sửa chữa cầm tay cơ bản: khoảng $100 đến $300 mỗi lần ở nhiều thị trường
• Lượt dịch vụ HVAC: khoảng $150 đến $400, tùy theo phạm vi công việc và thị trường
• Sửa chữa hệ thống ống nước cho sự cố cơ bản: khoảng $150 đến $500+
• Gọi thợ dịch vụ thiết bị: khoảng $125 đến $350, không bao gồm linh kiện lớn hoặc thay thế
• Khắc phục sự cố khóa hoặc hệ thống vào thông minh: khoảng $75 đến $250
• Dịch vụ phòng chống côn trùng theo mùa: khoảng $75 đến $200 mỗi lần ở một số thị trường
• Các hạng mục thay thế toàn bộ như hệ thống HVAC, bình nóng lạnh, sân thượng hoặc mái: cao hơn nhiều và rất phụ thuộc vào từng bất động sản

Công việc khẩn cấp và ngoài giờ thường tốn chi phí hơn so với dịch vụ ban ngày theo lịch. Các thị trường vùng biển, núi, sa mạc và khu vực xa xôi cũng có thể có phí di chuyển cao hơn, hao mòn liên quan thời tiết hoặc thời gian chờ nhà cung cấp lâu hơn.

Kết luận thực tế là đơn giản: giữ một khoản dự phòng sửa chữa, đặt giới hạn phê duyệt, và hỏi từng quản lý cách họ chuyển các khoản phí bảo trì cho chủ sở hữu. Ghép với các công ty địa phương là miễn phí cho chủ sở hữu thông qua Host Returns, và các quản lý tham gia trả một khoản phí cố định để được giới thiệu, không phải chia sẻ doanh thu cho thuê của bạn.